Uitgaven
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Gebruik Geld → Uitgaven (de pagina heet Uitgaven & inkomsten) als doorlopend grootboek van geld in en uit dat geen ticketverkoop is: venuewaarborgen, drukwerk, apparatuur, sponsoring die u heeft ontvangen, donaties. Het is uw eigen boekhouding; bezoekers zien het nooit. Voor de winst- en verliesrekening van één evenement gebruikt u de eigen pagina van het evenement — zie Evenementomzet en evenementuitgaven.
Wat u hier kunt doen
- Inkomsten en uitgaven registreren, eventueel gekoppeld aan een evenement, met een referentie, notities en een bonnetje.
- Totalen zien voor inkomsten, uitgaven en nettosaldo, apart per valuta die u gebruikt.
- De lijst filteren op Alle boekingen, Inkomsten of Uitgaven.
Een post toevoegen
- Klik op Inkomsten toevoegen of Uitgave toevoegen. Het type is al gekozen, en u kunt het op het formulier wijzigen.
- Geef een titel, een categorie, de datum, het bedrag en de valuta op.
- Kies eventueel het evenement waar het bij hoort, voeg een beschrijving, uw eigen referentie (een factuur- of bonnummer) en notities toe, en voeg een bonnetje bij.
- Sla op. De post verschijnt bovenaan de lijst en de totalen worden bijgewerkt.
- Om een post later te wijzigen of te verwijderen, gebruikt u Bewerken of Verwijderen in de rij. De tabbladen Inkomsten en Uitgaven filteren de lijst; de kaart Nettosaldo is altijd het totaal van alles.
Op het formulier schakelt Type post tussen inkomsten en uitgaven, Titel geeft de post een naam, Categorie rubriceert hem, Bedrag neemt het cijfer over, Gekoppeld evenement koppelt hem aan één evenement en Bijlage bevat het bonnetje.
De instellingen uitgelegd
- Inkomstencategorieën: Ticketverkoop, Sponsoring, Merchandise, Donaties, Subsidies, Overig.
- Uitgavencategorieën: Venue, Apparatuur, Marketing, Personeel, Catering, Reizen, Verzekering, Logistiek, Vergunningen, Decor, Technologie, Overig.
- Gekoppeld evenement — laat leeg voor kosten van de hele organisatie (hosting, algemene marketing). Koppel het voor alles wat bij één evenement hoort, zodat het in de winst- en verliesrekening van dat evenement verschijnt.
- Bijlage — PDF, JPG, PNG, WebP, Word of Excel, tot 10 MB, privé opgeslagen. Alleen u kunt het openen, via de link Bestand bekijken op de rij. Een bonnetje vervangen of verwijderen wist het oude bestand meteen.
- Referentie — vrije tekst voor uw eigen factuur- of inkoopordernummer. EventMann controleert het niet.
Voorraadaankopen verschijnen hier ook
Wanneer u (of een teamleider van vrijwilligers) de aankoop van een inventarisitem registreert, bijvoorbeeld vier klapstoelen, maakt EventMann daarvoor een gewone uitgave aan: categorie Apparatuur (of Overig voor verbruiksgoederen), het aantal in de titel, het bonnetje als bijlage en, als u dat kiest, het evenement. Die telt dan mee in de uitgaven van uw evenement, net als elke andere kost. Een aankoop die een vrijwilliger uit eigen zak heeft betaald, blijft gemarkeerd als wachtend op terugbetaling tot u die onder Inventaris → Aankopen als terugbetaald markeert. De inventaris zelf wordt beschreven onder Vrijwilligers.
Goed om te weten
- Dit grootboek staat helemaal los van ticketverkoop. De totalen van de hele organisatie bevatten alleen wat u met de hand hebt ingevoerd; ticketinkomsten worden op de pagina Uitgaven & inkomsten van elk evenement opgeteld.
- Als u uw ticketverkoop ook zelf als inkomsten invoert, wordt die op die pagina dubbel geteld. Laat ticketverkoop aan EventMann over.
- Elke valuta krijgt een eigen rij totalen, zodat een euro-evenement en een pond-evenement nooit door elkaar lopen.
- Alleen het organisatoraccount kan deze pagina gebruiken.
Problemen oplossen
- Het nettosaldo lijkt verkeerd. Het is altijd inkomsten minus uitgaven over elke post, welk tabblad u ook open heeft, en het sluit ticketverkoop uit.
- Upload geweigerd. De limiet is 10 MB en het bestand moet een van de vermelde typen zijn. Sla het opnieuw op in een ondersteund formaat.
- Een oud bonnetje is weg. Het is vervangen of de post is verwijderd; er is geen herstel mogelijk.