Bestellingen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Bestellingen is de volledige lijst van boekingen voor één evenement — wie wat heeft gekocht, of ze hebben betaald, en wat u daar nog aan kunt doen. Gebruik het om iemand bij de deur op te zoeken, een wachtende aanvraag na te lopen of een lijst voor de kassa te trekken. U vindt het in het Beheer-menu van het evenement onder Deelnemers → Bestellingen.
Wat u hier kunt doen
- Statustabbladen — Bevestigd, In behandeling, Goedgekeurd, Geannuleerd, Terugbetaald en Alle, elk met een actueel aantal. Bevestigd is de standaardweergave.
- Zoeken & filteren — op referentie, naam, e-mail of telefoon; beperk op tickettype, op of er een korting is gebruikt, of op een datumbereik; kies hoeveel rijen per pagina.
- Sorteren — klik op Deelnemer, Referentie, Prijs of Datum; klik opnieuw om de richting om te draaien.
- Tickets per rij — elke bestelling toont één rij per tickettype (bijvoorbeeld “2 Volwassen”). Klik erop om de genoemde deelnemers uit te klappen, hun zitplaats als het evenement een zitplattegrond heeft, en een inchecklabel voor iedereen die al is ingescand.
- CSV exporteren — een menu met twee bestanden: Bestellingen (één rij per bestelling) en Tickets (één rij per ticket, met de werkelijk betaalde prijs). Beide volgen uw huidige tabblad en filters, niet alleen de zichtbare pagina.
- Kolommen — kies welke kolommen de tabel toont.
- Handmatige bestelling — maak een boeking voor een gast aan. Zie Handmatige bestellingen.
- Acties voor meerdere bestellingen — vink rijen aan om meerdere bestellingen tegelijk te verwerken.
- Bericht — een link op elke rij opent een directe gesprekthread met die koper. Die verschijnt alleen voor kopers met een account.
Klik op een statustabblad om van lijst te wisselen, typ in het zoekvak om een bestelling te vinden, gebruik CSV exporteren voor een bestand, Kolommen om de tabel op te ruimen en Handmatige bestelling om zelf een boeking aan te maken. De tegels bovenaan (Bestellingen, Tickets, Totale omzet, Totale korting) volgen uw huidige filter.
Export en kolommen
Een kolom verbergen verandert alleen wat u ziet: beide CSV-bestanden bevatten altijd elke kolom, zodat niets wat u verbergt uit uw administratie kan verdwijnen. Uw keuze wordt per persoon opgeslagen, zodat een financiële collega andere kolommen kan tonen bij hetzelfde evenement. De kolom Deelnemer kan niet worden verborgen. Optionele kolommen zijn onder meer Subtotaal, Kosten en Btw, die standaard uit staan.
- Klik op CSV exporteren.
- Kies Bestellingen — één rij per bestelling voor een boekingenlijst, of Tickets — één rij per ticket voor een deurlijst of een prijsrapport per ticket.
Meerdere bestellingen tegelijk verwerken
Vink de vakjes links van de rijen aan. Er verschijnt een balk met hoeveel er geselecteerd zijn en de acties die van toepassing zijn. Elke knop verschijnt alleen als u de bijbehorende bevoegdheid heeft, dus een lid van de kassa ziet mogelijk Inchecken maar niet Bestellingen annuleren.
- Vink de rijen aan die u wilt. Het vakje in de koptekst vinkt elke rij aan op de pagina die u ziet — nooit rijen die u niet heeft gezien.
- Tickets opnieuw verzenden e-mailt de tickets opnieuw naar elke geselecteerde bestelling (tabblad Bevestigd).
- Inchecken laat elk ticket in de geselecteerde bestellingen toe dat nog niet binnen is; Inchecken ongedaan maken keert dit om. Handig om een groep in één actie door de deur te loodsen. Elk ticket gaat door dezelfde incheck als een scan: het wordt eenmaal toegelaten, in het incheckregister geschreven met uw naam en de methode Bulk, meegeteld in de aanwezigheidscijfers en gemeld aan uw webhook
ticket.checked_in. Tickets die al binnen zijn, behouden hun oorspronkelijke aankomsttijd. - Bestellingen annuleren annuleert de geselecteerde bestellingen. Elke bestelling die online is betaald, wordt volledig terugbetaald; een bestelling waarvan de terugbetaling mislukt, blijft ongewijzigd.
- Selectie exporteren downloadt alleen de aangevinkte rijen.
Op het tabblad In behandeling biedt de balk in plaats daarvan Goedkeuren en Afwijzen aan. Een actie voor meerdere rijen slaat elke geselecteerde rij over waarop die niet van toepassing is, en vertelt u hoeveel er zijn overgeslagen, in plaats van de hele reeks te laten mislukken.
Aanvragen die een beslissing vereisen
Evenementen met Aanvragen & goedkeuren verzamelen bestellingen als In behandeling voordat er iets definitief wordt gerekend (zie Boekingsmodi). Een gele banner — Bestellingen die uw beoordeling vereisen — verschijnt op elk tabblad behalve In behandeling, zodat een aanvraag nooit onopgemerkt blijft. De speciale wachtrij wordt beschreven in Boekingsgoedkeuringen.
- Het tabblad Goedgekeurd is een doorlopend overzicht van elke bestelling die ooit door goedkeuring is gegaan, niet alleen die nog op betaling wachten. Een goedgekeurde bestelling blijft daar staan nadat hij is betaald, terugbetaald of geannuleerd.
- Het goedkeuren van een bestelling op een evenement met betaallink zet hem op Goedgekeurd, maar markeert hem niet als betaald. Gebruik Betaallink Kopiëren om de koper zijn afrekenlink te geven, of open de bestelling en gebruik Markeren als Betaald voor een offline betaling.
Een verkeerde bestelling corrigeren
Klik op de referentie van een bestelling om hem te openen. Alles wat u kunt wijzigen — contactgegevens, tickethouders, afzonderlijke tickets, terugbetalingen — staat op die pagina en wordt beschreven in Besteldetail en tijdlijn, Tickets op een bestelling annuleren of toevoegen en Terugbetalingen van het evenement.
- Annuleren annuleert de hele bestelling, geeft de tickets en eventuele vastgehouden zitplaats vrij, en e-mailt de koper. Een betaalde bestelling wordt daarbij terugbetaald — het dialoogvenster toont eerst het bedrag.
- Verwijderen verwijdert een bestelling met zijn onderdelen permanent, maar wordt alleen aangeboden voor bestellingen waarbij geen geld is ontvangen (gratis of nooit betaald). Een betaalde bestelling wordt in plaats daarvan geannuleerd of terugbetaald, zodat het dossier bewaard blijft.
Goed om te weten
- Een ticket zonder genoemde deelnemer verschijnt nog steeds als rij, aangeduid als naamloos, zodat het aantal altijd klopt met wat is betaald.
- Opnieuw verzenden en de acties voor inchecken in bulk gelden alleen voor bevestigde bestellingen — die gaan uit van een betaald, geldig ticket.
- Inchecken in bulk volgt de regels van de deur: een ticket dat als no-show is gemarkeerd, wordt overgeslagen (scan het bij de deur of gebruik Geavanceerd inchecken), en als de locatie een capaciteit heeft, stopt het met toelaten zodra zoveel mensen binnen zijn. Een bestelling waarbij niets kon worden toegelaten, telt als overgeslagen.
- Bestellingen die bij het afrekenen zijn verlaten (een geweigerde kaart, een verlaten 3-D Secure-stap) zijn geen bestellingen en verschijnen hier nooit.
- Teamleden hebben de bevoegdheid nodig om boekingen te bekijken om de lijst te zien, en een aparte bevoegdheid om die te exporteren.
Problemen oplossen
- Export heeft minder rijen dan ik verwachtte — de export volgt uw huidige tabblad, zoekopdracht en datumfilters. Wis die eerst voor alles.
- Geen Bericht-link op een rij — die boeking heeft geen gekoppeld account (een gastbestelling), dus er is niemand om een gesprek mee te openen.
- Een goedgekeurde bestelling staat nog als onbetaald — goedkeuring en betaling zijn aparte stappen bij evenementen met een betaallink. Stuur de link of markeer hem als betaald.
- Opnieuw verzenden of Inchecken in bulk ontbreekt — u bent niet op het tabblad Bevestigd, of uw rol omvat die bevoegdheid niet.
- Inchecken meldde bestellingen als overgeslagen — elk ticket erin was al binnen, als no-show gemarkeerd, of de locatie had zijn capaciteit bereikt.