Vaste teams, leiders en het kernteam

Teams zijn de afdelingen van uw vereniging — Registratie, Muziek, Marketing, Sponsors, Zaalbeheer, Keuken — die van evenement tot evenement blijven bestaan. Een team heeft leiders, leden en een kern, en daarmee kan een leider het eigen onderdeel van een evenement runnen zonder in het werk van anderen te grijpen. U stelt ze in onder Groei → Vrijwilligers → Teams. Alleen u, als organisator, kunt teams aanmaken of wijzigen.

Wat u hier kunt doen

• Maak de teams aan waarmee u evenementen organiseert en kies wat hun leiders en leden bij een evenement mogen openen.
• Voeg mensen uit uw bestand toe aan een team, als leden, als leiders en als kernleden.
• Hernoem een team, wijzig de toegang, haal mensen uit het team of verwijder het team.

Leider, kern en lid

• Lid — hoort bij het team. Bij een evenement wordt de persoon in een team geplaatst wanneer u hem of haar uitnodigt of wanneer hij of zij via de link van een team meedoet.
• Leider — leidt het team bij elk evenement waarbij hij of zij helpt. Een leider werft mensen voor het team, bevestigt hen, plant de diensten en taken van het team en schrijft naar het team. Een leider ziet de volledige deelnemerslijst en het bestand, maar wijzigt alleen de eigen teams. Zie Vrijwilligersrollen en teamleiders.
• Kern — staat automatisch op elk evenement en ziet het volledige beeld van het team: onder Mijn Vrijwilligerswerk, onder Je teams, elke taak van het team bij de evenementen waarvoor de persoon bevestigd is, en een alleen-lezenweergave van de voorraad en paklijsten van het team. Een leider is altijd kern.

Dezelfde persoon kan in meerdere teams zitten. Bij een evenement is het hoofdteam een team dat hij of zij leidt, anders het eerste team waarin hij of zij kern is.

Een team toevoegen

1. Open Teams en klik op Team toevoegen.
2. Typ de Teamnaam. Elke naam kan maar één keer worden gebruikt.
3. Kies onder Leiders krijgen toegang tot wat een leider van dit team mag openen bij elk evenement waarbij hij of zij helpt, bijvoorbeeld Kassa voor de leiders van Registratie. Niets extra laat hen alleen de vrijwilligerstools.
4. Kies onder Leden krijgen toegang tot hetzelfde voor gewone leden, bijvoorbeeld Ingang / check-in. Leden krijgen die toegang alleen bij evenementen waarvoor dit hun team is.
5. Klik op Team aanmaken.

De keuzes zijn de rollen die u aan vrijwilligers bij een evenement kunt geven — Vrijwilligerscoördinatie, Kassa, Ingang / check-in, Locatiebeheer, Marketing, Financiën — en elke eigen rol die u heeft gemaakt. Wat elk opent, staat uitgelegd in Vrijwilligersrollen en teamleiders. De toegang werkt alleen bij de evenementen waaraan iemand helpt, en tot 30 dagen nadat die zijn afgelopen.

Mensen in een team plaatsen

Elk team heeft een eigen kaart met de mensen erin. Leiders staan bovenaan. Op de rij van een persoon tonen een badge Leider en een badge Kern de positie. Vink Leider of Kern aan en klik op Opslaan om dat te wijzigen, of klik op het kruisje om iemand uit het team te halen. Bovenaan op de kaart staan Mensen uit het bestand toevoegen en Bewerken, waarmee u het team hernoemt en de toegang wijzigt.

1. Klik op Mensen uit het bestand toevoegen om de lijst naast de pagina te openen.
2. Gebruik het zoekveld om mensen op naam, e-mailadres of vrijwilligersnummer te vinden en vink ze aan.
3. Vink als leiders aan als zij het team leiden, of als kernteam (op elk evenement) als zij op elk evenement moeten staan.
4. Klik op Aan team toevoegen. Er kunnen in één keer tot 500 mensen worden toegevoegd.

Het kernteam staat op elk evenement

Kernleden en leiders worden toegevoegd aan elk van uw evenementen dat nog niet is afgelopen, zodat u dezelfde vijftig mensen niet elke keer opnieuw hoeft uit te nodigen.

• Een leider wordt toegevoegd als bevestigd, omdat hij of zij het team leidt. Hij of zij kan nog steeds terugtreden.
• Elk ander kernlid wordt toegevoegd als uitgenodigd en antwoordt via zijn of haar e-mail met Ja of Nee.
• Niemand krijgt een e-mail zolang het evenement een concept is. De uitnodigingen gaan uit wanneer het evenement voor het eerst wordt gepubliceerd, zodat een concept dat u verwijdert nooit iemand bereikt.
• Wanneer u iemand kern- of leider maakt, wordt die persoon in één keer aan al uw komende evenementen toegevoegd.
• Iemand die al bij een evenement hoort in welke status ook — afgewezen, verwijderd — wordt nooit opnieuw toegevoegd. Hun antwoord blijft staan.

Wat een kernlid kan doen

• Teamtaken — elke taak die u of een leider aan het team heeft gegeven, niet alleen hun eigen taken: ze zetten een taak verder (Openen, In behandeling, Geblokkeerd, Klaar), vinken de checklist af en schrijven opmerkingen. Ze kunnen geen taken toevoegen, verwijderen of opnieuw toewijzen; dat blijft bij u en de leiders van het team.
• Teamvoorraad — de items van het team met aantal, staat, wie elk item heeft of waar het is opgeslagen, de waarschuwing bij lage voorraad en de paklijst van het team voor hun komende evenementen. Ze kunnen items niet bewerken, niet aanvullen en geen aankopen registreren.
• Alleen hun eigen team: een kernlid van Zaalbeheer ziet niets van de taken of voorraad van Registratie. Een gewoon lid ziet alleen de taken die aan hem of haar zijn gegeven, zijn of haar dienst of het hele team.

Goed om te weten

• Iemand uit een team halen, of het kernteam verlaten, verwijdert hen niet van evenementen waarvoor zij al hebben toegezegd.
• Een team verwijderen houdt de mensen in uw bestand en op elk evenement. Alleen het team verdwijnt; de diensten en taken van het team worden “geen team” en de mensen tonen bij de evenementen geen hoofdteam meer.
• Alleen de organisator definieert teams. De toegang van een team geldt voor elk evenement, dus een evenementcoördinator die één evenement beheert, kan die niet instellen.
• Mensen die zich hebben afgemeld voor uw uitnodigingen worden overgeslagen wanneer het kernteam wordt toegevoegd.
• Elk team kan ook tussen de evenementen zijn eigen voorraad beheren; zie Teamvoorraad.

Problemen oplossen

• Een kernlid is niet uitgenodigd voor mijn nieuwe evenement — het evenement is nog een concept (zij worden uitgenodigd wanneer u publiceert), het evenement is geannuleerd of afgelopen, of de persoon heeft zich afgemeld voor uw uitnodigingen.
• Een leider kan het evenement niet openen — een leider heeft een bevestigde plek bij het evenement nodig, en een account op het e-mailadres in het bestand met een bevestigd e-mailadres.
• De teamnaam wordt geweigerd — u heeft al een team met die naam.

Zie ook

• Vrijwilligers
• Vrijwilligersrollen en teamleiders
• Vrijwilligers voor een evenement uitnodigen
• Gids voor teamleiders