Items: toevoegen, vinden en onderhouden
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Een item is één soort ding dat u bewaart, met een aantal: “Klapstoelen, 420”. Dit artikel behandelt het toevoegen van een item, aangeven waar het zich bevindt, geleende items en de overige dingen die u op de pagina van een item kunt doen. Open Inventaris in de groep Werk en klik op Item toevoegen, of op Bewerken bij een bestaande rij.
Een item toevoegen
- Klik op de pagina Inventaris op Item toevoegen en typ de Itemnaam. Dit is het enige verplichte tekstveld, samen met het aantal, de conditie en het eigendom.
- Kies het Team dat het beheert. Laat het op Gedeelde pool staan als niemand in het bijzonder het beheert. Een teamleider die een item toevoegt op de eigen pagina kan niet kiezen: het is altijd hun team.
- Kies het Type: Materiaal komt na een evenement terug, een Verbruiksartikel wordt op gebruikt en opnieuw aangeschaft.
- Vul het Totaal aantal in en, desgewenst, een Eenheid zoals stuks, kg of rollen. Zet een Min. voorraaddrempel bij alles wat u opnieuw koopt; zodra de voorraad tot dat aantal daalt, verschijnt het item op de boodschappenlijst.
- Geef onder Wie heeft het aan waar het is: een persoon uit uw vrijwilligerslijst, of een Opslaglocatie.
- Kies de Conditie (Nieuw, Goed, Redelijk, Slecht, Beschadigd, Afgeschreven) en het Eigendom. Bij Geleend items verschijnt een veld Uitgeleend door: vul in van wie het is, bijvoorbeeld de familie Patel. Gehuurd en Eigen hebben dit veld niet.
- Voeg desgewenst een categorie, SKU, omschrijving, barcode, afbeelding en de Eenheidsprijs toe (die wordt gebruikt voor de totale waarde), en klik daarna op Item aanmaken.
De instellingen uitgelegd
- SKU — uw eigen code. Die moet uniek zijn onder uw items.
- Min. voorraaddrempel — nul betekent “niet waarschuwen”. Boven nul is het item laag in voorraad zodra het beschikbare aantal gelijk is aan of lager is dan deze drempel.
- Actief (bij een bestaand item) — zet het uit voor iets dat u niet langer bewaart. Het verdwijnt uit de lijst, de boodschappenlijst, de labels en de keuzelijst van de paklijst. Inactieve items tonen op de pagina Inventaris vindt het weer.
- Afbeelding — JPG, PNG of WebP, tot 2 MB.
Waar is het?
Open een item met Bewerken. Het paneel Waar is het vertelt u dat in één zin: “Bij Ravi Patel”, “Op het verenigingskantoor”, of dat niemand heeft genoteerd waar het is, plus wie het heeft uitgeleend. Wijzig dit met de personenlijst en het plaatsveld, en klik daarna op Opslaan. U kunt beide gebruiken: een persoon en een plaats.
Daarnaast voegt Aankoop registreren voorraad toe samen met het bonnetje; zie Aankopen, bonnetjes en de boodschappenlijst.
Meer op de pagina van het item
- Geboekt bij evenementen — verschijnt wanneer het item op de paklijst staat van een lopend of komend evenement. Er zijn snelknoppen voor Mee en Alles terug; zie QR-labels.
- Herbevoorrading — voegt een aantal toe met een optionele notitie, zonder aankoop. Gebruik dit voor voorraad die is gevonden, geschonken of opnieuw geteld.
- Onderhoud — registreer een Service, Reparatie of Inspectie met een datum, een kostenbedrag en de datum van de volgende service.
- Transactiegeschiedenis — de laatste bewegingen: naar een evenement meegenomen, teruggebracht, opgebruikt, bijgevuld.
- Verwijderen — vraagt om bevestiging. Het wordt geweigerd zolang er nog een aantal bij een evenement is uitgeleend.
Goed om te weten
- Als u het team van een item wijzigt, verhuist het naar de lijst van dat team, en de leider daarvan kan het dan beheren.
- Aantallen zijn hele getallen. Het beschikbare aantal is het totaal, minus wat is gepland of op paklijsten van evenementen staat, minus beschadigde, opgebruikte en vermiste items.
- De kosten per stuk zijn alleen voor de tegel Totale waarde. Het geld dat u daadwerkelijk uitgeeft, wordt vastgelegd als aankopen.
Problemen oplossen
- De SKU wordt geweigerd — een ander van uw items gebruikt die al.
- Uitgeleend door verschijnt niet — kies eerst Geleend onder Eigendom.
- Ik kan geen persoon kiezen onder Wie heeft het — de lijst toont uw vrijwilligerslijst. Voeg de persoon eerst toe onder Vrijwilligers.