Boekingsaanvragen afhandelen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Wanneer een organisator uw locatie wil huren, dient hij een boekingsaanvraag in met zijn data, het verwachte aantal gasten, en optioneel een pakket of afzonderlijke diensten. U beoordeelt deze vanaf de pagina Boekingsaanvragen van de locatie en keurt goed, wijst af, of markeert deze later als voltooid. Er is hiervoor geen aparte overkoepelende inbox voor al uw locaties — open eerst de locatie via Mijn locaties, en dan de knop Boekingsaanvragen.
De levenscyclus
| Status | Betekenis | Wie kan dit wijzigen |
|---|---|---|
| In behandeling | Ingediend, wacht op uw antwoord | U: goedkeuren of afwijzen |
| Goedgekeurd | U heeft de aanvraag geaccepteerd en een prijs ingesteld | U: markeren als voltooid. Organisator: annuleren |
| Afgewezen | U heeft deze afgewezen | Definitief — geen verdere actie |
| Geannuleerd | De organisator heeft een aanvraag in behandeling of goedgekeurde aanvraag ingetrokken | Alleen organisator |
| Voltooid | U heeft een goedgekeurde boeking als afgerond gemarkeerd | Definitief — maakt een organisatorreview mogelijk |
Let op deze leemte: zodra u een aanvraag goedkeurt, kunt u deze daarna niet meer zelf afwijzen of weigeren — de enige overgebleven opties zijn deze als Voltooid markeren, of de organisator die annuleert. Keur zorgvuldig goed.
Een aanvraag ontvangen
Een organisator vult de gevraagde data in (de startdatum moet vandaag of later zijn), optioneel een link naar een van zijn eigen aankomende evenementen, optioneel een pakket of een keuzelijst van uw afzonderlijke diensten met aantallen, en een vrij tekstbericht. Indienen controleert nog steeds niet uw kalender en blokkeert de aanvraag niet — een aanvraag kan binnenkomen voor een datum die u al heeft geblokkeerd of al aan iemand anders heeft bevestigd — maar als die data al botsen met een blokkade, een al geplande gebeurtenis, of een andere goedgekeurde boeking, krijgt de organisator direct na het indienen een waarschuwing te zien die de botsing benoemt, zodat hij het meestal eerder weet dan u.
Er wordt u ook geen e-mail of melding gestuurd wanneer er een aanvraag binnenkomt. De enige signalen zijn het aantal in behandeling op uw Dashboard als locatie-eigenaar en de aanvraag zelf in de lijst Boekingsaanvragen van die locatie — controleer beide regelmatig in plaats van te wachten tot u het verteld wordt.
Beoordelen en reageren
- Open de lijst Boekingsaanvragen van de locatie; filter indien nodig op status.
- Open een aanvraag om de naam en het e-mailadres van de organisator, de aangevraagde data, het gekoppelde evenement (indien aanwezig), het verwachte aantal gasten, zijn bericht, en de aangevraagde diensten met een lopend totaal te zien.
- Controleer voor de zekerheid beide beschikbaarheidskalenders voor dezelfde data — het goedkeuren zelf is beveiligd (zie hieronder), maar het volledige beeld zien helpt u te kiezen tussen twee aanvragen die u anders elk afzonderlijk zou kunnen goedkeuren.
- Aanvraag goedkeuren — bewerk de Totaalprijs (vooraf ingevuld op basis van de aangevraagde diensten, maar vrij bewerkbaar), stel eventueel een Aanbetalingsbedrag in, voeg een Antwoordbericht toe, en verzend.
- Aanvraag afwijzen — leg eventueel uit waarom; dit is alleen beschikbaar zolang de aanvraag nog In behandeling is.
- Zodra de aanvraag Goedgekeurd is, verschijnt een knop Markeren als voltooid — hier zit geen datumcontrole achter, dus u kunt deze op elk moment na goedkeuring gebruiken, ook voordat de geboekte data daadwerkelijk zijn verstreken.
Dubbele boekingen: wat EventMann wel en niet voorkomt
- Blokkeert niet het indienen voor een datum die u heeft geblokkeerd of waar u al ergens anders aan gebonden bent — de organisator kan de aanvraag nog steeds versturen, al wordt hij daarbij gewaarschuwd voor de botsing.
- Controleert wel op een botsing op het moment dat u op Goedkeuren klikt — tegen uw handmatige blokkades, tegen elke gebeurtenis die al op de locatie is gepland, en tegen elke andere boekingsaanvraag die u al heeft goedgekeurd. Als de data overlappen, wordt de goedkeuring geweigerd en krijgt u te horen waarmee het botst, zodat u deze aanvraag kunt afwijzen of eerst de andere kant kunt oplossen.
- Wijst niet automatisch af en markeert geen andere aanvragen in behandeling voor dezelfde data zodra u er één goedkeurt — u komt dit pas te weten wanneer u probeert een van de andere goed te keuren, aangezien daar de controle plaatsvindt.
- Geeft u wel het ruwe materiaal om ook vooraf handmatig te controleren: de kalender per locatie (uw eigen gehoste evenementen en handmatige blokkades) en de sidebar Kalender (elke aanvraag in behandeling, goedgekeurd en voltooid over al uw locaties, plus blokkades).
Waar goedkeuren u daadwerkelijk aan verbindt
Het goedkeuren van een aanvraag activeert geen incasso, factuur of Stripe-transactie — EventMann verwerkt geen betalingen voor locatieboekingen. De Totaalprijs en het Aanbetalingsbedrag die u invoert zijn bedragen die beide partijen kunnen zien, geen betalingsopdracht; u en de organisator regelen en bevestigen de daadwerkelijke betaling onderling. Een aanbetaling kan worden getoond als Betaald zodra deze is vastgelegd, maar niets op deze schermen laat u dit momenteel zelf instellen, dus beschouw het als informatief in plaats van een actuele betaaltracker.
Goed om te weten
- Alleen de organisator kan een aanvraag annuleren, en alleen zolang deze In behandeling of Goedgekeurd is; u heeft geen gelijkwaardige actie om "mijn goedkeuring in te trekken".
- Zodra een boeking de status Voltooid bereikt, kan de organisator een review achterlaten; als die er is, kunt u er één keer op reageren vanaf hetzelfde detailscherm van de aanvraag.
- Het verwijderen van de locatie verwijdert permanent elke boekingsaanvraag die eraan gekoppeld is — in behandeling, goedgekeurd of voltooid — samen met de bijbehorende reviews, zonder mogelijkheid tot herstel. Doe dit alleen als u het zeker weet, en nooit als manier om een ongewenste aanvraag "op te ruimen"; wijs deze in plaats daarvan af.
Problemen oplossen
- Ik heb een aanvraag goedgekeurd, maar de organisator heeft nog niets betaald — te verwachten; goedkeuren legt een prijs vast, het int er geen. Regel de betaling rechtstreeks met de organisator.
- Twee overlappende aanvragen voor hetzelfde weekend staan allebei In behandeling — te verwachten; niets weerhoudt twee mensen ervan dezelfde data aan te vragen. Keur de aanvraag goed die u wilt, en wijs de andere vervolgens af — deze ook goedkeuren wordt nu geweigerd als botsing.
- Aanvraag goedkeuren weigert met een botsingsmelding — de locatie is al gebonden voor die data, tegen een handmatige blokkade, een geplande gebeurtenis, of een andere goedgekeurde boeking; de melding benoemt welke. Wijs deze aanvraag af, of maak eerst de andere kant vrij (annuleer of voltooi deze), en probeer het opnieuw.
- De knoppen Goedkeuren/Afwijzen zijn verdwenen bij een aanvraag — deze is niet meer In behandeling; zodra Goedgekeurd, blijft alleen Markeren als voltooid voor u beschikbaar.
- Ik ben nooit op de hoogte gesteld van een nieuwe aanvraag — hiervoor bestaat geen e-mail of melding; controleer het aantal in behandeling op uw Dashboard, of rechtstreeks de lijst Boekingsaanvragen van de locatie.