Schichten und der Ehrenamts-Dienstplan
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Auf dieser Seite
Der Tab Schichten ist der Ehrenamts-Dienstplan einer Veranstaltung: Was muss erledigt werden, wann, wo und von wie vielen Personen, und wer ist eingeteilt. Er ist vom Personal-Dienstplan unter Personal verwalten getrennt, weil Ehrenamtliche unbezahlt arbeiten und nie über die Lohnabrechnung laufen. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie dann Team & Partner → Ehrenamtliche → Schichten. Alle Zeiten gelten in der eigenen Zeitzone der Veranstaltung, die oben auf der Seite angegeben ist.
Was Sie hier tun können
- Legen Sie die Zeitfenster an, für die Sie Personen brauchen, mit Ort und Anzahl der benötigten Personen.
- Setzen Sie bestätigte Ehrenamtliche einzeln oder gleich mehrere auf eine Schicht.
- Checken Sie Personen aus dem Dienstplan ein und aus, wenn sie das nicht selbst tun können.
- Lassen Sie Ehrenamtliche ihre Schichten selbst wählen und wieder abgeben.
- Sehen Sie auf einen Blick, welche Schichten voll sind: 8 von 8 ist grün, 2 von 3 ist gelb.
Eine Schicht hinzufügen
- Klicken Sie auf Schicht hinzufügen, um das Formular zu öffnen.
- Tragen Sie unter Was ein, worum es geht, zum Beispiel „Anmeldung“.
- Wählen Sie das Team, zu dem sie gehört. Ein Teamleiter muss eines seiner eigenen Teams wählen; Sie können das Feld leer lassen, dann ist die Schicht für alle offen.
- Setzen Sie Beginn und Endet. Sie beginnen mit dem Start der Veranstaltung und dauern drei Stunden; das Ende muss nach dem Beginn liegen.
- Tragen Sie optional unter Wo einen Ort und unter Details Angaben ein. Setzen Sie Personen erforderlich auf einen Wert zwischen 1 und 500.
- Klicken Sie auf Schicht hinzufügen.
Den Dienstplan lesen
Jede Schicht ist eine Karte mit Titel und Team-Badge, der Anzahl besetzter Plätze und einer Zeile pro Ehrenamtlichem mit dem Status: Nicht eingecheckt, Eingecheckt 17:02 oder die Auscheckzeit mit den geleisteten Stunden. Einchecken markiert die Person als anwesend; danach lautet derselbe Link Auschecken. Ein dritter Klick zeigt Wieder öffnen für eine Person, die versehentlich ausgecheckt wurde. Entfernen nimmt die Person von der Schicht. Bearbeiten ändert die Schicht oder löscht sie. Hat eine Schicht noch freie Plätze, setzt Personen zuweisen weitere Personen darauf.
Personen auf eine Schicht setzen
Unter der Liste der Personen öffnet Personen zuweisen (noch N Plätze frei) eine Auswahl bestätigter Ehrenamtlicher. Sie erscheint nur, solange die Schicht freie Plätze hat.
- Klicken Sie auf Personen zuweisen — der Button zeigt, wie viele Plätze noch frei sind.
- Suchen Sie nach Name, Team oder Fähigkeit und markieren Sie die Personen. Ein Teamleiter sieht nur die Personen seiner eigenen Teams.
- Klicken Sie auf Zu Schicht hinzufügen.
Die Seite zeigt an, wie viele Personen hinzugefügt wurden. Übersprungen wird, wer bereits auf der Schicht ist, wer zu einer anderen Schicht dieser Veranstaltung mit überlappender Zeit eingeteilt ist oder wenn die Schicht inzwischen voll ist — zwei Koordinatoren, die gleichzeitig die letzten Plätze vergeben, können so nie beide Erfolg haben. Jede hinzugefügte Person erhält eine E-Mail, und etwa einen Tag vor Schichtbeginn bekommt sie einmalig eine Erinnerung.
Die Einstellungen im Detail
- Personen erforderlich — kann nicht unter die Zahl der Personen gesetzt werden, die schon auf der Schicht sind. Entfernen Sie zuerst jemanden.
- Team — wird als Badge angezeigt, bestimmt, welcher Teamleiter die Schicht ändern darf, und welche Ehrenamtlichen sie sich selbst nehmen dürfen.
- Schicht löschen — im Bereich Bearbeiten der Schicht. Die Ehrenamtlichen darauf werden von ihr entfernt.
- Ehrenamtliche wählen ihre Schichten selbst und Schicht abgeben bis — auf dem Tab Einstellungen, siehe Gewinnung mit Einladungslinks, Anmeldung und kopierten Einstellungen.
Gut zu wissen
- Nur bestätigte Ehrenamtliche können auf Schichten gesetzt werden. Zeigt die Auswahl, dass noch niemand bestätigt ist, bestätigen Sie zuerst Personen unter Personen.
- Ehrenamtliche checken sich selbst unter Mein Ehrenamt ein. Das Einchecken öffnet eine Stunde vor der Schicht und schließt, wenn sie endet; für eine beendete Schicht gibt es kein Einchecken, und Auschecken setzt ein Einchecken voraus.
- Stunden werden von Einchecken bis Auschecken gezählt. Eine Schicht, bei der eingecheckt, aber nie ausgecheckt wurde, zählt nichts, bis Sie sie hier mit Auschecken schließen.
- Wer auf den Dienstplan gesetzt wird, bekommt eine E-Mail. Das Verschieben oder Löschen einer Schicht schickt keine neue E-Mail; informieren Sie die Betroffenen mit einer Nachricht.
- Schichten mit Team und Aufgaben mit Team sind auch das, was ein Teamleiter auf seinem Ablaufplan und in der Live-Ansicht sieht.
Fehlerbehebung
- „Ist zu dieser Zeit schon auf einer anderen Schicht“ — jede Person kann zu einem Zeitpunkt nur eine Schicht übernehmen. Kürzen Sie eine der Schichten oder wählen Sie eine andere Person.
- Niemand zur Auswahl — alle bestätigten Personen sind schon auf der Schicht oder (als Teamleiter) es ist noch niemand in Ihren Teams bestätigt.
- Die Anzahl lässt sich nicht senken — auf der Schicht sind schon mehr Personen; nehmen Sie zuerst einige herunter.
- Die Stunden stimmen nicht — prüfen Sie die Schicht auf fehlende Auscheckungen; nutzen Sie Auschecken oder Wieder öffnen in der Zeile.