Evenementstatus: publiceren, pauzeren, annuleren

Elk evenement heeft een status die aangeeft of het wordt voorbereid, in de verkoop is, gepauzeerd is, is afgelopen of is afgelast. Dit artikel legt uit hoe u een evenement tussen statussen verplaatst, wat u kan tegenhouden bij het publiceren, en wat er gebeurt wanneer u een evenement annuleert, als voltooid markeert of verwijdert. De onomkeerbare stappen, Annuleren en Markeren als voltooid, staan op het tabblad Evenementstatus van Details en datums.

De statussen

Voltooid en Geannuleerd zijn definitief: er is in het paneel geen weg terug (alleen een platformbeheerder kan er een omkeren). Een concept kan niet worden geannuleerd; een concept dat u niet meer wilt, wordt verwijderd. Er is geen manier om een Live-evenement terug naar Concept te zetten: pauzeer het in plaats daarvan.

Waar u de status wijzigt

• De kop van het Evenementoverzicht toont de omkeerbare stappen — Plannen, Live gaan en Pauzeren — en een chip Evenementstatus die het statustabblad opent.
• Op Details en datums → Informatie toont de kaart Evenementstatus de omkeerbare stappen onder Overgang naar:, met een knop Evenementstatus voor de rest.
• Op Details en datums → Evenementstatus annuleert of voltooit u een evenement, met de uitleg en bevestigingen die daarbij horen.

Al deze acties vereisen het publicatierecht voor het evenement. Zonder dat recht ziet u de badge maar geen knoppen.

Live gaan, plannen, pauzeren

1. Om nu te publiceren, klikt u op Live gaan. Het evenement is meteen openbaar (als de zichtbaarheid Openbaar is, verschijnt het ook bij bladeren en zoeken).
2. Om later te publiceren, stelt u eerst een Datum & tijd van live gaan in op Details en datums, en klikt u daarna op Plannen. Een taak die elke minuut draait, zet het evenement live zodra die tijd is aangebroken in de eigen tijdzone van het evenement. Plannen wordt geweigerd tot er een tijd voor live gaan is opgeslagen, en de tijd voor live gaan van een gepland evenement kan worden verplaatst maar niet gewist.
3. Om de verkoop even te stoppen, klikt u op Pauzeren en bevestigt u. Pauzeren verbergt het evenement voor ontdekking en boeken, maar behoudt elke bestelling en elk ticket. Klik op Live gaan om het te hervatten.

Wat u kan tegenhouden bij het publiceren

Live gaan, plannen en de geplande taak controleren allemaal dezelfde voorwaarden. Als er een faalt, krijgt u een melding die die noemt, en het evenement blijft zoals het was. De controles, in volgorde:

1. Geverifieerd e-mailadres. Verifieer eerst uw e-mailadres; de link staat in het bericht dat u bij de registratie heeft ontvangen. Dit geldt ook voor gratis evenementen, omdat registraties echte gegevens van mensen verzamelen.
2. Stripe, voor betaalde evenementen. Een betaald ticket heeft een verbonden, geverifieerd Stripe-account nodig dat kaartbetalingen kan verwerken. Zie Stripe Connect instellen.
3. Overeenkomsten. Elke platformovereenkomst die op u wacht, moet zijn geaccepteerd. Zie Overeenkomsten.
4. Annuleringsvoorwaarden, voor betaalde evenementen. Kies de voorwaarden op Details en datums (ook “Volledige terugbetaling”). Zie Annuleringsvoorwaarden.
5. Beoordeling. Wanneer het platform evenementen vóór publicatie beoordeelt, of de automatische risicocontrole een betaald evenement markeert (zeer hoge ticketprijzen, grote totale blootstelling, een eerste betaald evenement en dergelijke), wordt het evenement ter beoordeling ingediend en krijgt u te horen “Evenement ter beoordeling ingediend — u kunt publiceren zodra het is goedgekeurd.” Het Overzicht en Mijn evenementen tonen de stand van de beoordeling.

Een gepland evenement dat deze controles op het moment zelf niet doorstaat, wordt als Gepland vastgehouden en u krijgt een melding; het gaat niet verloren. Als u later tickets toevoegt of prijzen zo verhoogt dat een goedgekeurd evenement er anders uitziet, kan het opnieuw worden beoordeeld.

Een evenement als voltooid markeren

1. Open Details en datums → Evenementstatus en zoek Markeren als afgerond.
2. De knop is beschikbaar zodra het evenement is afgelopen. Daarvoor legt de kaart uit dat het evenement nog niet is afgelopen.
3. Klik op Markeren als voltooid en bevestig. Voltooien sluit het evenement: het verschijnt niet meer in openbare overzichten en er kunnen geen tickets meer worden verkocht.

U hoeft dit zelden te doen: een Live-evenement wordt ongeveer een dag na afloop automatisch voltooid (de taak draait elke nacht om 03:00).

Een evenement annuleren

Annuleren zegt het evenement af, betaalt iedereen terug die heeft betaald en e-mailt iedereen met een boeking. Het kan niet ongedaan worden gemaakt. Een evenement dat niet doorgaat, kan altijd worden geannuleerd, ook met bestellingen.

1. Lees het vak bovenaan bij Dit evenement annuleren. Het vermeldt hoeveel bestellingen en hoeveel geld er wordt terugbetaald, en herinnert u eraan dat u de terugbetalingen financiert: ticketgeld wordt in uw eigen Stripe-account betaald, dus terugbetalingen komen uit uw Stripe-saldo, en een tekort blijft uw verantwoordelijkheid. Als EventMann uw saldo kan lezen en het niet genoeg is voor de terugbetalingen, zegt de pagina dat; als het saldo niet kan worden gelezen, zegt de pagina niets in plaats van te gokken.
2. Schrijf Waarom annuleert u? (10 tot 500 tekens). Dit is verplicht wanneer er geld wordt teruggestort, en het platformteam en uw deelnemers kunnen het lezen.
3. Typ de naam van het evenement bij Typ de naam van het evenement om te bevestigen en klik op Evenement annuleren.

Wat daarna gebeurt: het evenement wordt Geannuleerd en verdwijnt van de openbare site; de deelnemers krijgen bericht; een achtergrondtaak betaalt elke bevestigde boeking terug; het platformteam wordt ingelicht wanneer betaalde bestellingen betrokken zijn; en een webhook event.cancelled wordt verstuurd als u webhooks gebruikt.

Een evenement verwijderen

Evenement verwijderen in de zijbalk van Beheren verwijdert een evenement definitief. Het wordt alleen aangeboden wanneer het evenement niet Live is en geen bestellingen heeft. Een live evenement moet eerst worden gepauzeerd. Een evenement met bestellingen kan niet worden verwijderd, omdat de mensen die tickets kochten die houden en mogelijk geld van u tegoed hebben — annuleer het in plaats daarvan. De bevestigingspagina somt op wat wordt verwijderd en vraagt u de naam van het evenement te typen.

Goed om te weten

• Pauzeren betaalt niemand terug en houdt tickets geldig. Gebruik het voor een pauze in de verkoop, niet voor een evenement dat niet zal plaatsvinden.
• Privé-evenementen (verborgen voor zoeken) volgen dezelfde statussen; zichtbaarheid en status staan los van elkaar.
• Een Live-evenement dat al is afgelopen, wordt automatisch gesloten; u hoeft het zelf niet als voltooid te markeren.
• Live gaan via de wizard, het Overzicht, het tabblad Informatie, het eenvoudige bewerkingsformulier, de geplande taak en het selectievakje Gepubliceerd lopen allemaal via dezelfde controles.

Problemen oplossen

• “Verifieer uw e-mailadres voordat u een evenement publiceert” — bevestig uw adres via de e-mail die we hebben gestuurd en probeer het opnieuw.
• “Verbind Stripe voordat u een betaald evenement publiceert” — rond de verbinding af. Gratis evenementen hebben dat niet nodig.
• “Kies de annuleringsvoorwaarden van dit evenement” — stel ze in op de kaart Geavanceerd van Details en datums.
• Plannen zegt “Stel eerst een Datum & tijd van live gaan in op Details en datums”, of mijn gepland evenement is niet live gegaan — sla een tijd voor live gaan op bij Details en datums en klik daarna opnieuw op Plannen; op dat moment moet het evenement nog steeds de bovenstaande controles doorstaan, en een vastgehouden evenement toont een melding.
• Voltooien zegt dat het evenement nog niet is afgelopen — wacht tot het is afgelopen.
• Het annuleringsformulier vraagt om een reden — er wordt geld teruggestort, dus is een reden van minstens 10 tekens verplicht.
• Evenement verwijderen staat niet in de zijbalk — het evenement is Live of heeft bestellingen; pauzeer het, of annuleer het.

Zie ook

• Evenementoverzicht
• Details en datums
• Annuleringsvoorwaarden
• Terugbetalingen