Evenement aanmaken
Handleiding voor organisatoren
5 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
De evenementwizard is de flow op één pagina voor het aanmaken van een nieuw evenement: basisgegevens, datum en tijd, locatie, tickets, omslagafbeelding en publiceren, allemaal in één formulier. U bereikt de wizard vanuit Mijn evenementen via Evenement aanmaken, of door een opgeslagen sjabloon te kiezen.
Voordat u begint
- De evenementenlimiet van uw abonnement wordt eerst gecontroleerd — als u al op het maximumaantal evenementen van uw abonnement zit, wordt u teruggestuurd naar Mijn evenementen met een foutmelding in plaats van het formulier.
- Als u evenementen als sjabloon hebt opgeslagen, verschijnen deze als snelkeuzechips boven het formulier. Door er een te kiezen worden titel, beschrijving, datums, locatie, valuta, tijdzone, aangepaste velden en tickettypen van dat evenement automatisch ingevuld.
Wat de onderdelen omvatten
Basisgegevens evenement
- Evenementtype — Single Day, Multi-Day, Recurring, Series of Hybrid. Deze namen verschijnen in de app altijd in het Engels, ook op een Nederlandse interface; kortweg: één dag, meerdere dagen, terugkerend, reeks of hybride. Deze keuze bepaalt wat de rest van het formulier verder vraagt: alleen bij Hybrid is een stream-/vergader-URL verplicht, en alleen bij Recurring wordt het herhalingspatroon getoond. Single Day, Multi-Day, Series en Hybrid vragen allemaal om een fysieke locatie; Recurring niet.
- Titel, categorie, beschrijving — de beschrijving is rich text; een optionele knop Schrijven met AI (alleen zichtbaar wanneer AI-functies zijn ingeschakeld op het platform) stelt een beschrijving op aan de hand van een paar aandachtspunten die u opgeeft.
- Valuta & tijdzone — standaard uw betalingsvaluta als organisator en de tijdzone van uw account, maar per evenement aan te passen. Dit is de tijdzone van het evenement voor de rest van zijn bestaan — zie Goed om te weten.
Datum & Tijd
- De start- en einddatum-/tijdvelden worden in alle browsers verrijkt met dezelfde datum-tijdkiezer (flatpickr); de onderliggende waarde is een gewone lokale datum en tijd, geen UTC-tijdstip.
- De startdatum moet in de toekomst liggen en de einddatum moet na de startdatum liggen.
- Bij een Recurring-evenement stelt u de frequentie in (wekelijks of maandelijks), het interval, op welke dagen van de week het herhaalt, en een eindvoorwaarde — ofwel een einddatum, ofwel een maximumaantal herhalingen (tot 52). De afzonderlijke instanties worden aangemaakt zodra het evenement wordt opgeslagen.
Locatie, tickets, extra's
- Locatie — naam, adres, plaats, provincie/staat en land van de fysieke locatie voor elk type behalve Recurring; voor Hybrid is een virtuele stream-URL verplicht.
- Tickets — minstens één type, elk met een naam, prijs en aantal (een prijs van 0 wordt als gratis behandeld). U kunt zoveel typen toevoegen als uw abonnement toestaat; zodra u de limiet bereikt, verdwijnt de knop Type toevoegen.
- Afbeelding Cover — optioneel, maar telt mee in de gereedheidscontrole van Event Intelligence op de pagina Overzicht.
- Aangepaste Velden — optionele tekst-, getal-, URL- of e-mailkenmerken die bij het evenement worden opgeslagen.
- Opslaan als Sjabloon — slaat dit evenement, inclusief de tickettypen, op zodat toekomstige evenementen ermee vooraf kunnen worden ingevuld.
Publiceren
- Opslaan als Concept — niets is openbaar zichtbaar.
- Nu Publiceren — het evenement wordt direct als Live aangemaakt.
- Plannen — kies een datum en tijd om live te gaan; een achtergrondtaak zet het evenement automatisch op Live zodra dat tijdstip is verstreken (zie Goed om te weten).
- Zichtbaarheid — Openbaar (weergegeven in bladeren/zoeken) of Privé (alleen via link, verborgen voor ontdekking). Dit staat los van de levenscyclusstatus.
Goed om te weten
- Datums en tijden van het evenement worden opgeslagen en weergegeven als de kloktijd die u invoert, in de eigen tijdzone van het evenement — niet omgerekend per bezoeker. Iemand in een andere tijdzone ziet dezelfde weergegeven tijd, niet een omgerekend lokaal equivalent; de tijdzone die u hier kiest, is dus wat elke latere planningsvergelijking intern gebruikt.
- Betaalde evenementen hebben eerst Stripe Connect nodig. Als een ticket een prijs boven nul heeft en u kiest Nu Publiceren (of Plannen) voordat de Stripe Connect-verificatie is voltooid, wordt het evenement in plaats daarvan als Draft aangemaakt, met een waarschuwing — het wordt nooit stilzwijgend gepubliceerd zonder dat het betalingen kan verwerken.
- Beginnen vanuit een sjabloon vult alles vooraf in, behalve het afbeeldingsbestand zelf: de voorvertoning toont de afbeelding van het sjabloon, maar een browser kan een bestandsveld niet vooraf invullen, dus het nieuwe evenement wordt zonder afbeelding aangemaakt totdat u er opnieuw een uploadt.
- Een Scheduled-evenement gaat pas live zodra de geplande publicatietaak draait en het go-live-tijdstip is verstreken in de eigen tijdzone van het evenement — niet op het moment dat u het opslaat.
Problemen oplossen
- "Uw abonnement staat maximaal N evenementen toe" — u zit op de evenementenlimiet van uw abonnement; verwijder een bestaand evenement of upgrade uw abonnement.
- Nu Publiceren was gekozen, maar het evenement is als Draft opgeslagen — een van uw tickets heeft een prijs boven nul en Stripe Connect is nog niet geverifieerd voor uitbetalingen.
- De herhalingsvelden zijn niet zichtbaar — deze verschijnen pas zodra Evenementtype op Recurring staat.
- Mijn nieuwe evenement heeft geen omslagafbeelding, ook al heb ik een sjabloon gekozen — upload de afbeelding opnieuw; sjablonen nemen het afbeeldingsbestand zelf niet over.