Veranstaltungspersonal

Unter Veranstaltungspersonal stellen Sie das Team für einen einzelnen Veranstaltungstag zusammen — Personen einladen, Bewerbungen prüfen, Schichten planen und beim Eintreffen einchecken. Dies ist getrennt von der Teamverwaltung, die die organisationsweiten Rollen und Berechtigungen steuert; dieser Bildschirm wirkt sich nur auf die Personalplanung der geöffneten Veranstaltung aus.

Was Sie hier tun können

• Personal per E-Mail einladen — eine namentliche Einladung mit optionalem Rollenlabel und Notizen versenden; der Einladungslink läuft nach 7 Tagen ab.
• Bewerbungen prüfen — Personen, die sich für diese Veranstaltung beworben haben, genehmigen oder ablehnen, optional mit Festlegung eines Stundensatzes bei der Genehmigung.
• Sperren oder entfernen — jemanden aus dem Aufgebot dieser Veranstaltung nehmen.
• Schichten erstellen und bearbeiten — Titel, Datum, Start-/Endzeit, Kapazität und Ort.
• Personal einer Schicht zuweisen — ein genehmigtes Teammitglied aus dem Dropdown-Menü jeder Schicht auswählen.
• Personal einchecken — jemanden als angekommen markieren, sobald die Schicht beginnt.
• Personal benachrichtigen — einem einzelnen Teammitglied eine Nachricht mit Betreff und Text senden, mit einem verketteten Antwort-Posteingang.

So planen und besetzen Sie eine Schicht

1. Tragen Sie unter Schichten verwalten einen Titel, ein Datum, Start-/Endzeit, Kapazität und optional einen Ort ein und erstellen Sie die Schicht.
2. Genehmigen Sie unter Ausstehende Bewerbungen die Personen, die Sie im Team haben möchten — legen Sie hier einen Stundensatz fest, falls Sie sie bezahlen möchten (für Freiwillige leer lassen).
3. Wählen Sie auf der Schichtkarte im Personal-Dropdown ein genehmigtes Teammitglied aus und weisen Sie es zu — wiederholen Sie dies, bis die Schicht voll ist.
4. Nutzen Sie am Veranstaltungstag bei jeder ankommenden Person die Funktion Einchecken.

Die Einstellungen im Detail

• Kapazität — die Anzahl der Personen, die die Schicht aufnehmen kann; die Zuweisung stoppt, sobald sie voll ist.
• Stundensatz (bei Genehmigung) — leer lassen, um die Person als Freiwillige zu kennzeichnen. Freiwillige werden bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung vollständig übersprungen, sofern Sie ihnen nicht später einen Satz zuweisen.
• Rolle (bei Einladung) — ein Freitext-Label wie "Kasse", keine Berechtigung — es gewährt für sich genommen keinen Zugriff.
• Ort — Freitext, der auf der Schichtkarte angezeigt wird, nützlich, wenn eine Veranstaltung mehrere Einlasspunkte hat.

Gut zu wissen

• Wenn Sie hier ein Teammitglied sperren, wird auch dessen plattformweites Personalprofil gesperrt — das gilt dann für jede andere Veranstaltung, bei der die Person arbeitet, nicht nur für diese.
• Das Einchecken erfolgt hier durch Sie; das Auschecken nimmt das Teammitglied selbst über sein eigenes Personal-Dashboard vor. Die Gehaltsabrechnung kann eine Schicht erst bezahlen, wenn beide Zeitstempel vorliegen und Stunden erfasst sind.
• Eine Personaleinladung, die 7 Tage lang nicht angenommen wird, läuft einfach ab — brechen Sie sie ab und senden Sie eine neue, statt zu warten.
• Sobald eine Aufgabe als Abgeschlossen markiert ist, kann sie nicht mehr auf Ausstehend oder In Bearbeitung zurückgesetzt werden.

Fehlerbehebung

• Ein Teammitglied erscheint nicht im Zuweisungs-Dropdown — dort werden nur Personen angezeigt, deren Bewerbung Sie genehmigt haben; prüfen Sie Ausstehende Bewerbungen.
• Die Stunden einer Person erscheinen nie in der Gehaltsabrechnung — sie wurden nie ausgecheckt, oder die Zuweisung hat keine erfassten Stunden; bitten Sie die Person, sich über ihr eigenes Dashboard auszuchecken.
• Die Wiedereinsetzung eines gesperrten Teammitglieds funktioniert nicht wie erwartet — die Sperrung ist eine plattformweite Statusänderung, keine reine Entfernung von dieser Veranstaltung; Sie müssen die Person hier möglicherweise erneut genehmigen oder einladen.

Verwandte Themen

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