Uitgaven bijhouden
Handleiding voor organisatoren
3 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Gebruik Financiën → Uitgaven (op de pagina zelf aangeduid als Uitgaven & inkomsten) om een lopend overzicht bij te houden van geld dat binnenkomt en uitgaat en dat zelf geen ticketverkoop is — locatieborg, personeelskosten, sponsorinkomsten, merchandise, en al het andere dat u naast de boekingsomzet van EventMann in uw eigen boekhouding wilt weergeven.
Wat u hier kunt doen
- Inkomsten toevoegen / Uitgave toevoegen — twee aparte knoppen die het type item voor u vooraf selecteren.
- Categorie — inkomstencategorieën zijn Ticketverkoop, Sponsoring, Merchandise, Donaties, Subsidies, Overig; uitgavencategorieën zijn Locatie, Apparatuur, Marketing, Personeel, Catering, Reiskosten, Verzekering, Logistiek, Vergunningen & licenties, Decoratie, Technologie, Overig.
- Bonnetje bijvoegen — PDF-, afbeeldings-, Word- of Excel-bestand tot 10 MB, opgeslagen op de privéschijf en alleen ooit aan u teruggegeven via een ondertekende link.
- Koppelen aan een evenement — optioneel; laat dit ongewijzigd voor items die niet aan één specifiek evenement zijn gekoppeld.
- Filter de lijst op Alle, Inkomsten of Uitgaven met de tabbladen erboven.
Hoe u een item toevoegt
- Klik op Inkomsten toevoegen of Uitgave toevoegen.
- Kies een categorie, een titel, en het bedrag en de valuta.
- Kies de datum, en koppel eventueel een evenement, voeg een referentie, notities en een bonnetje toe.
- Sla op — het item verschijnt bovenaan de lijst en de totalen worden direct bijgewerkt.
De instellingen uitgelegd
- Valuta — standaard de betalingsvaluta van uw account, maar per item instelbaar; de KPI-totalen bovenaan tellen het bedrag van elk item bij elkaar op, ongeacht de valuta, dus een mix van valuta's klopt dan niet correct op.
- Evenement — laat dit leeg voor organisatiebrede kosten (softwareabonnementen, algemene marketing); stel dit in wanneer een kost bij één specifiek evenement hoort.
- Referentie — een vrij invulveld voor uw eigen factuur- of inkoopordernummer; EventMann valideert of controleert dit nergens.
Goed om te weten
- Deze items staan volledig los van boekingsomzet. Het toevoegen van een inkomstenitem Ticketverkoop hier creëert of beïnvloedt geen echte boeking, en het verwijderen van een boeking raakt niets dat hier is geregistreerd.
- Alleen u kunt uw uitgaven en inkomsten zien; niets hiervan wordt aan deelnemers of teamleden getoond, tenzij u het zelf exporteert.
- Het verwijderen van een bijlage, of het vervangen door een nieuw bestand, verwijdert het oude bestand onmiddellijk uit de opslag — er is geen versiegeschiedenis.
Problemen oplossen
- Nettosaldo lijkt onjuist — dit is Totale inkomsten minus Totale uitgaven over alle items die u ooit hebt geregistreerd, niet gefilterd op het tabblad dat u momenteel hebt geselecteerd.
- Kan een oud bonnetje niet vinden — als u de bijlage hebt vervangen of het item hebt verwijderd, is het bestand weg; er is geen herstel mogelijk.
- Upload geweigerd — de limiet van 10 MB en de beperking tot de bestandstypen pdf/jpg/png/webp/doc/docx/xls/xlsx worden op de server afgedwongen; sla het bestand opnieuw op in een ondersteund formaat en probeer het opnieuw.