Facturen
Handleiding voor organisatoren
4 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Geld → Facturen toont elke factuur die op uw naam is uitgegeven: de ontvangstbewijzen die EventMann maakt voor betaalde bestellingen en lidmaatschapsaankopen, en de facturen die u zelf schrijft voor sponsors, partners of wie u ook geld verschuldigd is. Facturen zijn uw documenten — u bent de verkoper — dus ze bevatten uw gegevens, uw btw-nummer en uw eigen nummering. Hoe ze eruitzien, stelt u in op Factuurontwerp.
De drie soorten facturen
- Boeking — wordt automatisch aangemaakt wanneer een betaalde bestelling wordt bevestigd, als Facturen automatisch uitgeven onder Factuurontwerp is ingeschakeld. Ze vermeldt de tickets, eventuele korting, kosten en btw, is gemarkeerd als Betaald en is bijgevoegd aan de bevestigingsmail van de koper. De koper kan haar ook downloaden via zijn boekingen, en u via de pagina van de bestelling. Gratis bestellingen krijgen geen factuur.
- Lidmaatschap — wordt aangemaakt voor elk betaald lidmaatschap, ongeacht of ticketfacturatie aan staat. De prijs bevat btw en de factuur toont die apart.
- Aangepast — facturen die u hier met de hand maakt. Ze hebben geen btw-regel: zet eventuele btw in de factuurregels of de btw-opmerking.
De lijst toont het nummer, de ontvanger, het Type, de Status en het totaal van elke factuur. Klik op + Factuur aanmaken om er een te schrijven, Factuurontwerp om te wijzigen hoe facturen eruitzien, of Bekijken om er een te openen.
Een aangepaste factuur maken
- Klik op + Factuur aanmaken.
- Vul de Naam en het E-mailadres van de ontvanger in; een adres is optioneel.
- Stel de Factuurdatum in en, als u dat wilt, een Vervaldatum op of na die datum.
- Vul de eerste factuurregel in — omschrijving, aantal en stukprijs — en gebruik + Regel toevoegen voor meer. Het totaal wordt voor u berekend, in de betaalvaluta van uw account.
- Voeg eventueel opmerkingen toe en klik op Opslaan. U komt op de factuur, die als Concept begint.
Versturen, downloaden, bewerken
- Open een factuur met Bekijken in de lijst.
- PDF downloaden geeft u het document.
- Factuur verzenden mailt de PDF naar de ontvanger en markeert hem als Verzonden. Als u onder SMTP & e-mail uw eigen mailserver heeft ingesteld, gaat hij daarvandaan weg.
- Bewerken wijzigt de ontvanger, data en opmerkingen — niet de bedragen. Wilt u een bedrag wijzigen, verwijder de factuur dan en maak een nieuwe. Verwijderen wist een factuur definitief; het nummer wordt niet opnieuw uitgegeven.
De instellingen uitgelegd
- Factuurnummer — wordt automatisch toegekend, in één doorlopende reeks voor uw account (INV-00001, INV-00002, …), gedeeld door alle drie soorten. U kunt een nummer niet typen of wijzigen.
- Status — Concept, Verzonden, Achterstallig of Betaald. Verzenden zet een concept op Verzonden. 's Nachts wordt een verzonden factuur waarvan de vervaldatum is verstreken Achterstallig. Ontvangstbewijzen van bestellingen en lidmaatschappen zijn vanaf het begin Betaald. Voor aangepaste facturen is er geen knop “als betaald markeren”, dus houd die betalingen zelf bij.
- Valuta — een aangepaste factuur staat in de betaalvaluta van uw account.
- De labels van de ontvanger (“Factuur”, “Totaal”, …) volgen de taal van de koper bij bestellingsfacturen; tekst die u zelf schrijft blijft zoals u hem schreef.
Goed om te weten
- De cijfers op een bestellingsfactuur worden vastgelegd op het moment van uitgifte. Een latere wijziging van het ontwerp past de PDF aan, maar herschrijft nooit een factuur die al is verzonden.
- Facturen worden privé opgeslagen en zijn alleen bereikbaar via uw eigen beveiligde link.
- Als u Facturen automatisch uitgeven uitschakelt, stopt dat alleen nieuwe bestellingsfacturen. Bestaande behouden hun nummer en blijven beschikbaar.
Problemen oplossen
- Geen factuur voor een bestelling. Het was een gratis registratie, of automatische facturen stonden uit toen ze werd betaald.
- De ontvanger heeft hem niet ontvangen. Controleer het e-mailadres op de factuur; opnieuw verzenden herhaalt dezelfde verzending en kan de aflevering niet bevestigen.
- Ik kan de bedragen niet bewerken. Bewerken wijzigt alleen ontvanger, data en opmerkingen. Maak in plaats daarvan een nieuwe factuur.
- Ik zie geen facturen in het menu. Alleen het organisatoraccount heeft deze pagina; teamleden niet.