Diensten en het vrijwilligersrooster
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Het tabblad Diensten is het vrijwilligersrooster van een evenement: wat moet er gedaan worden, wanneer, waar en door hoeveel mensen, en wie is ingeroosterd. Het staat los van het personeelsrooster onder Personeel beheren, omdat vrijwilligers onbetaald werken en nooit via de salarisadministratie lopen. Open het evenement en ga naar Team & partners → Vrijwilligers → Diensten. Alle tijden zijn in de eigen tijdzone van het evenement, die bovenaan de pagina staat vermeld.
Wat u hier kunt doen
- Voeg de plekken toe waarvoor u mensen nodig heeft, met een locatie en het aantal benodigde personen.
- Zet bevestigde vrijwilligers op een dienst, een of meerdere tegelijk.
- Check mensen vanuit het rooster in en uit, voor degenen die dat niet zelf kunnen.
- Laat vrijwilligers zelf diensten kiezen en weer teruggeven.
- Zie in één oogopslag welke diensten vol zijn: 8 van 8 is groen, 2 van 3 is oranje.
Een dienst toevoegen
- Klik op Een dienst toevoegen om het formulier te openen.
- Typ bij Wat waar het om gaat, bijvoorbeeld “Registratiebalie”.
- Kies het Team waartoe de dienst behoort. Een teamleider moet een van zijn eigen teams kiezen; u mag het leeg laten, dan is het een dienst voor iedereen.
- Stel Start en Eindigt in. Ze beginnen met de starttijd van het evenement en drie uur later; het einde moet na het begin liggen.
- Voeg eventueel Waar en wat Details toe. Stel Aantal nodig in, tussen 1 en 500.
- Klik op Dienst toevoegen.
Het rooster lezen
Elke dienst is een kaart met de titel en het teamlabel, het aantal bezette plekken en per vrijwilliger een regel met hun status: Niet ingecheckt, Ingecheckt 17:02, of het tijdstip van uitchecken met de gewerkte uren. Inchecken markeert iemand als aanwezig; daarna staat dezelfde link op Uitchecken; bij een derde klik staat er Opnieuw openen voor iemand die per ongeluk is uitgecheckt. Eraf halen verwijdert iemand van de dienst. Bewerken wijzigt de dienst of verwijdert hem. Als een dienst nog vrije plekken heeft, zet Mensen indelen er meer mensen op.
Mensen op een dienst zetten
Onder de lijst met mensen opent Mensen indelen (N plekken over) een keuzelijst met bevestigde vrijwilligers. Die verschijnt alleen zolang de dienst vrije plekken heeft.
- Klik op Mensen indelen — de knop toont hoeveel plekken er nog over zijn.
- Zoek op naam, team of vaardigheid en vink de mensen aan. Een teamleider ziet alleen de mensen van zijn eigen teams.
- Klik op Aan dienst toevoegen.
De pagina laat zien hoeveel mensen zijn toegevoegd. Iemand wordt overgeslagen als die al op de dienst staat, als die op een andere dienst van dit evenement staat die overlapt in de tijd, of als de dienst inmiddels vol is — twee coördinatoren die tegelijk de laatste plekken vullen, kunnen nooit allebei slagen. Iedereen die is toegevoegd krijgt een e-mail, en ongeveer een dag voor de dienst begint krijgen ze eenmalig een herinnering.
De instellingen uitgelegd
- Aantal nodig — kan niet lager worden ingesteld dan het aantal mensen dat al op de dienst staat. Haal eerst iemand eraf.
- Team — wordt getoond als label, bepaalt welke teamleider de dienst mag wijzigen, en welke vrijwilligers zichzelf erop mogen zetten.
- Dienst verwijderen — in het paneel Bewerken van de dienst. De vrijwilligers erop worden eraf gehaald.
- Vrijwilligers kiezen zelf hun diensten en Dienst teruggeven tot — op het tabblad Instellingen, zie Werven met deelnamelinks, aanmelding en gekopieerde opzetten.
Goed om te weten
- Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen op diensten worden gezet. Als de keuzelijst meldt dat nog niemand bevestigd is, bevestig dan eerst mensen onder Mensen.
- Vrijwilligers checken zichzelf in via Mijn vrijwilligerswerk. Inchecken kan een uur voor de dienst begint en sluit wanneer de dienst eindigt; er is dus geen inchecken voor een dienst die voorbij is, en uitchecken vereist eerst een inchecking.
- Uren worden geteld van inchecken tot uitchecken. Een dienst waarop is ingecheckt maar nooit is uitgecheckt, telt niet mee totdat u hem sluit met Uitchecken hier.
- Iemand op het rooster zetten stuurt hem een e-mail. Een dienst verplaatsen of verwijderen stuurt geen nieuwe e-mail; laat het hen weten met een bericht.
- Diensten met een team en taken met een team zijn ook wat een teamleider ziet op zijn draaiboek en in de Live-weergave.
Problemen oplossen
- “Staat al op een andere dienst op dat moment” — elke persoon kan tegelijk één dienst hebben. Verkort een dienst of kies een andere persoon.
- Niemand om uit te kiezen — iedereen die bevestigd is, staat al op de dienst, of (voor een teamleider) niemand in uw teams is nog bevestigd.
- Het aantal kan niet worden verlaagd — de dienst heeft al meer mensen; haal eerst een aantal eraf.
- De uren kloppen niet — controleer de dienst op ontbrekende uitcheckingen; gebruik Uitchecken of Opnieuw openen bij de regel.