Inchecken en toegangsbeheer
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Inchecken is waar u tickets bij de deur scant. Het opent als een schermvullend deurscherm met drie tabbladen — Scannen, Bestellingen en Statistieken — werkt vanaf elke telefoon- of tabletbrowser en blijft werken wanneer het wifi van de locatie uitvalt. Open het via Operaties op de dag zelf → Deur (tickets scannen) in het Beheer-menu van het evenement. De pagina Deur (/door) toont elk evenement waarvoor u mensen kunt inchecken, met verkochte tickets tegenover de capaciteit — de eenvoudigste bladwijzer voor een team op de avond zelf.
Tik op een evenement om het deurscherm te openen.
Installeer het eerst op het beginscherm
De scanner is een installeerbare app (een PWA), los van uw algemene EventMann-bladwijzer, en opent direct op het deurscherm van dit evenement; de installatiestappen staan onderaan het tabblad Statistieken. Doe dit voordat de deuren opengaan, niet erbij:
- iOS Safari (16.4+) — er is op de iPhone geen installatiemelding; de pagina leidt u via Delen → Zet op beginscherm. Camerascannen in een geïnstalleerde app vereist iOS 16.4 of later; de pagina waarschuwt u als uw versie ouder is.
- Android / desktop Chrome — een knop Installeren verschijnt automatisch met één tik.
- Eenmaal geïnstalleerd is de app beperkt tot het scanscherm — als uw sessie tijdens een dienst verloopt, opent inloggen in de gewone browser, niet in de geïnstalleerde app. Dat is een bewuste keuze, zodat het geïnstalleerde pictogram nooit een tweede beheerpaneel kan worden.
- Installeren voor een tweede evenement maakt een apart pictogram op het beginscherm; het overschrijft het eerste niet.
Het deurscherm
De paarse balk bovenaan toont altijd hoeveel gasten binnen zijn (hier 31 van 49 tickets), met een voortgangsbalk. De gekleurde stip ernaast is groen zolang u online bent en oranje wanneer u offline bent, met een aantal scans dat wacht om te synchroniseren. Code invoeren typt een code in plaats van te scannen, Camera starten opent de camera, en de tabbladen onderaan schakelen tussen Scannen, Bestellingen en Statistieken.
Tickets scannen
- Tik op Camera starten en richt hem op de QR-code van de deelnemer (scherm of print).
- Een grote banner geeft het oordeel. Toegelaten is groen wanneer de bestelling nu compleet is, en paars wanneer andere tickets van dezelfde bestelling nog buiten zijn (er staat bijvoorbeeld “1 van 2 in deze bestelling”). Ongeldig is rood: het ticket is niet gevonden of kan niet worden toegelaten.
- Als een ticket al gescand was, krijgt u een oranje banner Al binnen — geen fout, alleen een waarschuwing. Tik op Uitchecken wanneer een gast vertrekt, zodat het aantal binnen eerlijk blijft; een uitcheck toont een blauwe banner Uitgegeven.
Geen camera, of een gebarsten scherm? Tik op Code invoeren in plaats daarvan — het accepteert het eigen token van het ticket, de boekingsreferentie, of een gedeeltelijke naam of e-mail, in die volgorde, zodat u iemand kunt vinden zelfs zonder ticket bij de hand. Het tabblad Bestellingen toont de nieuwste bestellingen en vindt elke bestelling terwijl u typt, met een knop in- of uitchecken op elk ticket.
Het oordeel komt eerst, in grote letters, daarna wie het is en waarom. De banner wist zichzelf na enkele seconden; een dubbele (Al binnen) blijft het langst staan.
Het tabblad Statistieken
Statistieken toont hoeveel mensen zijn toegelaten, het incheckpercentage, hoeveel er nu binnen zijn en hoeveel er nog komen, hoeveel tickets zijn opgeslagen voor offline gebruik, en een live lijst van recente inchecks (die elke paar seconden ververst) met Inchecken ongedaan maken en Uitchecken. Onderaan staan de installatiestappen, en op Android een link naar de native scannerapp, die dezelfde offline wachtrij en een snellere camera heeft.
Het tabblad Bestellingen
Het tabblad Bestellingen toont de nieuwste bestellingen en vindt elke bestelling terwijl u typt in het zoekvak (referentie, naam of e-mail). De drie chips filteren op status — Volledig ingecheckt, Gedeeltelijk ingecheckt, Nog niet aangekomen — met een aantal op elk. De kleurenbalk en het cijfer op elke rij (2/2, 1/2, 0/2) tonen hoeveel van de tickets van de bestelling zijn aangekomen. Tik op een rij om de tickets uit te klappen, en gebruik Inchecken of Uitchecken op elk ticket.
Ongedaan maken, geluid en de deelnemerslijst
- Inchecken ongedaan maken is 5 minuten na de scan beschikbaar; daarna biedt het incheckregister geen knop Ongedaan maken meer.
- Geluidsschakelaar — geïnstalleerde iOS-apps hebben geen trillings-API, dus een hoorbare piep is de enige niet-visuele bevestiging dat een scan is aangekomen; de keuze aan of uit wordt per evenement onthouden.
- Het klembordpictogram bovenaan het deurscherm (voor mensen die incheck mogen beheren) opent Geavanceerd inchecken: zoeken op naam, e-mail of referentie, inchecken in bulk, no-shows en live percentages.
Offline modus
- Laad de scanpagina eenmaal terwijl u online bent — ze downloadt een manifest van elk geldig ticket, zodat scans ook zonder signaal kunnen worden gecontroleerd.
- Alles wat het camerascannen nodig heeft, inclusief de QR-decoder, wordt door EventMann zelf geleverd en naast de pagina op het apparaat bewaard, zodat de camera zonder verbinding codes blijft lezen.
- Scans die offline worden gemaakt, komen in een wachtrij op het apparaat en tonen een aantal dat wacht om te synchroniseren; ze worden automatisch geüpload en afgestemd zodra de verbinding terugkeert.
- De server is altijd de bron van waarheid voor dubbele invoer — als hetzelfde ticket ergens anders is ingecheckt terwijl u offline was, markeert de synchronisatie het als “al binnen” in plaats van het dubbel te tellen.
Goed om te weten
- Alleen bevestigde boekingen worden überhaupt herkend — een geannuleerd of terugbetaald ticket scant niet, zelfs als de bezoeker de QR-code nog heeft.
- Als de capaciteit van de locatie van het evenement is ingesteld, stopt het scannen met de melding “locatie vol” zodra zoveel mensen zijn ingecheckt — ongeacht hoeveel tickets in totaal zijn verkocht.
- Teamleden hebben de subrol box_office of staff nodig (of een gelijkwaardige aangepaste bevoegdheid) om deze pagina überhaupt te openen. Voor helpers die niet in uw team zitten, maakt u in plaats daarvan een deurpas: geen account nodig, en alleen de deur van dit evenement.
Problemen oplossen
- “Niet gevonden” bij een ticket waarvan u weet dat het geldig is — de bestelling kan sinds de boeking zijn geannuleerd of terugbetaald; controleer de status in Bestellingen.
- Scannen werkt opeens voor iedereen niet meer — controleer of de capaciteit van de locatie is bereikt; elke verdere scan wordt geblokkeerd totdat u die verhoogt of mensen uitcheckt.
- Een verkeerde incheck kan niet ongedaan worden gemaakt — het venster van 5 minuten is verstreken; er is na dat moment geen uitzondering.
- De camera opent niet in een geïnstalleerde iPhone-app — controleer of het apparaat op iOS 16.4 of later draait; oudere versies blokkeren cameratoegang voor geïnstalleerde webapps.