Verwaltung der Veranstaltungsortverfügbarkeit
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Ihr Verfügbarkeitskalender ist das einzige Signal, das EventMann Ihnen darüber gibt, ob ein Termin bereits vergeben ist. Er zählt besonders in den Momenten, bevor Sie eine Anfrage genehmigen oder ablehnen — die Plattform zeigt Ihnen, was Sie bereits zugesagt haben, verhindert aber, wie weiter unten beschrieben, nicht von selbst, dass es zu einer Kollision kommt.
Wo die Verfügbarkeit tatsächlich zu finden ist
Es gibt zwei verschiedene Bildschirme, und sie zeigen unterschiedliche Dinge:
- Meine Veranstaltungsorte → Ihr Veranstaltungsort hat einen kleinen Monatskalender sowie ein Formular Daten sperren und darunter eine Liste Gesperrte Zeiträume. Dieser Kalender zeigt nur zwei Dinge, und zwar nur für diesen einen Veranstaltungsort: Termine, die Sie manuell gesperrt haben, und EventMann-Veranstaltungen, die an diesem Veranstaltungsort stattfinden.
- Kalender, in der Seitenleiste des Veranstaltungsort-Besitzers, ist eine größere Monatsansicht, die alle Veranstaltungsorte, die Ihnen gehören, in einem einzigen Kalender zusammenfasst. Er stellt ausstehende, genehmigte und abgeschlossene Buchungsanfragen und Ihre manuellen Sperren gemeinsam dar, farblich codiert gemäß der Legende oben, zuzüglich einer Liste der nächsten zehn anstehenden Einträge.
Diese Trennung ist wichtig: Buchungsanfragen von Veranstaltern, die Ihren Raum mieten möchten, erscheinen nicht im Einzel-Veranstaltungsort-Kalender auf der Veranstaltungsort-Seite — sondern nur im Seitenleisten-Kalender. Wenn Sie entscheiden, ob ein Termin wirklich frei ist, prüfen Sie den Seitenleisten-Kalender und nicht nur die Veranstaltungsort-Seite.
Termine sperren
- Öffnen Sie Meine Veranstaltungsorte und wählen Sie den Veranstaltungsort aus.
- Legen Sie unter Daten sperren die Felder Blockiert von und Blockiert bis fest.
- Fügen Sie optional einen Grund hinzu — eine Freitext-Notiz nur für Sie selbst, die Veranstaltern nicht angezeigt wird.
- Absenden. Die Sperre erscheint sofort in der darunterliegenden Liste Gesperrte Zeiträume, jeweils mit einem eigenen Link Entfernen.
Die Einstellungen im Detail
- Blockiert von / Blockiert bis — exakte Datums- und Uhrzeitgrenzen, keine Marker für den ganzen Tag. Eine Sperre von 18:00 bis 22:00 Uhr schließt nur dieses Zeitfenster; der Rest des Tages bleibt buchbar. Das unterscheidet sich von den reinen Datumsfeldern, die an anderer Stelle auf EventMann verwendet werden (der Ablauf eines Angebots beispielsweise läuft über den gesamten letzten Tag) — eine Veranstaltungsort-Sperre funktioniert nicht so, setzen Sie also echte Uhrzeiten und nicht nur Daten, wenn Sie einen ganzen Tag schließen wollen.
- Grund — optionaler Freitext, nur zu Ihrer eigenen Information. Es gibt keine vorgegebene Liste (Wartung, private Vermietung, Feiertagsschließung) zur Auswahl — tragen Sie ein, was auch immer Ihnen hilft, sich zu erinnern, warum der Termin geschlossen ist.
Es gibt keine wiederkehrende oder sich wiederholende Sperre. Jeder gesperrte Zeitraum — selbst einer, der sich jede Woche wiederholt — muss einzeln eingetragen werden; es gibt keine Musterauswahl.
Gut zu wissen
- Beim Hinzufügen einer Sperre werden Ihre bereits genehmigten oder ausstehenden Anfragen für diesen Veranstaltungsort nicht vorher geprüft. Sie können ein Datum sperren, für das bereits eine genehmigte Buchung besteht — die Sperre wird einfach zusätzlich angelegt. Die bestätigte Buchung wird dadurch nicht angetastet, storniert oder markiert; die beiden Datensätze sind vollständig unabhängig voneinander.
- Das gilt auch umgekehrt: Das Entfernen einer Sperre oder ihr Ablaufen ändert niemals eine bestehende Buchungsanfrage. Sperren steuern, was ein Veranstalter künftig anfragen kann — sie sind kein Nachweis dessen, was bereits gebucht ist.
- Ein Veranstalter, der das Buchungsanfrageformular ausfüllt, sieht überhaupt keinen Kalender Ihrer Verfügbarkeit — weder Ihre Sperren noch Ihre bestehenden Buchungen. Nichts auf diesem Formular hindert ihn daran, ein Datum auszuwählen, das Sie bereits gesperrt oder bereits jemand anderem bestätigt haben.
- Das Löschen eines Veranstaltungsortes löscht dauerhaft dessen Sperren zusammen mit jeder jemals dagegen gestellten Buchungsanfrage — ausstehend, genehmigt und abgeschlossen gleichermaßen — sowie alle damit verbundenen Bewertungen. Es gibt kein Rückgängigmachen und kein Archiv; siehe Buchungsanfragen bearbeiten, bevor Sie einen Veranstaltungsort mit echter Historie löschen.
Fehlerbehebung
- Ein Veranstalter hat ein Datum angefragt, das ich bereits gesperrt hatte — erwartetes Verhalten, kein Fehler. Beim Einreichen einer Anfrage werden Ihre Sperren oder Ihre anderen Buchungen nie geprüft, sodass nichts einen Veranstalter davon abhält, ein gesperrtes Datum zu wählen. Lehnen Sie die Anfrage ab, idealerweise mit einer kurzen Begründung, damit er versteht, warum.
- Ein gesperrtes Datum sieht im Kalender der Veranstaltungsort-Seite nicht gesperrt aus — der kleine Kalender dort hebt nur EventMann-Veranstaltungen hervor, die an diesem Veranstaltungsort stattfinden; prüfen Sie stattdessen die darunterliegende Liste Gesperrte Zeiträume für Ihre manuellen Sperren, oder nutzen Sie den Seitenleisten-Kalender, der Sperren und Buchungsanfragen gemeinsam an einer Stelle darstellt.
- Ich finde keine Option für eine wiederkehrende oder wöchentliche Sperre — derzeit gibt es keine. Tragen Sie jedes gesperrte Datum einzeln ein.