Paklijsten voor evenementen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Een paklijst geeft aan welke artikelen elk team naar een evenement meeneemt, hoeveel ervan, en wat er is teruggekomen. Elk evenement heeft zijn eigen lijsten, één per team plus de Gedeelde pool. Open het evenement en kies Beheren → Operaties op de dag zelf → Evenementinventaris. Evenementbeheerders en vrijwilligersbeheerders zien de lijsten van elk team; een teamleider ziet alleen de lijsten van de teams die hij of zij leidt.
Plannen wat naar het evenement gaat
- Klik bovenaan de pagina op Item toewijzen en kies het Artikel. De lijst is gegroepeerd per team en toont hoeveel er beschikbaar zijn. Artikelen die al op de lijst van dit evenement staan, of waarvan er geen meer over zijn, worden niet aangeboden.
- Vul het Aantal in en eventueel een notitie, en klik op Toewijzen. U kunt niet meer inplannen dan er beschikbaar is.
- De regel verschijnt in het vak van zijn team met de status Toegewezen: “Gepland 420 · meegenomen 0 · terug 0”, en een knop Meegenomen naar het evenement voor de dag zelf.
Op de dag zelf: meegenomen, dan terug
- Wanneer de artikelen de opslag verlaten, vult u het aantal in op de regel en klikt u op Meegenomen naar het evenement. De status wordt Uitgegeven.
- Wanneer ze terugkomen, vult u het retourformulier op dezelfde regel in: Geretourneerd, Beschadigd (materiaal) of Opgebruikt (verbruiksartikelen), Ontbrekend, en een notitie. Klik op Opslaan. De getallen samen mogen niet hoger zijn dan wat nog buiten is.
- Wanneer alles is verantwoord, staat er op de regel Geretourneerd.
Opgebruikte of ontbrekende aantallen verlaten de voorraad definitief. Een ontbrekend artikel dat later weer opduikt, kan opnieuw worden toegevoegd met Herbevoorraden op de artikelpagina.
Wat nog ontbreekt
Zodra het is geregistreerd, wordt alles wat ontbreekt — en, na afloop van het evenement, alles wat nog buiten is — verzameld in een gele box Nog niet terug. Die toont het team en de artikelen. Klik op Een taak voor het team aanmaken om één taak voor dat team toe te voegen, “Ontbrekende artikelen zoeken”, met een deadline van zeven dagen en elke regel erin. Die verschijnt op de pagina Mijn vrijwilligerswerk van de leden en bij hun leider.
De retourformulieren staan op elke regel waarop nog artikelen buiten zijn. Regels in de Gedeelde pool hebben geen taakknop, omdat de Gedeelde pool geen team heeft om de taak aan toe te wijzen.
Goed om te weten
- Toewijzen verplaatst niets: het aantal beschikbaar op het artikel daalt zodat niemand anders dezelfde stoelen inplant, en herstelt zich wanneer ze worden teruggebracht.
- U kunt een regel verwijderen (Van de lijst verwijderen) alleen zolang er niets is meegenomen, of wanneer alles weer terug is.
- Op de pagina van een artikel toont het paneel Geboekt bij evenementen dezelfde regel met knoppen voor één tik, Meegenomen en Alles terug — bedoeld voor gebruik na het scannen van een label. Alles terug telt alles als teruggebracht, niet als opgebruikt.
- Het kopiëren van de opzet van een eerder evenement (Beheren → Vrijwilligers) kan paklijsten meenemen wanneer er voldoende voorraad beschikbaar is.
Problemen oplossen
- Alleen X stuks beschikbaar — de rest is ingepland voor een ander evenement of is nog buiten. Verlaag het aantal of breng eerst de artikelen van het andere evenement terug.
- Het artikel staat niet in de lijst — het staat al op de lijst van dit evenement (wijzig dan liever de regel), is inactief, of er is niets beschikbaar.
- Een leider ziet een lege pagina — die ziet alleen de teams die hij of zij leidt.