Handmatige bestellingen
Handleiding voor organisatoren
6 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Met handmatige bestellingen maakt u een boeking namens iemand anders, vanaf het eigen scherm Bestellingen van het evenement, voor situaties waar de openbare afrekening nooit op was gebouwd — een telefonische boeking, een gratis plaats voor een sponsor, een factuurklant, of iemand die echt niet online kan betalen. U kiest de tickets, noemt de deelnemer, en stuurt ofwel een link om te betalen, ofwel bevestigt u bij een gratis bestelling meteen.
Wat u hier kunt doen
- Open het via de knop Handmatige bestelling in de kop van Bestellingen (
.../manage/orders/create). Die verschijnt alleen als u het recht voor bestellingenbeheer voor dit evenement hebt. - Vul de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de koper in, kies één of meer tickettypen en een aantal voor elk.
- Elk tickettype wordt berekend tegen de effectieve prijs — de huidige prijs na toepassing van een actieve prijsregel, flashverkoop of ledenprijs, precies wat de openbare pagina nu zou rekenen. Het bedrag dat u op het scherm ziet, is het bedrag dat de koper gevraagd wordt te betalen.
- Noem de deelnemer die elk ticket houdt, als u die kent; laat ze leeg en de eigen naam van de koper wordt op dat ticket gebruikt.
- Pas een kortingscode toe als de koper er recht op heeft — die wordt gecontroleerd zoals de openbare afrekening dat doet, niet zomaar doorgelaten omdat u hem hebt ingetypt.
- Stel in hoelang de tickets voor de koper worden vastgehouden voordat de bestelling als onbetaald wordt opgegeven.
Vul de Naam en het E-mailadres van de koper in, stel Bewaar de kaarten gedurende (uren) in, voeg een Kortingscode toe als ze er recht op hebben, kies hoeveel van elk ticket (elk tickettype toont zijn prijs en hoeveel er nog over zijn) en klik op Handmatige bestelling.
De vasthouding
- Bewaar de kaarten gedurende wordt in uren gemeten en staat standaard op 168 — zeven dagen. Die standaard is niet veranderd; hij werd vroeger getoond als 10.080 minuten, een getal dat niemand in één oogopslag leest, dus het veld leest nu in uren.
- Er is ook een exact datum- en tijdveld. Als u dat invult, wint het van het urenveld — gebruik het wanneer de vasthouding op een specifiek moment moet eindigen, zoals de avond vóór de deuren opengaan, in plaats van een rond aantal uren vanaf het moment dat u de bestelling aanmaakte.
- Als u de uren op 0 zet, verloopt de vasthouding helemaal niet: de tickets blijven vastgehouden tot u de bestelling zelf annuleert.
- Terwijl een bestelling is vastgehouden, zijn de tickets voor die koper gereserveerd. Als de vasthouding afloopt zonder dat er betaald is, verloopt de bestelling en komen de plaatsen weer in de algemene verkoop.
Wat er gebeurt na het verzenden
- Als er niets meer te betalen is — een volledig gratis bestelling, of een korting die het totaal op nul brengt — wordt de bestelling meteen bevestigd en krijgt de deelnemer direct zijn tickets per e-mail, net als elke andere gratis boeking.
- Anders wordt de bestelling aangemaakt als goedgekeurd, onbetaald, en krijgt de koper een e-mail met een link naar een gewone betaalpagina — dezelfde afrekening die iedereen gebruikt, dus ze betalen met de methoden die u daar accepteert, en dezelfde bevestigings- en ticketmails volgen zodra de betaling is verwerkt.
- De bestelling verschijnt op het scherm Bestellingen zodra hij is aangemaakt, of hij al betaald is of niet.
- Als een betaallink al verouderd is voordat de koper er aan toe komt, open de bestelling en gebruik Betaallink opnieuw sturen (zie Besteldetail & tijdlijn). U kunt daar ook Betaallink kopiëren gebruiken en die zelf versturen. Opnieuw sturen maakt een bestelling weer levend waarvoor de vasthouding al is verlopen en geeft haar een nieuw venster; het raakt geen bestelling aan die is geannuleerd of terugbetaald, en doet niets zodra de bestelling al betaald is.
Goed om te weten
- Dit formulier slaat uw eigen bestellimieten bewust over — het maximum aantal tickets per bestelling, per tickettype of per koper dat op de openbare pagina geldt — en zegt dat op het scherm. Het is bedoeld voor een genoemde gast die u hebt besloten een plaats te geven, niet als manier om uw eigen regels op grote schaal te omzeilen.
- Het voorkomt ook niet dat u overboekt. Het resterende aantal wordt naast elk tickettype getoond en wordt oranje zodra het op is, maar de bestelling kan nog steeds worden aangemaakt. Er wordt niets uit de voorraad gehaald totdat de koper betaalt, dus meer bestellingen aanmaken dan u plaatsen hebt, is mogelijk; het beheer daarvan is aan u.
- Een kortingscode die niet kan worden ingewisseld, wordt volledig geweigerd, niet stilletjes genegeerd — u krijgt een foutmelding op het scherm in plaats van een boeking die stilletjes de volle prijs heeft gerekend nadat de koper te horen had gekregen dat hij korting had.
- Het aanmaken van een handmatige bestelling vereist hetzelfde recht als het goedkeuren van een openstaande bestelling, zodat een kassarol precies dat kan krijgen zonder hen volledig evenementbeheer te geven.
- Het e-mailadres dat u voor de koper invult, is waar de betaallink of de gratis bevestiging naartoe gaat, en het staat op hun eigen ticket. Een naam die u voor een andere deelnemer typt, krijgt geen eigen e-mail of telefoon, tenzij u die ook voor die rij typt.
Problemen oplossen
- De knop Handmatige bestelling ontbreekt — u hebt het recht voor bestellingenbeheer op dit evenement nodig; vraag de eigenaar van het evenement om het toe te kennen als u een subrol hebt.
- De koper zegt dat de betaallink niet meer werkt — de vasthouding is waarschijnlijk verlopen. Open de bestelling en gebruik Betaallink opnieuw sturen; bij een verlopen bestelling komt die weer bij de koper met een nieuw venster, in plaats van een link naar een dode pagina te sturen.
- Kortingscode werd geweigerd — dezelfde regels gelden als bij de afrekening: verkeerd evenement, verlopen, over de gebruikslimiet, of al door deze koper gebruikt.
- De naam van een deelnemer ontbreekt op zijn ticket — die rij was leeg toen de bestelling werd aangemaakt, dus de eigen naam van de koper is gebruikt; open de bestelling daarna om de tickethouders te bewerken.
- Betaallink opnieuw sturen doet niets — het maakt alleen een echt verlopen en nog onbetaalde bestelling weer levend; een betaalde, geannuleerde of terugbetaalde bestelling blijft precies zoals ze is.