Virtuele & hybride evenementen
Handleiding voor organisatoren
3 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Configureer een livestream- of online-deelnameoptie voor een evenement, bij Beheren → Details en datums → Virtueel evenement. Dit werkt naast een fysieke locatie — het evenementtype hoeft niet te worden aangepast om dit in te schakelen.
Wat u hier kunt doen
- Het platform configureren — Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo, of Aangepast/Anders.
- Go Live en End Stream — markeren het werkelijke start-/eindtijdstip en de status van de sessie.
- Deelnemersaantal beperken — een optioneel maximumaantal virtuele deelnemers.
- Een opname publiceren achteraf, door een opname-URL toe te voegen.
- Aanwezigheidsstatistieken bekijken zodra mensen zijn aangesloten.
Hoe u een virtuele sessie instelt
- Kies een Platform.
- Vul in wat van toepassing is op dat platform: Meeting/Join URL, Meeting ID, Meeting Password, Stream Key, of Embed URL — geen enkel veld is verplicht, maar deelnemers hebben minstens de join-URL of een embed-URL nodig om daadwerkelijk binnen te komen.
- Sla de configuratie op.
- Klik vlak voordat de sessie begint op Go Live; klik op End Stream als deze is afgelopen.
- Voeg achteraf een Recording URL toe om een herhaling beschikbaar te maken.
De instellingen uitgelegd
- Meeting/Join URL — de directe link die deelnemers gebruiken om deel te nemen (bijvoorbeeld een Zoom-link). Als dit leeg blijft, wordt in plaats daarvan de Embed URL gebruikt.
- Meeting ID / Meeting Password — getoond aan deelnemers naast de deelnamelink, voor platforms die deze nodig hebben.
- Stream Key — voor streamingopstellingen in de stijl van YouTube/Vimeo.
- Embed URL — een insluitbare spelerlink (bijvoorbeeld een YouTube-embed), rechtstreeks getoond op de virtuele evenementpagina van de deelnemer.
- Recording URL — eenmaal ingesteld, kunnen deelnemers met een bevestigde boeking deze na afloop van het evenement bekijken.
- Max Virtual Attendees — laat dit leeg voor onbeperkt.
Ervaring van de deelnemer
- Alleen mensen met een bevestigde boeking voor het evenement kunnen de virtuele ruimte of de opname openen — iedereen anders wordt geweerd, ook als ze zijn ingelogd. De organisator en beheerders kunnen dit altijd bekijken.
- Aansluiten en verlaten wordt automatisch bijgehouden (inclusief apparaattype — desktop, mobiel of tablet), wat de aanwezigheidsstatistieken voedt: totaal aangesloten, momenteel kijkend, piek gelijktijdig, en gemiddelde kijktijd.
Goed om te weten
- De statusbadge van de stream toont wat er is aangeklikt, niet wat er werkelijk gebeurt op Zoom/YouTube/enz. — vergeten om op End Stream te klikken laat het evenement gemarkeerd staan als Live.
- Het configureren van een virtuele sessie vereist niet dat het type evenement wordt gewijzigd — het werkt op dezelfde manier, ongeacht of het evenement volledig virtueel is of een fysiek evenement met een online optie ernaast.
Problemen oplossen
- Deelnemer krijgt een 404 / toegang geweigerd bij het deelnemen — de boeking is nog niet bevestigd (betaling in behandeling of wacht op goedkeuring), of de virtuele sessie is helemaal niet geconfigureerd.
- Opnamelink werkt niet voor deelnemers — er is nog geen Recording URL ingesteld, of de boeking is nog steeds niet bevestigd.
- Aanwezigheidsstatistieken tonen niets — nog niemand heeft via de link naar de virtuele ruimte deelgenomen; statistieken worden pas gevuld zodra deelnemers daadwerkelijk aansluiten.