Evenementpersoneel
Handleiding voor organisatoren
3 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Evenementpersoneel is waar u het team voor de dag zelf van één evenement samenstelt — mensen uitnodigen, aanvragen beoordelen, diensten inplannen en mensen inchecken zodra ze aankomen. Dit is iets anders dan Teambeheer, dat de organisatorbrede rollen en rechten regelt; dit scherm heeft alleen invloed op de personeelsbezetting van het evenement dat u nu open heeft staan.
Wat u hier kunt doen
- Personeel uitnodigen per e-mail — verstuur een uitnodiging op naam met een optioneel roletype en notities; de uitnodigingslink verloopt na 7 dagen.
- Aanvragen beoordelen — keur mensen die zich voor dit evenement hebben aangemeld goed of af, en stel bij goedkeuring optioneel een uurtarief in.
- Schorsen of verwijderen — haal iemand van de personeelslijst van dit evenement.
- Diensten aanmaken en bewerken — titel, datum, begin-/eindtijd, capaciteit en locatie.
- Personeel toewijzen aan diensten — kies een goedgekeurd personeelslid uit de vervolgkeuzelijst bij elke dienst.
- Personeel inchecken — markeer iemand als aangekomen zodra diens dienst begint.
- Personeel berichten — stuur een onderwerp en berichttekst naar één personeelslid, met een postvak voor antwoorden in een draad.
Hoe u een dienst inplant en bemant
- Vul onder Diensten beheren een titel, datum, begin-/eindtijd, capaciteit en eventueel een locatie in, en maak de dienst aan.
- Keur onder Openstaande aanvragen de mensen goed die u in het team wilt — voeg hier een uurtarief toe als u van plan bent hen te betalen (laat dit leeg voor vrijwilligers).
- Kies op de dienstkaart een goedgekeurd personeelslid uit de vervolgkeuzelijst en wijs diegene toe — herhaal dit tot de dienst vol is.
- Gebruik op de evenementdag Inchecken naast elke persoon zodra die aankomt.
De instellingen uitgelegd
- Capaciteit — het aantal personeelsleden dat de dienst kan bevatten; toewijzen stopt zodra deze vol is.
- Uurtarief (bij goedkeuring) — laat leeg om de persoon als vrijwilliger te markeren. Vrijwilligers worden volledig overgeslagen bij het genereren van de loonlijst, tenzij u ze later alsnog een tarief geeft.
- Rol (bij uitnodiging) — een vrij invulbaar label zoals "Kassa", geen recht — het geeft op zichzelf geen enkele toegang.
- Locatie — vrije tekst die op de dienstkaart wordt getoond, handig wanneer een evenement meerdere incheckpunten heeft.
Goed om te weten
- Iemand hier schorsen markeert ook diens platformbrede personeelsprofiel als geschorst — dit volgt de persoon naar elk ander evenement waar hij of zij werkt, niet alleen dit evenement.
- Inchecken doet u hier zelf; uitchecken doet het personeelslid zelf, vanuit het eigen personeelsdashboard. De loonlijst kan een dienst pas uitbetalen zodra beide tijdstempels bestaan en de uren zijn geregistreerd.
- Een personeelsuitnodiging die 7 dagen lang niet wordt geaccepteerd, verloopt gewoon — annuleer deze en verstuur een nieuwe in plaats van te wachten.
- Zodra een taak is gemarkeerd als Completed, kan deze niet meer worden teruggezet naar Pending of In Progress.
Problemen oplossen
- Een personeelslid staat niet in de vervolgkeuzelijst voor toewijzing — alleen personeel van wie u de aanvraag heeft goedgekeurd, verschijnt daar; controleer Openstaande aanvragen.
- Iemands uren verschijnen nooit in de loonlijst — diegene heeft nooit uitgecheckt, of de toewijzing heeft geen geregistreerde uren; vraag de persoon om uit te checken vanuit het eigen dashboard.
- Een geschorst personeelslid herstellen werkt niet zoals verwacht — schorsing is een platformbrede statuswijziging, niet alleen een verwijdering uit dit evenement; mogelijk moet u de persoon hier opnieuw goedkeuren of opnieuw uitnodigen.