Werven met aanmeldlinks, aanmelding en gekopieerde opzetten
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Dit artikel gaat over de manieren waarop mensen zonder uw persoonlijke uitnodiging op een evenement terechtkomen: een aanmeldlink per team, een open aanmelding op de evenementpagina, en de optie om te beginnen met de opzet van vorig jaar. Het legt ook elke optie uit op het tabblad Instellingen van een evenement. U vindt dit alles onder Team & partners → Vrijwilligers in het Beheer-menu van het evenement.
Wat u hier kunt doen
- Geef aan hoeveel mensen elk team bij dit evenement nodig heeft, en zie het aantal oplopen.
- Geef elk team een aanmeldlink die de teamleider in een WhatsApp-groep kan plaatsen.
- Open de aanmelding op de openbare evenementpagina, met uw eigen tekst.
- Laat bevestigde vrijwilligers hun eigen diensten kiezen.
- Schrijf het bedankbericht dat vrijwilligers lezen.
- Kopieer teamgroottes, diensten, teamtaken en paklijsten van een ander evenement.
Teamgroottes en aanmeldlinks
Op het tabblad Mensen bevat het vak Teams bij dit evenement één kaart per team. De naam van het team opent de lijst gefilterd op dat team. Het getal zet bevestigde mensen af tegen wat het team nodig heeft, bijvoorbeeld 10 / 18; het is geel zolang het team te kort is en groen zodra het vol is, en zonder doel toont het alleen de bevestigde mensen. Daaronder telt 10 bevestigd · 2 wachten op een antwoord de mensen die zijn gevraagd maar nog niet hebben geantwoord.
- Typ het aantal dat het team nodig heeft in Nodig en klik op Opslaan. Laat het leeg of zet het op nul voor geen doel.
- Klik op Aanmeldlink aanmaken. De kaart toont nu de Aanmeldlink.
- Klik op Kopiëren om hem naar het klembord te zetten, of op Delen op WhatsApp om WhatsApp te openen met een kant-en-klaar bericht, zoals “Hulp nodig bij Registratie voor Diwali Gala 2026? Meld je hier aan:”.
- Om de link te laten stoppen, klikt u op Uitschakelen. Wie de link nog heeft, kan zich dan niet meer aanmelden. Een nieuwe link aanmaken geeft een nieuw adres.
Wie een aanmeldlink opent, logt in (of registreert zich), controleert de gegevens en meldt zich aan. Die persoon komt als Aangevraagd in dat team te staan, en de teamleiders en u krijgen een meldingsbel. Niemand wordt vrijwilliger zonder uw of de Accepteren van de teamleider. Een aanmeldlink werkt ook wanneer de openbare aanmelding hieronder uit staat, en stopt met werken wanneer het evenement een concept is, is geannuleerd of voorbij is. Teamleiders kunnen doelen en links instellen voor de teams die zij leiden; de andere teams worden hun niet getoond.
Open aanmelding op de evenementpagina
Wanneer Vrijwilligersaanmelding op de evenementenpagina aan staat en het evenement live is, toont de openbare evenementpagina “Wil je helpen bij dit evenement? Help je mee?”. Bezoekers die zijn ingelogd met een bevestigd e-mailadres kunnen zich aanmelden.
De banner linkt naar een kort formulier met een telefoonnummer, vaardigheden en een bericht. Het begint met de tekst die u heeft geschreven.
De bezoeker voegt een telefoonnummer, vaardigheden en alles wat de organisator moet weten toe en verstuurt het formulier. Zij worden aan uw bestand toegevoegd als ze er nog niet in stonden, en verschijnen bij Mensen als Aangevraagd. U beslist met Accepteren of Weigeren; niemand wordt automatisch bevestigd, en de aanvrager krijgt in beide gevallen een e-mail. Een bezoeker die al was uitgenodigd en zich aanmeldt, wordt meteen bevestigd.
De instellingen uitgelegd
Open het tabblad Instellingen.
- Vrijwilligersaanmelding op de evenementpagina — standaard uit. Schakelt de banner en het formulier voor bezoekers in. Werkt alleen terwijl het evenement live is.
- Vrijwilligers kiezen hun eigen diensten — laat bevestigde vrijwilligers open diensten nemen op hun eigen pagina Mijn vrijwilligerswerk. Zij kunnen diensten van hun eigen team nemen en diensten zonder team, nooit een dienst die overlapt met een dienst die zij al hebben, en nooit een dienst die al is begonnen.
- Vrijwilligers kunnen een dienst teruggeven tot — uren voordat de dienst begint, 0 tot 720, standaard 24, tenzij u dat wijzigt. Daarna moeten zij met hun teamleider praten. Een dienst teruggeven laat de teamleiders en u dat weten.
- Tekst op de aanmeldingspagina — maximaal 1.000 tekens: wat helpen inhoudt, wanneer men moet aankomen, bij wie men terecht kan.
- Bedankbericht — maximaal 300 tekens, getoond aan bevestigde vrijwilligers op de evenementpagina, bij het afrekenen naast het vrijwilligersticket en in hun bevestigingsmail.
{name}wordt vervangen door de naam van de vrijwilliger. Leeg betekent een standaard bedankbericht in hun taal. De groene regel toont een voorbeeld met een voorbeeldnaam. - Klik op Opslaan. Een tekstveld leegmaken en opslaan verwijdert de tekst.
Opzet kopiëren van een ander evenement
Verderop op het tabblad Instellingen gebruikt Opzet kopiëren van een ander evenement een eerder evenement als sjabloon.
- Kies het evenement onder Kopiëren van. Het toont uw andere evenementen, het nieuwste eerst.
- Vink aan wat u wilt kopiëren: Teamgroottes, Diensten, Teamtaken en Paklijsten.
- Klik op Opzet kopiëren en bevestig.
Tijden verschuiven mee met de datum van het evenement: een dienst die twee uur voor de deuren van vorig jaar begon, begint twee uur voor de deuren van dit jaar. Niets wat al bestaat wordt vervangen en niemand krijgt een e-mail. Mensen worden niet gekopieerd — het kernteam komt vanzelf, en alle anderen worden opnieuw uitgenodigd. Taken die aan één genoemde persoon zijn gegeven, of die aan een dienst zijn gekoppeld, worden ook niet gekopieerd, omdat die persoon dit keer misschien niet helpt. Paklijsten worden alleen gekopieerd voor zover de voorraad het toelaat.
Goed om te weten
- Elke manier om als vrijwilliger op een evenement terecht te komen eindigt met een account: een aanmeldlink en de aanmelding hebben er een nodig, en een ja op een uitnodiging maakt er een aan of logt in. Alleen mensen die u zelf bevestigt, kunnen zonder account worden bevestigd — zie Vrijwilligers zonder account.
- Bezoekers hebben een account met een bevestigd e-mailadres nodig om zich aan te melden of mee te doen. Aanmelden maakt een bestandsvermelding aan met de bron “aangemeld” en zet de uitschrijving voor uitnodigingen weer op uit.
- De aanmeldlink is een toegangsbewijs: wie hem heeft, kan zich aanmelden. Hem in een besloten groep plaatsen is prima; als hij verder verspreid raakt, schakel hem uit en maak een nieuwe.
- Het doel van een team is een streefcijfer voor u en de teamleiders. Het houdt mensen niet tegen om zich aan te melden.
- Het tabblad Instellingen vereist het recht Vrijwilligers; een teamleider ziet de andere tabbladen, maar niet Instellingen.
Problemen oplossen
- De banner verschijnt niet op de evenementpagina — de instelling voor aanmelding staat uit, of het evenement is niet live (een gepland evenement heeft nog geen banner; een aanmeldlink werkt al).
- Een aanmeldlink zegt dat de pagina niet gevonden kan worden — de link is uitgeschakeld of vervangen, of het evenement is een concept, geannuleerd of voorbij.
- Opzet kopiëren wordt niet aangeboden — u heeft geen ander evenement om van te kopiëren.
- Het kopiëren heeft geen mensen meegenomen — dat is bewust zo. Nodig ze uit via Mensen.