Check-in & toegangsbeheer
Handleiding voor organisatoren
4 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Check-in is de plek waar u tickets scant aan de deur. Het werkt vanuit elke browser op telefoon of tablet, en is zo gebouwd dat het blijft werken wanneer de wifi op locatie dat niet doet.
Installeer het eerst op het beginscherm
De scanner is een installeerbare app (een PWA), los van uw algemene EventMann-bladwijzer, en opent direct op het scanscherm van dit evenement — doe dit voordat de deuren opengaan, niet op het moment zelf:
- iOS Safari (16.4+) — op iPhone verschijnt geen installatieprompt; de pagina leidt u in plaats daarvan door Delen → Zet op beginscherm. Camerascannen binnen een geïnstalleerde app vereist iOS 16.4 of hoger; de pagina waarschuwt u als uw versie ouder is.
- Android / desktop Chrome — er verschijnt automatisch een Installeren-knop met één tik.
- Eenmaal geïnstalleerd is de app uitsluitend gekoppeld aan het scanscherm — als uw sessie halverwege uw dienst verloopt, opent het opnieuw aanmelden in de gewone browser, niet in de geïnstalleerde app. Dat is een bewuste afweging, zodat het geïnstalleerde icoon nooit een tweede beheerpaneel kan worden.
- Installeren voor een tweede evenement maakt een apart icoon op het beginscherm aan; het overschrijft het eerste niet.
Tickets scannen
- Tik op Camera starten en richt deze op de QR-code van de deelnemer (op scherm of afgedrukt).
- Een groene banner bevestigt een geldige check-in met de naam en het tickettype van de deelnemer; een rode banner betekent dat het ticket niet is gevonden.
- Als een ticket al is gescand, krijgt u een oranje banner "al ingecheckt" met het oorspronkelijke inchecktijdstip — geen fout, slechts een melding.
Geen camera, of een gebarsten scherm? Gebruik dan Handmatige invoer — deze accepteert achtereenvolgens het token van het ticket zelf, de boekingsreferentie, of een gedeeltelijke naam/e-mailadres, zodat u iemand ook kunt vinden zonder diens ticket bij de hand.
Ongedaan maken, geluid en het tabblad Deelnemers
- Inchecken ongedaan maken is 5 minuten na de scan beschikbaar; na dat venster biedt het inchecklogboek geen knop Ongedaan maken meer.
- Geluid aan/uit — geïnstalleerde iOS-apps hebben geen trillings-API, dus een hoorbare pieptoon is de enige niet-visuele bevestiging dat een scan is gelukt; de aan/uit-keuze wordt per evenement onthouden.
- Het tabblad Deelnemers (naast Scannen) is een doorzoekbare tabelweergave van dezelfde deur: zoek op naam/e-mailadres/referentie (2+ tekens), vink meerdere rijen aan voor een bulk-check-in, of markeer iemand als no-show. Het toont dezelfde live cijfers voor Totaal / Ingecheckt / Resterend, plus een aantal no-shows.
Offline modus
- Laad de scanpagina eenmaal terwijl u online bent — dan wordt een overzicht van elk geldig ticket gedownload, zodat scans ook zonder signaal kunnen worden gevalideerd.
- Scans die offline worden uitgevoerd, komen in een wachtrij op het toestel te staan en tonen een aantal nog te synchroniseren scans; ze worden automatisch geüpload en verwerkt zodra de verbinding terugkeert.
- De server is altijd de bron van waarheid voor duplicaten — als hetzelfde ticket elders is ingecheckt terwijl u offline was, markeert de synchronisatie het als "al ingecheckt" in plaats van het dubbel te tellen.
Goed om te weten
- Alleen bevestigde boekingen worden überhaupt herkend — het ticket van een geannuleerde of terugbetaalde bestelling scant niet, ook al heeft de deelnemer nog steeds de QR-code.
- Als voor de locatie van het evenement een capaciteit is ingesteld, stopt het scannen met de melding "locatie zit aan de maximale capaciteit" zodra dat aantal mensen is ingecheckt — ongeacht hoeveel tickets er in totaal zijn verkocht.
- Teamleden hebben de subrol box_office of staff nodig (of een gelijkwaardige aangepaste bevoegdheid) om deze pagina überhaupt te openen — geef dit aan deurpersoneel zonder hen volledig evenementbeheer te geven.
Problemen oplossen
- "Niet gevonden" bij een ticket waarvan u weet dat het geldig is — de bestelling is mogelijk geannuleerd of terugbetaald sinds deze werd geboekt; controleer de status in Bestellingen.
- Scannen werkt voor niemand meer — controleer of de capaciteit van de locatie is bereikt; elke verdere scan wordt geblokkeerd totdat u deze verhoogt of mensen uitcheckt.
- Kan een foutieve check-in niet ongedaan maken — het venster van 5 minuten is verstreken; daarna is er geen uitzondering meer mogelijk.
- Camera opent niet in een geïnstalleerde iPhone-app — controleer of het toestel op iOS 16.4 of hoger draait; oudere versies blokkeren cameratoegang voor geïnstalleerde webapps.