Evenementpersoneel

Evenementpersoneel is de plek waar u het betaalde dagteam voor één evenement opbouwt: mensen uitnodigen, aanvragen beoordelen, diensten plannen, mensen inchecken, taken uitdelen en hen berichten sturen. Open het evenement en klik daarna op Team & partners → Personeel beheren. Het staat los van Teambeheer, dat bepaalt wie uw organisatoraccount mag gebruiken, en van Vrijwilligers, de module voor onbetaalde helpers met een eigen ledenlijst en rooster. Personeel dat hier wordt ingepland kan per uur worden betaald en loopt via de Personeelsloonadministratie.

Wat u hier kunt doen

• Het evenement aanbieden aan werkzoekenden, zodat mensen zich kunnen aanmelden.
• Mensen per e-mail uitnodigen met een link die na 7 dagen verloopt.
• Aanvragen beoordelen en goedkeuren of afwijzen, met een uurtarief bij goedkeuring.
• Diensten plannen met datum, tijden, capaciteit en plaats, en goedgekeurd personeel erop inplannen.
• Personeel inchecken vanaf de dienstkaart wanneer ze aankomen.
• Taken geven aan een personeelslid en ze volgen tot ze klaar zijn.
• Personeel berichten sturen één voor één of allemaal tegelijk, en hun antwoorden lezen.
• Dienstwissels goedkeuren die personeel vraagt.

De tabbladen van deze pagina

Boven de pagina loopt een rij van vier tabbladen. Leden is deze pagina, met werving, diensten, uitnodigingen, aanvragen en uw goedgekeurde personeel. Dienstwissel toont wisselverzoeken en laat zien hoeveel er wachten. Personeelsberichten is de inbox. Loonadministratie opent de betaalperiodes. Onder de tabbladen heeft het vak Personeel gezocht één vinkvakje, en Diensten beheren begint met een formulier dat eindigt op Dienst aanmaken.

Laat werkzoekenden het evenement vinden

Vink Dit evenement tonen aan werkzoekenden aan en klik op Wijzigingen opslaan om het evenement openbaar te tonen aan mensen die op zoek zijn naar evenementwerk, in de lijst „Evenementen met personeelsbehoefte” op de personeelspagina. Dit staat standaard uit, en er wordt niets getoond totdat u het aanzet. Mensen die zich aanmelden verschijnen onder Openstaande aanvragen.

Personeel uitnodigen

1. Klik op + Personeel uitnodigen om het formulier te openen.
2. Vul de Naam en het E-mailadres van de persoon in. Beide zijn verplicht.
3. Voeg eventueel een Rol toe, zoals „Beveiliging” of „Catering”. Het is alleen een label; het verleent geen enkele toegang.
4. Klik op Uitnodiging versturen. De persoon krijgt een e-mail met een link die 7 dagen werkt.

Uitnodigingen die nog openstaan worden vermeld onder Openstaande uitnodigingen, met hun vervaldatum. Opnieuw verzenden stuurt een nieuwe link en start weer 7 dagen; Annuleren beëindigt de uitnodiging. U kunt niet twee openstaande uitnodigingen naar hetzelfde adres voor hetzelfde evenement sturen. Wanneer de persoon accepteert, is hij of zij meteen goedgekeurd voor dit evenement, met uw rollabel, en verschijnt hij of zij onder Goedgekeurd personeel. Ze hebben nog geen tarief totdat u er een instelt.

Aanvragen beoordelen

Mensen die zich via de personeelspagina's hebben aangemeld, wachten onder Openstaande aanvragen. U ziet hun naam en e-mailadres, hun toelichting, een korte bio, hun vaardigheden en certificaten, de dagen waarop ze beschikbaar zijn en wanneer ze zich aanmeldden. Typ een uurtarief in Tarief/u als u hen gaat betalen, en klik dan op Goedkeuren, of klik op Afwijzen. Hun vaardigheden helpen u beslissen. In beide gevallen wordt de aanvrager op de hoogte gebracht.

Diensten plannen

1. Vul in Diensten beheren de Diensttitel, de Datum, de Capaciteit en de Starttijd en Eindtijd in. De datum moet vandaag of later zijn, het einde moet na het begin liggen, en de capaciteit is 1 tot 255.
2. Voeg eventueel een Locatie toe, zoals „Hoofdingang”.
3. Klik op Dienst aanmaken.

Elke dienst wordt een kaart die de titel, datum, tijden, plaats en Plaatsen over toont. Bewerken wijzigt de dienst. Het statusmenu zet Openen, Gesloten of Geannuleerd: een gesloten of geannuleerde dienst neemt geen mensen meer aan, maar houdt haar toewijzingen en incheckgeschiedenis, wat verwijderen (het kruisje) niet zou doen. Om de dienst te bemannen kiest u een persoon in de lijst — die biedt alleen goedgekeurd personeel aan — en klikt u op Toewijzen. Onder de dienst heeft elke toegewezen persoon Inname en een kruisje dat hem of haar van de dienst haalt.

Personeel inchecken

Klik op Inname naast de persoon wanneer hij of zij aankomt; hun aankomsttijd verschijnt dan als een vinkje. U kunt iemand inchecken vanaf twee uur voor de start van de dienst tot vier uur na het einde, en alleen zolang hij of zij voor het evenement is goedgekeurd. Uitchecken doet het personeelslid zelf vanaf de eigen personeelspagina's, waarmee de uren worden vastgelegd. Loonadministratie kan een dienst pas uitbetalen wanneer beide tijden bestaan.

Goedgekeurd personeel, tarieven, taken en berichten

Onder Goedgekeurd personeel is elke persoon een rij met zijn of haar tarief en status; klik erop om de details te openen. Daar stelt u het Uurtarief in (laat het leeg voor een onbetaalde helper, weergegeven als Vrijwilliger), geeft u Taken en stuurt u berichten. Voeg een taak toe met een titel en een optionele vervaldatum; de persoon wordt op de hoogte gebracht, en u zet de taak met het menu tussen Openstaande Uitbetalingen en In uitvoering. Zodra een taak Voltooid is, toont ze alleen haar badge. Gebruik Taak toevoegen voor de volgende. Bericht verzenden schrijft aan deze persoon; Verwijderen uit evenement haalt hem of haar uit het team. Onderaan verstuurt Uitzending één bericht naar elk goedgekeurd personeelslid van het evenement.

Berichten

Het tabblad Personeelsberichten is uw inbox voor dit evenement. Gesprekken die u hebt gestart en antwoorden daarop staan bovenaan, het nieuwste eerst, met een markering wanneer er iets ongelezen is. Onder Verzonden berichten ziet u elk bericht dat u heeft gestuurd en hoeveel ontvangers het hebben gelezen. Open een gesprek om het te lezen en te beantwoorden.

Dienstwissels

Wanneer een personeelslid aan een collega een dienst wil overdragen, verschijnt het verzoek op het tabblad Dienstwissel met de dienst, wie vraagt, wie het zou overnemen en de reden. Goedkeuren verplaatst de toewijzing naar de collega, tenzij die al een overlappende dienst heeft; Afwijzen laat alles zoals het is. Beide personen worden op de hoogte gebracht. De statusbadge toont wat nog in behandeling is.

De instellingen uitgelegd

• Capaciteit — hoeveel mensen een dienst kan bevatten. Toewijzen stopt zodra die vol is, en de dienst toont als vol.
• Uurtarief — leeg betekent onbetaald. Loonadministratie neemt alleen mensen met een tarief mee.
• Rol (bij uitnodiging) — een vrij tekstlabel dat op de uitnodiging en de teamvermelding staat. Het verleent geen rechten.
• Locatie — vrije tekst op de dienstkaart, handig bij meerdere inchecklocaties.
• Dienststatus — Openen, Gesloten of Geannuleerd. Vol wordt automatisch gezet wanneer de laatste plaats is ingenomen.

Goed om te weten

• Personeel hier is niet hetzelfde als vrijwilligers. Mensen zonder tarief worden op deze pagina als Vrijwilliger aangeduid, maar ze zijn nog steeds personeelsaccounts; de module Vrijwilligers heeft een eigen ledenlijst, uitnodigingen en rooster.
• Er is hier geen knop Opschorten. Verwijderen uit evenement haalt de persoon alleen van dit evenement, maakt de diensten vrij die hij of zij nog niet is begonnen en stuurt hem of haar een bericht. Gewerkte uren blijven geregistreerd en kunnen nog worden uitbetaald.
• Een persoon kan niet op twee overlappende diensten worden ingepland, en een personeelslid dat door een beheerder is geschorst, kan helemaal niet worden toegewezen.
• Een personeelsuitnodiging die niemand accepteert, verloopt gewoon na 7 dagen. Annuleer hem en verstuur een nieuwe, of gebruik Opnieuw verzenden.
• Deze pagina bekijken en ermee werken vereist de rechten voor Personeel; dienstacties vereisen de rechten voor Diensten; loonadministratie vereist het recht om het evenement te bewerken. Een teamlid zonder een van die rechten krijgt een 403 voor die actie.

Problemen oplossen

• Een persoon ontbreekt in de toewijslijst — alleen goedgekeurd personeel wordt aangeboden. Controleer Openstaande aanvragen.
• „Deze dienst is niet open” — zet de dienst terug op Openen met het statusmenu.
• Inname geeft een melding over het tijdstip — inchecken opent twee uur voor de dienst en sluit vier uur na het einde ervan.
• De uren van iemand verschijnen nooit in de loonadministratie — ze zijn nooit uitgecheckt, of ze hebben geen tarief. Vraag hen uit te checken vanaf hun eigen pagina.
• De uitnodigingslink zegt dat hij ongeldig is — hij is verlopen of geannuleerd. Gebruik Opnieuw verzenden.

Zie ook

• Personeelsloonadministratie
• Vrijwilligers
• Teambeheer
• Inchecken & uitchecken