Gids voor teamleiders
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Een teamleider leidt één vast team van een vereniging, zoals Registratie of Zaalbeheer, bij elk evenement. Als leider werft u mensen voor uw team, bevestigt u hen, plant u de diensten en taken van het team, schrijft u naar uw mensen en zorgt u voor de voorraad van het team. U doet dit vanuit uw eigen account, niet vanuit een organizer-paneel van uzelf. Deze gids is het overzicht; elk onderdeel verwijst naar de details.
Wat u hier kunt doen
- Werven uit het bestand van de organisator, met een aanmeldlink of door iemand nieuw toe te voegen.
- Bevestigen van aanmelders en bepalen of iemand die u uitnodigt meteen bevestigd is.
- Plannen van diensten en taken voor uw team en uw mensen erop zetten.
- De dag volgen op het draaiboek en de livepagina, en uw team berichten sturen.
- Zorg dragen voor de voorraad van uw team: artikelen, boodschappenlijst, aankopen en bonnen. Zie De voorraad van uw team.
Uw evenementen openen
- Open het menu van uw avatar. Kies onder Evenementwerk uw rol, of open Mijn werk.
- Klik op de knop bij het evenement: Vrijwilligers, of een andere knop als uw team ook een rol heeft, zoals Kassa.
- Kies in de zijbalk Vrijwilligers. Een leider ziet de tabbladen Mensen, Diensten, Taken, Draaiboek, Live, Berichten en Bestand. Er is geen tabblad Instellingen: instellingen voor het hele evenement blijven bij de organisator.
Mensen werven
Op Mensen toont het blok Teams bij dit evenement elk team dat u leidt: hoeveel mensen bevestigd zijn tegenover wat het team nodig heeft, en hoeveel mensen nog niet hebben gereageerd.
- Stel bij Nodig in hoeveel mensen uw team nodig heeft en tik op Opslaan.
- Maak onder Aanmeldlink een link aan en gebruik Kopiëren of Delen op WhatsApp. Mensen die de link openen, melden zich aan en vragen om in uw team te komen; u accepteert hen. Uitschakelen stopt de link; een nieuwe link vervangt de oude. Zie Aanmelden of lid worden van een team.
- Klik bovenaan de pagina op Van je lijst uitnodigen om mensen uit te nodigen die de organisator al kent.
Uitnodigen uit het bestand: uitnodigen of meteen bevestigen
- Kies mensen in de lijst (zoeken, Alles weergegeven selecteren), of — in het eerste deel — iedereen die bij een eerder evenement van de organisator heeft geholpen.
- Bij Team staan alleen uw teams. U moet er één kiezen.
- Laat Al bevestigd (ik heb het zelf gevraagd) uit om de gewone uitnodiging “Kunt u helpen?” te sturen; de persoon antwoordt met Ja of Nee, en een ja vraagt om een gratis account aan te maken of in te loggen voordat het telt. Vink het aan als iemand al met u heeft afgesproken: die is meteen bevestigd en ontvangt “U zit in het team” in plaats van een uitnodiging. Heeft iemand nog geen account, dan bevat die e-mail een knop Mijn account aanmaken, en op Mensen staan zij met Nog geen account en een knop Aanmeldlink sturen tot zij er een hebben.
- Klik op Hen uitnodigen of Geselecteerden uitnodigen. Een resultaatregel vertelt hoeveel mensen zijn uitgenodigd en hoeveel zijn overgeslagen (al bij het evenement of niet uitgenodigd willen worden).
Dezelfde keuze staat bij Iemand nieuws toevoegen, die een persoon in één stap aan het bestand toevoegt en uitnodigt. Uitnodigingen gaan uit in het uurlijkse verzendtempo van de organisator, dus een grote groep wordt over tijd gemaild.
Diensten en taken
Op Diensten ziet u elke dienst, maar u voegt er alleen diensten van uw teams aan toe, past ze aan of vult ze. Een nieuwe dienst of taak moet aan een van uw teams worden toegewezen.
- Open Een dienst toevoegen en vul in wat, wanneer, waar en hoeveel mensen u nodig heeft.
- Voeg bevestigde leden van uw team aan de dienst toe. Iemand die op dat moment al op een andere dienst staat, wordt overgeslagen.
- Bij een dienst van uw team kunt u mensen in- of uitchecken, of iemand Eraf halen.
Op Taken voegt u een taak toe met Taak toevoegen, voor één persoon, een dienst of het hele team, met een starttijd, een deadline en een checklist. Taken tonen hun status, checklist en opmerkingen, die uw mensen schrijven vanuit Mijn vrijwilligerswerk.
Alleen lezen en bewerken
- U ziet alles, u wijzigt uw team. U ziet de volledige lijst Mensen en het bestand — daaruit werft u — maar u bevestigt, wijst af, stuurt opnieuw, verwijdert, stelt een team in en stuurt berichten alleen naar mensen in uw eigen teams. U mag mensen zonder team via de bulkactie Team instellen in uw team opnemen.
- Berichten kunnen alleen naar uw eigen teams en hun diensten.
- Rollen die u kunt geven, zijn beperkt tot de rollen die u zelf heeft.
- Het kopiëren van de opzet van een eerder evenement en de evenementinstellingen (aanmelding, bedankttekst, zelfbediening van diensten) blijven bij de organisator of een coördinator.
- Op de eigen pagina's van de organisator kunt u geen categorieën wijzigen, een artikel naar een ander team verplaatsen of aankopen als terugbetaald markeren.
Goed om te weten
- Leiders horen bij de kernploeg van hun groep: bij elk evenement wordt een leider automatisch als bevestigd toegevoegd, en de uitnodigingen voor de andere kernleden worden verstuurd zodra het evenement is gepubliceerd.
- Wanneer iemand uit uw team een dienst afstaat, ontvangen u en de organisator een melding.
- Als de organisator een rol aan uw team heeft gekoppeld (de leidersrol), hebt u die bij elk evenement waar u werkt, bijvoorbeeld Kassa.
Problemen oplossen
- Ik zie geen aanmeldlink — maak er één aan onder Teams bij dit evenement; er is er pas een als u die aanmaakt.
- Iemand is grijs of wordt overgeslagen — die staat al in een status bij dit evenement, of heeft de organisator gevraagd hem of haar niet uit te nodigen.
- Een actie wordt geweigerd — de persoon of dienst hoort bij een ander team.