Communicatie met organisatoren
Handleiding voor leveranciers
3 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
EventMann heeft momenteel geen speciale berichteninbox tussen u en organisatoren — er is geen thread gekoppeld aan een evenement, contract, factuur of taak waarin u heen en weer kunt communiceren. Dit artikel behandelt wat er vandaag daadwerkelijk bestaat, zodat u weet waar u moet kijken en wat u buiten het platform om moet regelen.
Wat er daadwerkelijk bestaat
- Het meldingsbelletje bovenaan elke pagina wordt gedeeld door alle rollen op EventMann. Het enige wat u er als leverancier via ontvangt, is een bericht van het type Offerteaanvraag — iemand die uw openbare marktplaatsprofiel bekijkt, kan u een kort bericht sturen, eventueel gekoppeld aan een van zijn evenementen, nog voordat er een formele boeking bestaat. Het komt binnen als een eenrichtingsmelding met een link terug naar uw Leveranciersportaal; er zit geen antwoordknop aan vast.
- Alles daarna — het bespreken van de omvang, het onderhandelen over een vergoeding, het opvolgen van een late factuurgoedkeuring, het navragen van een contractclausule — moet buiten EventMann om gebeuren, op welke manier u en de organisator ook normaal gebruiken.
Wat EventMann in plaats daarvan als schriftelijke vastlegging bewaart
- De inhoud van het contract zodra er een aan u is uitgegeven (zie Contracten ondertekenen).
- Het veld Opmerkingen op een factuur die u indient.
- Taaktitels en -omschrijvingen die de organisator schrijft wanneer hij u werk toewijst.
- De beoordeling en opmerking die een organisator na afloop van het evenement voor u achterlaat.
Geen van deze is een gesprek — elk is een eenrichtings-, eenmalig stukje tekst gekoppeld aan een specifieke vastlegging. Alles wat besproken moet worden in plaats van alleen vastgelegd, moet buiten het platform gebeuren.
Goed om te weten
- U ontvangt geen e-mail wanneer een organisator u toewijst aan een evenement, u een contract uitgeeft, of iets doet met uw factuur. Het meldingsbelletje en uw dashboard zijn de enige signalen binnen de app, en zelfs het belletje is beperkt tot het hierboven genoemde offerteverzoek — voor al het andere is regelmatig uw Leveranciersportaal controleren de enige manier om op de hoogte te blijven.
- Omdat er geen thread binnen de app is, laat u alles wat u met een organisator afspreekt — prijswijzigingen, verlengingen van deadlines, verduidelijkingen van de omvang — schriftelijk bevestigen via e-mail of een ander kanaal dat u beiden bewaart. Vertrouw er niet op dat het platform een gesprek heeft vastgelegd dat elders plaatsvond.
Problemen oplossen
- Ik kan geen manier vinden om een organisator een bericht te sturen over mijn toewijzing — die is er niet; gebruik welke contactgegevens u ook van hem heeft buiten EventMann.
- Ik heb een offerteaanvraag verstuurd en niets teruggehoord — die melding heeft helemaal geen antwoordmechanisme; een echt antwoord vereist een rechtstreeks kanaal naar de organisator, niet het platform.
- Een organisator zegt dat hij mij een bericht heeft gestuurd en ik heb het nooit gezien — tenzij het een offerteaanvraag was vanaf uw openbare profiel, kan geen enkele andere berichtenfunctie dit hebben afgeleverd; vraag hem het opnieuw te sturen via het kanaal dat hij daadwerkelijk bedoelde.