Een ledenlijst importeren

Als u uw vereniging al via een spreadsheet beheert, kunt u die lijst laden in plaats van iedereen opnieuw te laten kopen. Open Groei → Lidmaatschap, kies het tabblad Leden en klik op Een ledenlijst importeren (die staat ook op het tabblad Instellingen). U ziet eerst precies wat er zou gebeuren; er wordt niets geschreven tot u bevestigt.

Het bestand voorbereiden

• Een CSV-bestand met deze kolommen: name, email, plan, starts_at, expires_at, member_id. Alleen name en email zijn verplicht.
• plan moet exact overeenkomen met de naam van een van uw abonnementen (hoofdletters maken niet uit). Laat het leeg om het abonnement te gebruiken dat u op de pagina kiest.
• starts_at en expires_at zijn datums zoals 2026-01-01. Zonder beide krijgt het lid het seizoen van het abonnement als dat er een heeft, anders een termijn van vandaag af. Met alleen een startdatum loopt de termijn vanaf die datum; met alleen een einddatum begint de termijn nu. De einddatum moet na de startdatum liggen.
• member_id is optioneel. Lege cellen krijgen het volgende nummer in uw reeks; een nummer dat u opgeeft, mag nog niet in gebruik zijn.
• Maximaal 5.000 rijen. Gebruik Download de sjabloon om te beginnen met een correct bestand.

Hoe importeert u

1. Open de importpagina en klik indien nodig op Download de sjabloon. Maak eerst minstens één abonnement aan — een geïmporteerd lid moet iets bezitten.
2. Kies het Abonnement dat geldt voor elke rij die er geen noemt.
3. Kies uw CSV-bestand.
4. Klik op Het bestand controleren.

Controleren voordat er iets wordt geschreven

De pagina toont nu elke rij met het regelnummer, het lid, het abonnement, de einddatum en een status. De drie tellers boven de lijst tonen hoeveel rijen worden toegevoegd, hoeveel als duplicaat worden overgeslagen en hoeveel als ongeldig.

1. Kies opnieuw een bestand als u het wilt corrigeren en opnieuw wilt controleren.
2. Zal worden toegevoegd telt de rijen met status Klaar.
3. Een Duplicaat-rij wordt overgeslagen: hetzelfde adres twee keer in het bestand, iemand die al actief lid is, of een ledennummer dat al in gebruik is. De reden staat ernaast.
4. Een Ongeldig-rij wordt overgeslagen: geen naam of geen geldig e-mailadres, een onbekende abonnementsnaam, of een datum die niet gelezen kan worden.
5. Als het er goed uitziet, klikt u op Importeer 2 leden (de knop toont het werkelijke aantal).

Wat er gebeurt als u bevestigt

• De leden zijn meteen actief, zodat de ledenlijst, het openbare aantal en de voordelen direct kloppen. Ze worden gemarkeerd als geïmporteerd; er wordt geen geld overgemaakt en er wordt geen factuur aangemaakt.
• Elk geïmporteerd lid krijgt een e-mail. Iemand zonder account krijgt er een aangemaakt, plus een link om een wachtwoord te kiezen. Iemand die al een account heeft, krijgt het verzoek om in te loggen; voor een bestaand account wordt geen wachtwoordlink verstuurd.
• Het resultaat laat zien hoeveel leden er zijn geïmporteerd en hoeveel er een e-mail hebben gekregen.
• Het geüploade bestand wordt verwijderd zodra het is gebruikt, omdat een ledenlijst persoonsgegevens bevat.

Goed om te weten

• Als u de pagina verlaat tussen controleren en importeren, is het gecontroleerde bestand mogelijk niet meer beschikbaar. Upload het dan opnieuw.
• Bij het controleren wordt niemand gemaild; alleen de definitieve bevestiging verstuurt e-mails.
• Dezelfde persoon kan niet twee keer worden geïmporteerd zolang het lidmaatschap actief is.

Problemen oplossen

• “Het bestand heeft geen kolom ‘email’.” De koprij moet name en email bevatten. Exporteer opnieuw als CSV uit uw spreadsheet.
• “Het bestand kon niet worden gelezen.” Sla het op als CSV (UTF-8) en probeer het opnieuw.
• Iedereen is een duplicaat. Zij hebben al een actief lidmaatschap bij u.
• Een geïmporteerd lid kan niet inloggen. Zij hadden al een account, dus kregen ze te horen in te loggen met hun bestaande wachtwoord. Ze kunnen het resetten op de inlogpagina.

Zie ook

• Leden en ledennummers
• Lidmaatschapsabonnementen
• Lidmaatschappen