Het taakbord van het evenement
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Het taakbord is de planlijst van de organisator voor één evenement: alles wat moet gebeuren vóór, op en na de dag, met een prioriteit, een deadline, een starttijd, een eigenaar en, waar nodig, een andere taak waarop deze moet wachten. Open het evenement en kies onderaan het menu Beheer Taakbeheer. Het staat los van de vrijwilligerstaken, die het werk van het vrijwilligersteam zijn; het bord is waar u plant, en u kunt een taak van het bord overdragen aan een teamlid of aan een bevestigde vrijwilliger.
Wat u hier kunt doen
- Voeg taken toe met een titel, een categorie, een prioriteit, een vervaldatum en een starttijd.
- Pas kant-en-klare taken uit de sjablonenbibliotheek toe en laat de deadlines erop aansluiten.
- Wijs een taak toe aan uzelf, aan een teamlid of aan een bevestigde vrijwilliger.
- Laat een taak wachten op een andere taak, en houd een checklist en reacties bij.
- Houd de zes tellers in de gaten — totaal, openstaand, in behandeling, afgerond, geblokkeerd en achterstallig — en de algehele voortgangsbalk.
Een taak toevoegen
De rij bovenaan is een snelle invoer: een titel is genoeg.
- Typ de titel, bijvoorbeeld “Cateringorder bevestigen”.
- Stel eventueel Start in — de datum en tijd waarop het werk begint. Een taak met een starttijd verschijnt op het vrijwilligers-Draaiboek, en een vrijwilliger die eraan is toegewezen, krijgt ongeveer twee uur vooraf een herinnering.
- Kies de Categorie: Locatie & logistiek, Marketing & promotie, Productie & techniek, Leveranciersbeheer, Communicatie, Financiën & budget, Risicobeheer of Na het evenement.
- Klik op Meer details om een prioriteit (Hoog, Gemiddeld, Laag), een vervaldatum en een beschrijving in te stellen.
- Klik op Taak aanmaken. De taak begint als Openstaand, met prioriteit Gemiddeld tenzij u iets anders koos.
De kaarten bovenaan tellen de taken per status; klik op een ervan, zoals Geblokkeerd, om alleen die taken te zien, en de chips eronder filteren op categorie. Het tabblad Sjablonenbibliotheek opent de kant-en-klare taken en Taak toevoegen springt naar de snelle invoer.
Met een taakkaart werken
Elke kaart toont de prioriteit, de categorie, de starttijd, de vervaldatum en de status. Het ronde vakje markeert de taak als afgerond. Een grijze badge Wacht op verschijnt zolang de taak waarvan deze afhangt niet is afgerond. Een groene badge met de naam van een vrijwilliger laat zien aan wie hij is gegeven. Het eerste keuzemenu wijst toe, het tweede wijzigt de status tussen Openstaand, In behandeling en Geblokkeerd, en het potlood opent het bewerkformulier. Een vervaldatum in het verleden maakt de kaart rood en markeert hem als Achterstallig.
Een taak bewerken
- Klik op het potlood op de kaart.
- Wijzig de Taaktitel, de Categorie, de Prioriteit, de Vervaldatum en Start.
- Kies onder Wacht op een andere taak van dit evenement die eerst moet zijn afgerond. De kaart toont dan Wacht op die taak totdat die klaar is. Een taak kan niet op zichzelf wachten, en twee taken kunnen niet op elkaar wachten.
- Schrijf onder Checklist één item per regel; items die u ongewijzigd laat, behouden hun vinkje.
- Voeg een beschrijving toe en klik op Opslaan.
Een taak toewijzen
Het eerste keuzemenu op elke kaart heeft twee groepen. Team toont u (Ik (eigenaar)) en de leden van uw organisatorteam. Vrijwilligers toont de vrijwilligers die voor dit evenement bevestigd zijn.
- Een teamlid kan een taak alleen aannemen als zijn rol erbij past: een locatiemanager neemt locatie- en risicotaken, een financieel manager financiën, marketing marketing en communicatie, en de algemene personeelsrol alles. Een sjabloon uit de bibliotheek kan zijn eigen rol vermelden. Anders wordt u verteld welke rol u in plaats daarvan moet kiezen. Als eigenaar kunt u alles aannemen.
- Een teamlid dat een taak krijgt toegewezen, ontvangt een melding.
- Een vrijwilliger krijgt dezelfde e-mail “Nieuwe vrijwilligerstaak” als bij een vrijwilligerstaak en ziet de taak op Mijn vrijwilligerswerk, waar hij de status kan wijzigen, de checklist kan afvinken en kan reageren. Een taak heeft één persoon tegelijk; als u iemand anders kiest, wordt de eerste vervangen.
- Kies Niet toegewezen om de toewijzing te wissen.
De sjablonenbibliotheek gebruiken
- Klik op Sjablonenbibliotheek.
- Vink de taken aan die u wilt, één voor één of een hele categorie tegelijk met Alles selecteren.
- Klik op Geselecteerde sjablonen toepassen. De taken worden voor dit evenement aangemaakt.
De bibliotheek bevat kant-en-klare taken in de acht categorieën, elk met een prioriteit en een gebruikelijke doorlooptijd zoals “30 dagen vooraf”. Vervaldatums worden berekend vanaf de datum van het evenement. Als uw evenement dichterbij is dan de eigen doorlooptijd van de sjabloon, worden de deadlines samengedrukt zodat er geen in het verleden valt, en behouden ze hun volgorde. Taken na het evenement blijven na het evenement staan. Sjablonen die u al hebt toegepast, tonen een vinkje en kunnen niet nogmaals worden toegepast.
Goed om te weten
- Wie het bord mag gebruiken, wordt bepaald door de machtiging Taken: de organisator, locatiemanagers en vrijwilligerscoördinatoren hebben die, en u kunt die aanvinken in een aangepaste rol. Het is een aparte machtiging van het bewerken van het evenement.
- Een afgeronde taak toont wanneer hij klaar was. Het vinkje weer uitzetten zet hem terug op Openstaand.
- Het verwijderen van een taak vraagt eerst om bevestiging.
- Taken op het bord met een starttijd verschijnen op het Draaiboek, voor mensen die de machtiging Taken hebben.
- Als vrijwilligers zijn uitgenodigd maar niemand is bevestigd, meldt de pagina dat en verwijst naar Mensen; alleen bevestigde vrijwilligers verschijnen in de lijst.
Problemen oplossen
- “… kan geen …-taak aannemen” — de rol van het teamlid dekt de categorie niet. Kies een lid met de juiste rol, een personeelslid of een vrijwilliger.
- De vrijwilliger staat niet in de lijst — hij is nog niet bevestigd voor dit evenement.
- “Op die taak kan niet worden gewacht” — de taak hoort bij een ander evenement, of kiezen ervan zou twee taken op elkaar laten wachten.
- De deadlines van toegepaste sjablonen liggen te dicht op elkaar — het evenement is dichtbij, dus de doorlooptijden zijn samengedrukt om te passen.