Evenementherinneringen
Handleiding voor organisatoren
4 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Met Evenementherinneringen verstuurt u een geplande e-mail en/of melding in de app naar bezoekers, personeel of beide, gerekend vanaf het begin of het einde van uw evenement — handig voor last-minute logistiek of een korte bedankmail. U vindt het onder Marketing → Communicatie met bezoekers, op het tabblad Herinneringen. Voor een volledige, ontworpen nazorgmail met foto’s en een poll, gebruikt u in plaats daarvan Nazorg na het evenement. Iedereen die het evenement kan bekijken, ziet de lijst; herinneringen maken en wijzigen vereist de machtiging om het evenement te bewerken.
Wat u hier kunt doen
- Maak een herinnering aan — kies wanneer deze wordt verstuurd, wie hem ontvangt en hoe.
- Bewerk een bestaande herinnering direct in de lijst, of stuur uzelf een testkopie.
- Schakel een herinnering in of uit zonder haar te verwijderen.
- Verwijder een herinnering.
- Zie wie hem heeft bereikt — nadat hij is verstuurd, toont een overzicht de aantallen voor e-mail en de app en een voorbeeld van ontvangeradressen.
Een herinnering plannen
- Kies een Moment: Uren van tevoren, Dagen van tevoren, Dag van het evenement of Uren na afloop.
- Voer de waarde in, bijvoorbeeld 24 voor „24 uur van tevoren“ — wordt genegeerd bij “dag van”.
- Kies de Doelgroep — Bezoekers, Personeel of Iedereen.
- Kies het Kanaal — E-mail, In de app of Beide.
- Schrijf het E-mailonderwerp en het Bericht in de editor. Zet Tickets van elke bezoeker bijvoegen aan als u de tickets erbij wilt.
- Klik op Herinnering opslaan. Onder Geplande herinneringen stuurt Stuur me een test eerst een kopie naar uw eigen adres.
De instellingen uitgelegd
- Waarde van het moment — accepteert 1 tot 720 (tot 30 dagen); verplicht bij elk moment behalve „dag van“.
- Doelgroep: Bezoekers — iedereen met een bevestigde boeking, rekening houdend met de e-mailvoorkeur voor herinneringen van elke accounthouder; gastboekingen zonder account ontvangen de herinnering altijd, omdat er geen voorkeur is om zich voor af te melden.
- Doelgroep: Personeel — elk actief teamlid voor dit evenement, plus u als organisator.
- Kanaal: Beide — verstuurt de e-mail en maakt ook een melding in de app aan met de teller in de meldingsbel.
- Tickets van elke bezoeker bijvoegen — elke bestelling krijgt haar eigen tickets bij de e-mail, vers gegenereerd met uw huidige ticketontwerp en sponsors. Personeel en andere ontvangers zonder bestelling krijgen de e-mail zonder tickets.
Goed om te weten
- Bezoekers krijgen automatisch een herinnering 24 uur voor het evenement. Als u zelf een herinnering voor bezoekers instelt voor 12 tot 36 uur (of 1 dag) van tevoren, vervangt die de automatische, zodat niemand er twee krijgt.
- Een herinnering wordt precies één keer verstuurd. Als u er na het versturen weer een aanzet, wordt hij niet opnieuw verstuurd — maak een nieuwe herinnering aan als u nog een ronde nodig heeft.
- Herinneringsmails gaan in een gelijkmatig tempo in plaats van allemaal tegelijk: standaard 200 per uur, wat u kunt wijzigen onder Instellingen → SMTP & e-mail → Tempo verzenden herinneringen. Ze zijn altijd klaar voordat het evenement begint, en gaan sneller als ze moeten.
- EventMann kan ook een eigen automatische herinnering 24 uur voor het evenement versturen. Die staat uit tenzij u hem aanzet onder Details en datums, en een eigen herinnering voor ongeveer hetzelfde moment vervangt hem. Die bevat hun tickets (dat schakelt u uit onder Details en datums) en uw evenementregels, die u eenmaal schrijft onder Details en datums → Evenementregels en wat u moet weten.
- Personeel en andere ontvangers zonder boeking krijgen een zelfstandige herinneringsmail in plaats van de tabelopmaak met tickets die bezoekers met een boeking zien.
Problemen oplossen
- Het overzicht van verzending toont 0 ontvangers — bij Bezoekers zijn er misschien nog geen bevestigde boekingen, of heeft iedereen zich afgemeld voor herinneringsmails; bij Personeel, controleer of teamleden als actief zijn gemarkeerd.
- Een herinnering is nooit verstuurd — ofwel is het begin- of eindmoment van het evenement al voorbij het venster van het moment, ofwel is hij al eerder één keer verstuurd (zie hierboven).
- Ik heb een herinnering bewerkt maar de oude tekst is toch verstuurd — wijzigingen gelden alleen voor runs die nog niet zijn verstuurd; een herinnering die al is verstuurd, wordt niet opnieuw verstuurd met de nieuwe tekst.