Vrijwilligers voor een evenement uitnodigen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Het tabblad Mensen van de vrijwilligers van een evenement is waar u beslist wie er bij dit evenement helpt: nodig mensen uit uw bestand uit, neem de mensen aan die zich hebben aangemeld, en zie wie ja heeft gezegd. Open het evenement en kies daarna Team & partners → Vrijwilligers; Mensen is het eerste tabblad. Iemand kan in uw bestand staan zonder bij een evenement te horen; het is het lidmaatschap van het evenement dat hen diensten, taken, rollen en het bedankticket mogelijk maakt.
Wat u hier kunt doen
- Nodig mensen uit uw bestand uit, één voor één of iedereen die bij een eerder evenement heeft geholpen.
- Voeg iemand toe die nog niet in uw bestand staat en nodig die persoon in één stap uit.
- Neem mensen aan of wijs ze af die zich hebben aangemeld via de evenementpagina of een teamlink.
- Bevestig, herinner, verplaats naar een team, geef een rol of verwijder veel mensen tegelijk.
- Zie in één oogopslag hoeveel mensen elk team heeft tegenover wat het nodig heeft.
De vijf statussen
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Aangevraagd | De persoon heeft zich aangemeld via de evenementpagina of de link van een team. U beslist. |
| Uitgenodigd | U heeft gevraagd, en de persoon heeft nog niet geantwoord. |
| Bevestigd | Helpt bij dit evenement. Alleen bevestigde mensen kunnen op diensten worden gezet, taken of rollen krijgen, en het bedankticket kopen. |
| Afgewezen | De persoon heeft nee gezegd, of u heeft de aanmelding afgewezen. Wie een uitnodiging heeft afgewezen, kan later alsnog via dezelfde link ja zeggen. |
| Verwijderd | U heeft een bevestigde persoon van het evenement gehaald. Hun dienstplaatsen komen vrij en hun taken gaan terug naar het team. |
Mensen uit uw bestand uitnodigen
- Klik op Van je lijst uitnodigen bovenaan de pagina.
- Wilt u iedereen uitnodigen die bij een eerder evenement heeft geholpen, kies dan dat evenement onder Iedereen die geholpen heeft bij, kies een team als u ze allemaal in één team wilt, en klik op Hen uitnodigen. Alleen mensen die daar bevestigd waren, worden gevraagd.
- Wilt u bepaalde mensen uitnodigen, zoek in de lijst en vink ze aan. Alles weergegeven selecteren vinkt iedereen aan die de zoekopdracht nu toont.
- Kies het Team. Een teamleider moet een van de eigen teams kiezen; u mag het leeg laten.
- Klik op Geselecteerden uitnodigen. Elke persoon krijgt een e-mail met de vraag “Kun je helpen?” met Ja en Nee. Nee is één klik. Ja vraagt de persoon om een gratis EventMann-account op dat adres aan te maken, of in te loggen op het account dat er al is; pas dan worden ze Bevestigd en krijgt u de meldingsbel, en pas dan.
Hebt u iemand zelf al gevraagd — telefonisch, in de groep — vink dan Al bevestigd (ik heb het zelf gevraagd) aan voordat u uitnodigt. Ze worden dan als bevestigd toegevoegd en krijgen de e-mail “Je zit in het team” in plaats van een vraag. Iemand zonder account op dat adres wordt in die e-mail gevraagd er een aan te maken, met een knop Mijn account aanmaken.
Iemand nieuw toevoegen
Iemand nieuws toevoegen, bovenaan de pagina, voegt een persoon aan uw bestand toe en nodigt hem of haar in één keer uit voor dit evenement. Vul de Naam en het E-mailadres in, eventueel een telefoonnummer en een team, en klik op Toevoegen en uitnodigen. Als die persoon al bij dit evenement hoort of zich heeft uitgeschreven voor uw uitnodigingen, wordt niets verstuurd en krijgt u daarvan bericht.
De lijst lezen en bewerken
De chips bovenaan filteren de lijst op status; Bevestigd toont alleen wie ja heeft gezegd. Gebruik het zoekvak voor een naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrijwilligersnummer, en de teamkeuzelijst om één team te zien. De balk boven de tabel bevat de bulkacties. Elke rij toont de status van de persoon, zijn of haar team (daar direct te wijzigen), de rollen, hoeveel diensten en uren hij of zij heeft, en de knoppen die bij de status passen: Accepteren en Weigeren voor een aanmelding. Een bevestigd persoon wiens e-mailadres geen EventMann-account heeft, krijgt het gele label Nog geen account en de knop Aanmeldlink sturen. Aanmeldingen tonen wat de persoon heeft geschreven, en wat hij of zij bij “Wanneer kun je helpen?” op de eigen pagina heeft ingevuld.
Vrijwilligers zonder account
Een vrijwilliger die ja zegt op een uitnodiging heeft altijd een account — het ja wordt pas vastgelegd nadat hij of zij een account heeft aangemaakt of is ingelogd. Mensen die u of een teamleider zelf bevestigt (Als bevestigd markeren, Accepteren, het vinkje Al bevestigd, de bulkactie Bevestigen) hebben er mogelijk geen. Zij zitten wel in het team, maar kunnen hun diensten, taken of team niet zien, niet inchecken en het bedankticket niet kopen, totdat zij er een hebben.
- Let op het label Nog geen account naast de naam. Het verschijnt bij bevestigde mensen wier bestandsvermelding niet aan een account is gekoppeld.
- Klik op de rij op Aanmeldlink sturen, of vink meerdere mensen aan en kies Aanmeldlink sturen in de bulkbalk.
- Elk van hen krijgt een e-mail “Maak uw account aan voor …”. De knop daarin opent hun uitnodigingspagina op het accountformulier; het account is meteen bevestigd omdat de link naar hun adres is gestuurd. Hebben zij al een account op dat adres, dan stuurt de pagina hen naar inloggen.
- Het label verdwijnt zodra zij het account hebben ingesteld of zijn ingelogd.
De link gaat alleen naar bevestigde mensen zonder account; anderen in een bulkselectie worden overgeslagen en als overgeslagen geteld. Elke klik verstuurt één e-mail per persoon.
Mensen die gevraagd zijn en nog niet hebben geantwoord, vindt u onder de chip Uitgenodigd. Als bevestigd markeren bevestigt hen zonder op hun antwoord te wachten, Opnieuw verzenden stuurt de uitnodiging nogmaals, en het kruisje verwijdert hen.
Veel mensen tegelijk iets laten doen
- Vink de mensen aan, of vink Alles op deze pagina selecteren aan. De teller laat zien hoeveel er zijn geselecteerd.
- Kies de actie: Bevestigen, Uitnodiging opnieuw sturen, Aanmeldlink sturen, Team instellen, Rol toekennen, Rol intrekken, Weigeren of Van evenement verwijderen.
- Kies bij Team instellen het team; kies bij de rolacties de rol ernaast.
- Klik op Toepassen op selectie en bevestig. Bevestigen en opnieuw verzenden sturen elke persoon een e-mail.
Het resultaat vertelt u hoeveel er zijn uitgevoerd en hoeveel er zijn overgeslagen omdat de actie niet op hen van toepassing was, bijvoorbeeld een bevestiging voor iemand die al bevestigd is. Er kunnen maximaal 500 mensen tegelijk worden geselecteerd.
Goed om te weten
- Aanmeldingen vanaf de evenementpagina en vanaf een teamlink blijven Aangevraagd totdat u of de teamleider ze accepteert. Accepteren stuurt de vrijwilliger een bevestigingsmail; Weigeren stuurt een korte e-mail dat hij of zij deze keer niet is aangenomen. Het afwijzen van een uitnodiging waarop nog niemand heeft gereageerd (bijvoorbeeld via de bulkactie) verstuurt geen e-mail.
- Uitnodigings- en bevestigingsmails gaan uit binnen uw limiet van berichten per uur (Instellingen → E-mail), zodat een grote uitnodiging over de uren wordt gespreid in plaats van in één keer.
- U krijgt een meldingsbel wanneer iemand op een uitnodiging antwoordt of zich aanmeldt. Bij een ja komt de melding pas zodra de vrijwilliger een account heeft aangemaakt of is ingelogd, zodat iemand die nog met het accountformulier bezig is op uw lijst Uitgenodigd blijft staan. De teamleiders van een team worden geïnformeerd wanneer iemand zich aanmeldt voor hun team.
- Een persoon die al bij dit evenement hoort, in welke status ook, wordt overgeslagen wanneer u uitnodigt. Iemand verwijderen die niet bevestigd is, wist zijn of haar rij, zodat u hem of haar opnieuw kunt uitnodigen; een bevestigd persoon die is verwijderd, kan voor dit evenement niet opnieuw worden uitgenodigd.
- Terugtrekken is ook het recht van de vrijwilliger: via zijn of haar uitnodigingslink kan hij of zij een ja in een nee veranderen. Dat maakt de diensten vrij en geeft de taken terug aan het team.
- Teamleiders zien de hele lijst, maar handelen alleen op de rijen van hun eigen teams. Zij mogen ook iemand die nog geen team heeft in een van hun teams opnemen.
Problemen oplossen
- “N overgeslagen” na het uitnodigen — die mensen staan al bij dit evenement, of hebben gevraagd om niet te worden uitgenodigd.
- Opnieuw verzenden ontbreekt — die knop bestaat alleen voor mensen die nog niet hebben geantwoord. Afgewezen en bevestigde mensen hebben geen opnieuw verzenden; een bevestigd persoon zonder account heeft in plaats daarvan Aanmeldlink sturen.
- Iemand heeft u ja gezegd maar staat nog op Uitgenodigd — hij of zij heeft het account nog niet afgemaakt of is nog niet ingelogd. Vraag hem of haar de uitnodiging opnieuw te openen, of bevestig de persoon zelf en stuur de aanmeldlink.
- Een bevestigde vrijwilliger kan niet voor een dienst of taak worden gekozen — controleer of hij of zij Bevestigd is, niet Uitgenodigd of Aangevraagd.
- De uitnodiging is nooit aangekomen — vraag de persoon in de spam te kijken, en gebruik Opnieuw verzenden. Mail gaat uit binnen uw limiet per uur, dus een grote reeks kan uren duren.