Virtuele & hybride evenementen
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Een evenement kan online worden gehouden, of in een zaal met een online publiek. U zet het evenement op online via Details en datums, en bereidt de stream of vergadering voor op het tabblad Virtueel evenement ernaast (Manage → Eventinrichting → Details en datums → Virtueel evenement).
Online, hybride en fysiek
- Alleen online — zet op Details en datums de optie Online evenement aan. De locatievelden worden verborgen en een stream- of vergader-URL is verplicht. De evenementpagina toont “Online evenement” en “Link na registratie gedeeld” in plaats van een adres.
- Hybride — kies het evenementtype Hybride in de wizard. Die vraagt om de fysieke locatie en om een Stream- / vergader-URL, die verplicht is, en het evenement wordt als online gemarkeerd.
- Fysiek — laat Online evenement uit. Een fysiek evenement heeft geen deelnamelink; wanneer u een evenement van online terugzet naar fysiek, wordt de oude link gewist.
Overschakelen tussen online en fysiek, of het wijzigen van de link, is een materiële wijziging: tickethouders worden op de hoogte gesteld, net als bij een nieuwe datum. Zie Details en datums.
De stream instellen
- Open het tabblad Virtueel evenement en kies het Platform: Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo of Aangepast / Overig.
- Vul in wat van toepassing is: Meeting- / deelname-URL, Meeting-ID, Meetingwachtwoord, Streamsleutel en Insluit-URL. Geen daarvan is verplicht, maar bezoekers hebben minstens een deelname-URL of een insluit-URL nodig om binnen te komen.
- Stel eventueel Max. virtuele bezoekers in — een plafond voor het aantal kijkers op hetzelfde moment. Leeg betekent geen limiet.
- Klik op Configuratie opslaan.
- Wanneer de sessie begint, klikt u bovenaan op Live gaan; wanneer de sessie voorbij is, klikt u op Stream beëindigen. De kaart toont de status (Nog niet gestart, Live, Beëindigd) met de starttijd, eindtijd en duur.
- Voeg daarna een Opname-URL toe om een herhaling aan te bieden.
De instellingen uitgelegd
- Meeting- / deelname-URL — de directe link, bijvoorbeeld een Zoom-link. Voor YouTube en Vimeo wordt die gebruikt wanneer geen insluit-URL is ingesteld.
- Insluit-URL — een insluitbare spelerlink, die direct op de kijkpagina wordt getoond (YouTube en Vimeo).
- Meeting-ID / wachtwoord — voor platforms die die nodig hebben. De Streamsleutel is voor uw eigen streamingsoftware en wordt in de configuratie bewaard.
- Opname-URL — zodra die is ingesteld, kunnen bevestigde tickethouders de herhaling bekijken.
- Max. virtuele bezoekers — wanneer dit aantal mensen kijkt, krijgt de volgende te horen dat de limiet is bereikt en kan hij het over enkele minuten opnieuw proberen. Mensen die het evenement beheren, worden nooit geweigerd.
Wat bezoekers zien
- De kijkpagina is alleen voor ingelogde personen en staat open voor mensen met een bevestigde bestelling voor het evenement en voor uw team. Zij ziet de speler (YouTube en Vimeo) of een knop om de vergadering te openen (Zoom en Teams), en een melding dat de stream niet is gestart totdat u op Live gaan klikt.
- Deelnemen en verlaten worden geregistreerd (met het apparaattype). Dat stuurt het aantal live kijkers op de kijkpagina en de bezoekerslimiet aan. Er is nog geen aanwezigheidsrapport.
- Na het evenement wordt, als u een Opname-URL heeft ingesteld, een herhaling aangeboden.
Het adres van de kijkpagina is het adres van het evenement gevolgd door /virtual, met het nummer van het evenement: https://<uw site>/events/<nummer>/virtual, waarbij het nummer hetzelfde is als in de adressen van uw eigen Manage-pagina’s. EventMann voegt deze link zelf niet toe aan tickets of herinneringsmails, dus stuur hem zelf naar uw bezoekers, bijvoorbeeld in een aankondiging of een aangepaste herinnering.
Goed om te weten
- De status weerspiegelt wat u heeft aangeklikt, niet wat er op Zoom of YouTube gebeurt. Als u vergeet op Stream beëindigen te klikken, blijft het evenement als Live gemarkeerd.
- De vergaderlink wordt niet gepubliceerd in de broncode van de evenementpagina of in agendabestanden; die verwijzen naar de evenementpagina.
- Het instellen van een stream vereist geen speciaal evenementtype, dus een fysiek evenement kan ook een online publiek hebben.
Problemen oplossen
- Een bezoeker krijgt “verboden” bij het openen van de pagina — hij is niet ingelogd, of zijn bestelling is nog niet bevestigd (wacht op betaling of goedkeuring).
- “Dit virtuele evenement heeft de bezoekerslimiet bereikt” — verhoog of wis Max. virtuele bezoekers, of vraag de persoon het zo dadelijk opnieuw te proberen.
- De opnamelink geeft een fout — er is geen Opname-URL opgeslagen, of de bestelling is niet bevestigd.