Buchungsgenehmigungen
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Wenn eine Veranstaltung Anforderung & Genehmigung verwendet, wird niemand gebucht, bevor Sie zustimmen. Die Buchungsgenehmigungen sind die Warteschlange dieser Anfragen, mit Schaltflächen zum Genehmigen und Ablehnen mit einem Klick. Sie finden sie unter Teilnehmende → Genehmigungen; die Seitenleiste zeigt eine Zahl an, solange Anfragen warten. Wie Sie den Modus aktivieren, lesen Sie unter Buchungsmodi.
Was Sie hier tun können
- Sehen Sie jede Anfrage, die noch auf eine Entscheidung wartet: Referenz, wer angefragt hat, die Tickets, die Summe und wie lange die Anfrage schon besteht.
- Genehmigen Sie eine Anfrage, um sie zu bestätigen.
- Ablehnen Sie eine Anfrage, optional mit einem Grund.
Jede Zeile zeigt die Referenz der Bestellung mit Name und E-Mail der käuferischen Person daneben. Verwenden Sie Genehmigen oder Ablehnen am Ende der Zeile. Die Tickets werden je Tickettyp zusammengezählt, sodass eine Bestellung für drei Dinnerplätze eine Zeile zeigt: 3× Dinnerplatz.
Was Genehmigen bewirkt
Was danach passiert, hängt davon ab, wie die Veranstaltung die Zahlung abwickelt.
- Kostenpflichtige Veranstaltung, Karte für die Prüfung reserviert (der Standard). Die Karte der käuferischen Person wurde bei der Anfrage autorisiert, es wurde also noch kein Geld abgebucht. Genehmigen bucht den Betrag ab (erfasst die Reservierung) und bestätigt die Bestellung sofort; die käuferische Person erhält ihre Tickets. Es gibt kein Zahlungsfenster, das verpasst werden kann, und die Plätze waren bereits bei Eingang der Anfrage gezählt.
- Kostenlose Veranstaltung. Genehmigen bestätigt die Bestellung und versendet die Tickets per E-Mail.
- Veranstaltungen mit Zahlungslink (die Einstellung Karte während der Prüfung reservieren ist aus). Genehmigen setzt die Bestellung auf Genehmigt und sendet der käuferischen Person einen Link zur Zahlung per E-Mail. Sie hat das Zahlungsfenster nach Genehmigung, das Sie festgelegt haben (standardmäßig 30 Minuten, bis zu 72 Stunden), bevor die Bestellung abläuft und die Plätze wieder in den Verkauf gehen.
Was Ablehnen bewirkt
- Klicken Sie in der Zeile auf Ablehnen.
- Geben Sie optional einen Ablehnungsgrund ein.
- Klicken Sie im Dialog auf Ablehnen.
Tragen Sie den Grund in das Feld ein. Bei einer reservierten Karte wird die Autorisierung aufgehoben, damit das Geld bei der Bank der käuferischen Person wieder frei wird, und die Plätze gehen zurück in den Verkauf (und an die nächste Person auf der Warteliste). Die käuferische Person erhält eine E-Mail, dass die Anfrage abgelehnt wurde.
Wo Sie sonst entscheiden können
Sie können auf der Seite Bestellungen (Tab Ausstehend, einzeln oder gesammelt) sowie auf der eigenen Seite der Bestellung genehmigen oder ablehnen. Alle Wege bewirken dasselbe. Einmal genehmigt, bleibt eine Bestellung als Nachweis auf dem Tab Genehmigt der Seite Bestellungen.
Verwenden Sie den Tab Genehmigt für alles, was jemals die Genehmigung durchlaufen hat, und den Tab Ausstehend für alles, was noch wartet.
Gut zu wissen
- Kartenreservierungen laufen nicht ewig. Eine Kartenautorisierung erlischt nach etwa 7 Tagen, bei manchen Debitkarten früher. Entscheiden Sie rechtzeitig: EventMann storniert eine Reservierung, die bald abläuft, und gibt die Plätze frei; die käuferische Person wird informiert. Ist eine Reservierung bereits abgelaufen, wenn Sie auf Genehmigen klicken, sehen Sie „Die Zahlungsreservierung konnte nicht übernommen werden. Sie ist möglicherweise abgelaufen — bitten Sie die Person, erneut zu buchen.“
- Nur echte Anfragen erscheinen. Eine käuferische Person, die die Zahlungsseite verlassen hat, hat nie eine Bestellung angelegt und wird nicht aufgeführt.
- Eine Anfrage, die bereits in einem anderen Tab entschieden wurde, kann nicht ein zweites Mal entschieden werden: Sie erhalten eine Meldung statt einer zweiten Änderung.
- Für Entscheidungen benötigen Sie die Berechtigung für den Bestelldesk (Buchungen anlegen), dieselbe, die für manuelle Bestellungen gilt. Mitglieder des Box-Office-Teams können sie haben, ohne vollen Zugriff auf die Veranstaltung.
- Genehmigen umgeht die Kapazität nicht: Eine reservierte Anfrage hat ihre Plätze bereits gezählt, eine kostenlose wird gegen das geprüft, was noch frei ist.
Fehlerbehebung
- Die Warteschlange ist leer, obwohl ich Anfragen erwartet habe — Prüfen Sie die Seite Bestellungen: Die Bestellung ist vielleicht schon entschieden, oder die käuferische Person hat den Zahlungsschritt nie abgeschlossen.
- Genehmigen meldet, dass es ausverkauft ist — Bei einer kostenlosen Veranstaltung sind die Plätze inzwischen an jemand anderen gegangen. Erhöhen Sie die Kapazität oder lehnen Sie ab.
- Ich habe genehmigt, aber die Bestellung zeigt als unbezahlt — Die Veranstaltung nutzt den Ablauf mit Zahlungslink. Die käuferische Person muss über den Link bezahlen, oder Sie markieren die Bestellung auf der Bestellseite als bezahlt.