Vrijwilligerstaken
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Het tabblad Taken is de takenlijst van uw vrijwilligersteam voor één evenement: dingen die moeten gebeuren, wie ze doet en tot wanneer. Een taak kan voor één persoon zijn, voor meerdere benoemde personen, voor wie een bepaalde dienst draait, voor een heel team, of openstaan voor iedereen. Vrijwilligers zetten hun taken zelf verder. U vindt het onder Team & partners → Vrijwilligers → Taken. Voor het eigen planbord van de organisator — deadlines, prioriteiten, afhankelijkheden — zie Het taakbord van het evenement.
Wat u hier kunt doen
- Schrijf op wat er moet gebeuren en geef het een starttijd en een vervaldatum.
- Geef een taak aan een of meerdere bevestigde vrijwilligers, aan een dienst, aan een team of aan iedereen.
- Volg de taak via vier statussen: Open, In behandeling, Geblokkeerd en Klaar.
- Splits een taak op in een checklist en bespreek hem in reacties.
Een taak toevoegen
- Typ wat er moet gebeuren in het veld voor de titel, bijvoorbeeld “De lampions ophalen bij de drukkerij”.
- Kies bij Voor een bevestigde vrijwilliger, of laat Het hele team staan. Mensen die alleen zijn uitgenodigd, worden niet getoond; de pagina zegt hoeveel er nog wachten.
- Kies het Team waartoe de taak behoort. Een teamleider moet een van zijn teams kiezen.
- Stel Start in als de taak een tijd heeft.
- Klik op Meer details om een Dienst te kiezen (iedereen op die dienst krijgt de taak), een Vervaldatum en een beschrijving.
- Klik op Taak toevoegen.
Wie een taak krijgt, wordt als volgt bepaald: de benoemde personen als die er zijn, anders de mensen van de dienst, anders het team, anders iedereen. Benoemde personen krijgen een e-mail “Nieuwe vrijwilligerstaak op …” zodra ze zijn toegevoegd. Een taak die een starttijd heeft en voor benoemde personen, een dienst of een team is, stuurt ook één herinnering ongeveer twee uur voor de start; een taak voor iedereen krijgt geen herinnering.
Met de lijst werken
Openstaande taken staan eerst, dan afgeronde taken, elk in tijdsvolgorde. De regel onder een titel vermeldt voor wie de taak is, de start en de vervaldatum, en wanneer hij klaar is en wie hem heeft afgevinkt — de vrijwilliger, of “Als klaar gemarkeerd door de organisator”. Het ronde vakje markeert een taak als klaar of niet klaar. Het statusmenu zet Open, In behandeling, Geblokkeerd of Klaar; gebruik Geblokkeerd voor een taak die op iets wacht. Een checklist toont hoeveel items klaar zijn en laat u ze afvinken. Reacties bewaren het gesprek bij de taak. Bewerken wijzigt al het andere.
Een taak bewerken
- Klik naast de titel van de taak op Bewerken.
- Vink onder Mensen iedereen aan voor wie de taak is. Als u niemand aanvinkt, gaat de taak naar de dienst, het team of iedereen.
- Wijzig de Dienst, de tijden Start en Vervaldatum en de details.
- Schrijf onder Checklist één item per regel. Items die u ongewijzigd laat, behouden hun vinkje, zodat het herformuleren van item drie items één en twee niet uitvinkt.
- Klik op Opslaan. Taak verwijderen verwijdert hem.
Goed om te weten
- Tijden zijn de eigen kloktijden van het evenement, net als bij diensten.
- Vrijwilligers zien hun taken op Mijn vrijwilligerswerk. Ze kunnen zelf de status wijzigen, checklistitems afvinken en reacties toevoegen; de organisator en de teamleider van het team zien het hier meteen.
- Een taak geven aan iemand die niet bevestigd is, wordt geweigerd. Als iemand zich terugtrekt of van het evenement wordt gehaald, gaan hun taken terug naar het team.
- Taken met een start- of vervaltijd verschijnen op het Draaiboek; Geblokkeerde en achterstallige taken verschijnen op Live.
- Een teamleider ziet en wijzigt alleen de taken van zijn eigen teams.
- Een taak als klaar markeren zet de status op Klaar; markeren als niet klaar zet hem terug op Open.
Problemen oplossen
- De persoon die ik wil, staat niet in de lijst — alleen bevestigde vrijwilligers kunnen taken krijgen. Bevestig ze onder Mensen.
- “Die vrijwilliger is niet meer bevestigd voor dit evenement” — de persoon is verwijderd of heeft zich teruggetrokken nadat u het formulier opende. Kies iemand anders.
- Niemand kreeg de e-mail voor mijn taak — e-mails gaan naar benoemde personen op het moment dat ze worden toegevoegd. Een taak voor een dienst of een team wordt bij het aanmaken niet gemaild; ze verschijnt op hun pagina Mijn vrijwilligerswerk, en de herinnering voor de starttijd bereikt hen.