Het draaiboek en de Live-weergave

Twee tabbladen van de vrijwilligers van een evenement zijn bedoeld voor de dagen rond het evenement. Draaiboek zet elke dienst en elke taak met een tijd in één lijst, in volgorde, zodat iedereen met hetzelfde plan werkt, desgewenst op papier. Live toont wat er nu gebeurt: wie er op dienst is, wie nog niet is komen opdagen, en wat achterstallig is. Open het evenement, ga naar Team & partners → Vrijwilligers en kies het tabblad. Beide zijn toegankelijk voor de organisator, vrijwilligerscoördinatoren en — voor hun eigen teams — teamleiders.

Wat u hier kunt doen

• Zie het hele evenement als één tijdlijn, per dag, met wie wat doet en waar.
• Print het draaiboek, of open het op een telefoon bij de deur.
• Beperk het plan tot één team.
• Zie op de dag hoeveel vrijwilligers zijn ingecheckt, bel of stuur een bericht naar degenen die ontbreken, en check ze zelf in.
• Signaleer geblokkeerde of achterstallige taken voordat ze de avond kosten.

Het draaiboek

Het draaiboek heeft per dag een blok, dat begint met de datum. Elke regel toont de tijd, een gekleurd label voor wat het is en de titel, en daaronder wie het doet en waar. Er zijn drie soorten regels:

• Dienst — de vrijwilligersdiensten met hun tijdsduur, hun mensen (of “Nog niemand (3 nodig)”), hun team en hun locatie.
• Taak — vrijwilligerstaken met een start- of vervaltijd, voor hun benoemde personen of “Het hele team”. Afgeronde taken zijn grijs en doorgestreept.
• Taakbord — taken van het taakbord van het evenement met een starttijd, met hun eigenaar. Deze worden alleen getoond aan mensen met de machtiging Taken.

Het keuzemenu beperkt de lijst tot één team. Afdrukken opent een schone versie in een nieuw tabblad zonder menu's; klik op de knop Afdrukken of gebruik de afdrukopdracht van uw browser. Tijden zijn de eigen kloktijden van het evenement.

De Live-weergave

Het tabblad Live vernieuwt zichzelf elke minuut, en Vernieuwen doet dat op verzoek. De kaarten bovenaan tellen de diensten die nu lopen, de mensen die zijn ingecheckt, de mensen die Niet ingecheckt zijn, de taken die achterstallig of geblokkeerd zijn, en de items die ontbreken op de inpaklijsten van uw teams. Daaronder:

• Dienst gestart, niet ingecheckt toont mensen wier dienst meer dan 15 minuten geleden begon en die niet zijn ingecheckt. Elke regel heeft Bellen (opent de telefoon), Delen op WhatsApp wanneer het nummer in internationale vorm staat (beginnend met + of 00), en Inchecken om hen als aanwezig te markeren.
• Twee lijsten met diensten: die nu lopen en die binnen de volgende drie uur beginnen, elk met hoeveel er zijn ingecheckt tegenover hoeveel er op de dienst staan en hoeveel er nodig zijn. Oranje betekent dat de dienst niet vol is.
• Taken die aandacht nodig hebben toont taken die Geblokkeerd zijn, of waarvan de vervaltijd is verstreken zonder dat ze klaar zijn, met voor wie ze zijn.

Goed om te weten

• De Live-weergave gaat over het moment. Vóór het evenement toont hij “Nu niets” tot de eerste dienst begint; gebruik het Draaiboek voor planning.
• Hier inchecken is hetzelfde als Inchecken op het tabblad Diensten. Uren worden vanaf dat moment geteld.
• Een teamleider ziet de diensten en taken van zijn eigen teams, en die zonder team. Hij kan alleen mensen van zijn eigen teams inchecken.
• De pagina vraagt de server alleen op de achtergrond om verse cijfers. Ze houdt u niet ingelogd: een onbewaakt scherm logt zichzelf nog steeds uit na uw time-out.
• Ontbrekende items komen uit de inpaklijsten van de teams; zie Teamvoorraad.

Problemen oplossen

• Een persoon ontbreekt in het draaiboek — diensten worden altijd getoond; taken alleen als ze een start- of vervaltijd hebben.
• Delen op WhatsApp ontbreekt — het telefoonnummer heeft geen internationaal voorvoegsel. Pas het nummer aan op de lijst, bijvoorbeeld +49 …, dan verschijnt het.
• Iedereen staat als niet ingecheckt — vrijwilligers checken zichzelf tot een uur voor hun dienst in via Mijn vrijwilligerswerk. Check ze hier in als ze dat niet kunnen.
• Het draaiboek is leeg — voeg eerst diensten en taken met tijden toe.

Zie ook

• Vrijwilligers
• Diensten en het vrijwilligersrooster
• Berichten aan uw vrijwilligers
• Mijn vrijwilligerswerk: diensten en inchecken