Die Helferkartei und der CSV-Import

Leitfaden für Veranstalter 5 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Was Sie hier tun können
2. Ehrenamtliche:n hinzufügen
3. Die Tabelle lesen
4. Eine Liste aus einer Tabellenkalkulation importieren
5. Die Einstellungen im Detail
6. Gut zu wissen
7. Fehlerbehebung
8. Verwandte Themen

Die Helferkartei ist Ihre Liste aller Personen, die bei Ihren Veranstaltungen mitgeholfen haben oder die Sie gern fragen möchten. Sie gehört Ihnen und nicht einer einzelnen Veranstaltung: Eine Person wird einmal angelegt, erhält eine Helfernummer wie V0001 und behält ihre Historie über alle Ihre Veranstaltungen hinweg. Öffnen Sie sie unter Wachstum → Ehrenamtliche in der Seitenleiste Ihres Veranstalterbereichs.

Was Sie hier tun können

Personen einzeln hinzufügen oder die Liste, die Sie bereits führen, als CSV-Datei importieren.
Nach Name, Team, Fähigkeit, Konto-Status, bisheriger Mithilfe oder Wunsch, nicht eingeladen zu werden, suchen und filtern.
Kontaktdaten, Fähigkeiten und Ihre eigenen Notizen bearbeiten.
Sehen, bei wie vielen Veranstaltungen und mit wie vielen Stunden eine Person bereits mitgeholfen hat, und einen Stundennachweis als PDF herunterladen.
Die gesamte Kartei als CSV-Datei exportieren oder eine Person samt ihrer Historie löschen.

Klicken Sie auf Ehrenamtliche:n hinzufügen, um jemanden hinzuzufügen, auf Ehrenamtliche importieren, um eine Datei zu laden, oder auf CSV exportieren, um die Liste herunterzuladen. Die vier Karten oberhalb der Tabelle zählen alle Personen in der Kartei, diejenigen, die mitgeholfen haben, diejenigen Mit Konto und diejenigen, die keine Einladungen wünschen; jede Karte ist eine Abkürzung zu diesem Filter. Nutzen Sie das Suchfeld für einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Helfernummer, und die Auswahlfelder wie Alle, um die Liste weiter einzugrenzen.

Ehrenamtliche:n hinzufügen

Klicken Sie auf Ehrenamtliche:n hinzufügen.
Geben Sie den Namen und die E-Mail der Person ein. Diese beiden Felder sind Pflicht; die E-Mail-Adresse muss in Ihrer Kartei eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Fügen Sie Fähigkeiten durch Semikolons getrennt hinzu, zum Beispiel Einlass; Erste Hilfe; Bühnentechnik. Es werden bis zu 20 Fähigkeiten gespeichert, und sie werden zu einem Filter in der Kartei.
Optional können Sie Notizen schreiben; sie sind nur für Sie bestimmt.
Klicken Sie auf Zur Kartei hinzufügen. Es wird niemand per E-Mail benachrichtigt.

Die Tabelle lesen

Jede Zeile beginnt mit der Helfernummer der Person und den Teams, zu denen sie gehört, wobei ein Stern die Teams kennzeichnet, die sie leitet. Die Spalte Veranstaltungen zählt die Veranstaltungen, bei denen die Person bestätigt war, Stunden addiert die Zeit zwischen Check-in und Check-out jeder abgeschlossenen Schicht. Ein grünes Abzeichen Hat ein Konto bedeutet, dass ein bestätigtes EventMann-Konto diese E-Mail-Adresse verwendet, und Keine Einladungen gewünscht bedeutet, dass die Person sich von Ihren Einladungen abgemeldet hat. Bearbeiten öffnet dieselben Felder wie der Dialog zum Hinzufügen. Das Download-Symbol liefert den Stundennachweis der Person als PDF, und der Papierkorb löscht die Person.

Eine Liste aus einer Tabellenkalkulation importieren

Unter Ehrenamtliche importieren laden Sie die Liste hoch, die Sie bereits führen. Der Import fügt Personen nur zu Ihrer Kartei hinzu. Er versendet keine E-Mail und ändert niemals jemanden, der bereits vorhanden ist.

Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die genauen Spaltennamen zu sehen, oder speichern Sie Ihre Tabelle als CSV.
Die erste Zeile muss die Spalten benennen: name, email, phone, skills und notes. Nur name und email sind Pflicht. Mehrere Fähigkeiten trennen Sie durch ein Semikolon. Dateien, die von Excel gespeichert wurden, auch deutsches Excel mit Semikolons als Trennzeichen, werden unverändert gelesen.
Wählen Sie die Datei — bis zu 5 MB und 5.000 Zeilen — und klicken Sie auf Datei überprüfen.

Anschließend sehen Sie eine Vorschau mit den Zählern Wird hinzugefügt, Übersprungen (bereits vorhanden) und Übersprungen (nicht lesbar). Zeilen, die als Bereit markiert sind, werden hinzugefügt. Eine Zeile wird übersprungen, wenn die E-Mail-Adresse bereits in Ihrer Kartei steht oder zweimal in der Datei vorkommt, und als Nicht lesbar markiert, wenn Name oder E-Mail fehlen oder ungültig sind. Es wurde noch nichts geschrieben. Klicken Sie auf Importieren, um die bereiten Zeilen hinzuzufügen.

Die Einstellungen im Detail

Helfernummer — wird automatisch aus Ihrer eigenen Nummernfolge vergeben (V0001, V0002 und so weiter) und nie wiederverwendet.
Fähigkeiten — Freitext, durch Semikolons getrennt. Der Fähigkeitsfilter liest die Fähigkeiten, die tatsächlich in der Kartei stehen.
Notizen (nur Sie sehen diese) — werden nie der ehrenamtlichen Person oder den Teamleitungen gezeigt.
Zeilen pro Seite — 25, 50, 100 oder 200; Sortieren nach Name, Helfernummer, meisten Veranstaltungen oder zuletzt hinzugefügt.

Gut zu wissen

Wenn Sie die E-Mail-Adresse einer Person ändern, wird die Verknüpfung zu deren Konto gelöst. Sie wird automatisch wiederhergestellt, sobald sich jemand mit einem bestätigten Konto unter der neuen Adresse anmeldet.
Eine Person kann sich über den Link in jeder Einladungs-E-Mail von Ihren Einladungen abmelden. Sie können ihr keine Einladung mehr senden, bis sie sich selbst erneut anmeldet.
Aus Kartei entfernen löscht die Person samt ihren Einladungen, Schichten und Stunden bei allen Ihren Veranstaltungen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden; genau das verlangt ein Löschantrag.
Die Datei CSV exportieren enthält Kontaktdaten, Fähigkeiten, Ihre Notizen und Stunden. Behandeln Sie sie als personenbezogene Daten. Siehe Stunden von Ehrenamtlichen und Datenschutz.
Eine Helferkoordination, die nur eine Veranstaltung betreut, erreicht dieselbe Kartei unter dem Reiter Helferkreis dieser Veranstaltung. Eine Teamleitung sieht sie nur lesend, um Personen anzuwerben.
Die Importvorschau wartet 30 Minuten auf Sie. Danach wählen Sie die Datei erneut aus.

Fehlerbehebung

Der Import meldet, dass eine Spalte fehlt — die erste Zeile muss die Spalten benennen, mindestens name und email. Verwenden Sie die Vorlage für die genaue Schreibweise.
Der Import meldet, dass die Datei nicht mehr verfügbar ist — die geprüfte Datei wurde 30 Minuten aufbewahrt. Wählen Sie sie erneut aus und prüfen Sie sie erneut.
Eine Person, die ich hinzugefügt habe, wird beim Einladen zu einer Veranstaltung nicht angeboten — sie ist bei dieser Veranstaltung bereits in einem Status vermerkt oder hat sich abgemeldet. Siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen.
Die E-Mail-Adresse wird als bereits verwendet abgelehnt — jede E-Mail-Adresse kann nur einmal in Ihrer Kartei stehen. Suchen Sie danach; die Person ist möglicherweise bereits erfasst.