Boekingsverzoeken afhandelen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Een boekingsverzoek is de aanvraag van een organisator om uw locatie te huren voor een datumbereik, eventueel voor een van zijn evenementen en met een pakket en diensten. U beantwoordt het via Mijn locaties → de locatie → Boekingsverzoeken. Dit artikel volgt een verzoek van het formulier van de organisator tot de voltooide boeking, en legt uit hoe een goedgekeurd verzoek het evenement van de organisator aan uw locatie koppelt.
Wat u hier kunt doen
- Bekijk elk verzoek voor een locatie, filter op status en lees het bericht van de organisator.
- Keur een verzoek goed met een definitieve prijs, een aanbetaling en een bericht — of wijs het af.
- Leg de aanbetaling vast en markeer de boeking als voltooid na het evenement.
Wat de organisator stuurt
Organisatoren vinden uw locatie onder Locaties → Locaties doorzoeken in hun paneel, of op uw openbare pagina, en klikken op Locatie boeken. Het formulier Locatie aanvragen vraagt om:
- Vanaf datum en Tot datum (verplicht; het begin mag niet in het verleden liggen, het einde moet na het begin liggen).
- Koppelen aan evenement (een van hun komende evenementen) en Verwachte gasten.
- Een pakket of losse diensten met aantallen, en een Bericht aan locatie van maximaal 3.000 tekens.
De organisator klikt op Boekingsaanvraag indienen. Het verzoek wordt aangemaakt als In behandeling, en u krijgt een melding in de bel en, als uw voorkeur Boekingsaanvragen voor locaties aan staat, een e-mail. Overlappen de data met iets dat al geblokkeerd of geboekt is, dan ziet de organisator een waarschuwing, maar het verzoek komt toch bij u.
Een verzoek beantwoorden
- Open Boekingsverzoeken voor de locatie. Drie kaarten tonen In behandeling, Goedgekeurd en Totaal aantal verzoeken. De tabbladen (Alle, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen, Geannuleerd en Voltooid) filteren de lijst.
- Elke kaart toont de organisator, de status, de data, het gekoppelde evenement, het verwachte aantal gasten, de eerste 200 tekens van het bericht en het totaalbedrag.
- Klik op Details bekijken om alles te lezen en de prijs en aanbetaling in te stellen — dit is de betere route, zie Locatieprijzen.
- Voor een snel antwoord gebruikt u de knoppen op een kaart in behandeling: Aanvraag goedkeuren keurt het verzoek meteen goed; Aanvraag afwijzen opent de pagina van het verzoek bij het afwijsformulier, zodat u de organisator kunt vertellen waarom.
- Wanneer een goedgekeurde boeking heeft plaatsgevonden, klikt u op Markeer als voltooid.
Wat elke actie doet
| Actie | Resultaat |
|---|---|
| Aanvraag goedkeuren | Status Goedgekeurd. De data worden eerst gecontroleerd: als ze overlappen met een geblokkeerde periode, een evenement op de locatie of een ander goedgekeurd verzoek, wordt de goedkeuring geweigerd en noemt het bericht de botsing. De organisator krijgt een e-mail en een melding in de bel. Als het verzoek een evenement noemt dat nog geen locatie heeft, wordt uw locatie aan dat evenement toegewezen. Vanuit de lijst wordt het verzoek goedgekeurd met het gevraagde totaal en zonder aanbetaling; open de details om die te wijzigen. |
| Aanvraag afwijzen | Status Afgewezen. De organisator wordt op de hoogte gebracht. U wijst af op de pagina van het verzoek, waar de reden die u schrijft in de e-mail aan de organisator komt. |
| Markeer aanbetaling ontvangen | Alleen bij een goedgekeurd verzoek met een aanbetalingsbedrag. Legt de datum vast; Markeer aanbetaling niet ontvangen maakt dat ongedaan. |
| Markeer als voltooid | Alleen bij een goedgekeurd verzoek. Status Voltooid. De organisator kan de locatie dan beoordelen, en de beoordeling verschijnt onder Beoordelingen. |
Als de organisator annuleert
Een organisator kan een verzoek in behandeling of een goedgekeurd verzoek annuleren vanuit zijn lijst Mijn locatieverzoeken met de knop Annuleren. De status wordt Geannuleerd, u wordt op de hoogte gebracht, en als dat verzoek de reden was waarom het evenement aan uw locatie gekoppeld was, wordt de koppeling verwijderd, zodat de data weer vrij zijn.
Hoe het evenement aan uw locatie wordt gekoppeld
Aan de kant van de organisator toont de pagina Locatie en zitplaatsen van het evenement de locatie met een link naar het verzoek. De lijst met locaties op die pagina bevat de eigen locaties van de organisator en elke locatie waarvoor een van zijn verzoeken is goedgekeurd — uw goedkeuring maakt uw zaal dus selecteerbaar voor hem. Van daaruit kan hij ook Indeling klonen gebruiken om uw zitindeling te kopiëren (zie Plattegronden en indelingen).
Goed om te weten
- Organisatoren kunnen alleen locaties vinden die goedgekeurd en actief zijn, dus verzoeken komen normaal alleen voor die locaties binnen.
- De detailpagina van het verzoek toont de naam en het e-mailadres van de organisator, zodat u buiten EventMann contact kunt opnemen.
- Alleen verzoeken in behandeling kunnen worden goedgekeurd of afgewezen; alleen goedgekeurde verzoeken kunnen worden voltooid. Een afgewezen verzoek kan niet worden heropend — vraag de organisator een nieuw verzoek te sturen.
- Als een organisator een pakket heeft gekozen, toont de details dat onder Aangevraagd pakket; het totaal is dat pakket plus de losse diensten.
- Goedkeuren en afwijzen zijn definitief voor het verzoek. Wijzigingen na goedkeuring (een nieuwe prijs, andere data) maakt u rechtstreeks met de organisator af.
Problemen oplossen
- “Goedkeuren niet mogelijk — de locatie is al bezet voor die data” — de tekst tussen haakjes noemt wat in de weg staat: de reden van een geblokkeerde periode, een evenementtitel of een andere organisator. Verwijder de blokkade, of wijs een van de verzoeken af.
- U heeft geen e-mail ontvangen — controleer Boekingsaanvragen voor locaties in uw meldingsvoorkeuren. De melding in de bel wordt altijd aangemaakt.
- De organisator zegt dat de locatie niet selecteerbaar is voor zijn evenement — het verzoek moet Goedgekeurd zijn, en voor die organisator zijn.
- Markeer aanbetaling ontvangen ontbreekt — het verzoek heeft geen aanbetalingsbedrag. Stel er een in wanneer u goedkeurt.