Event-Personal

Event-Personal ist der Ort, an dem Sie das bezahlte Tagesteam für ein Event aufbauen: Menschen einladen, Bewerbungen prüfen, Schichten planen, Personen einchecken, Aufgaben verteilen und ihnen schreiben. Öffnen Sie das Event, dann Team & Partner → Personal verwalten. Es ist getrennt von Teamverwaltung, die regelt, wer Ihr Veranstalterkonto nutzen darf, und von Freiwillige, dem Modul für unbezahlte Helfer mit eigenem Verzeichnis und eigenem Dienstplan. Personal hier kann stundenweise bezahlt und über die Personalabrechnung abgerechnet werden.

Was Sie hier tun können

• Das Event für Jobsuchende listen, damit Menschen sich bewerben können.
• Per E-Mail einladen mit einem Link, der nach 7 Tagen abläuft.
• Bewerbungen prüfen und genehmigen oder ablehnen, bei der Genehmigung einen Stundensatz festlegen.
• Schichten planen mit Datum, Uhrzeiten, Kapazität und Ort, und genehmigtes Personal einteilen.
• Personal einchecken über die Schichtkarte, wenn es ankommt.
• Aufgaben vergeben an ein Teammitglied und bis zur Erledigung verfolgen.
• Dem Personal schreiben einzeln oder allen zugleich und deren Antworten lesen.
• Schichttausch genehmigen, den Personal beantragt.

Die Reiter dieser Seite

Eine Leiste mit vier Reitern verläuft oben. Mitglieder ist diese Seite, mit Anwerbung, Schichten, Einladungen, Bewerbungen und Ihrem genehmigten Personal. Schichtentausch listet Tauschanfragen und zeigt, wie viele auf Antwort warten. Mitarbeitermitteilungen ist der Posteingang. Gehaltsabrechnung öffnet die Abrechnungszeiträume. Unter den Reitern hat das Kästchen Personal gesucht ein Auswahlfeld, und Schichten verwalten beginnt mit einem Formular, das mit Schicht erstellen endet.

Das Event für Jobsuchende auffindbar machen

Setzen Sie den Haken bei Dieses Event Jobsuchenden zeigen und klicken Sie auf Änderungen speichern, um das Event öffentlich für Menschen zu listen, die Eventarbeit suchen, in der Liste „Events mit Personalbedarf“ auf der Personalseite. Das ist standardmäßig aus, und nichts wird angezeigt, bis Sie es einschalten. Personen, die sich bewerben, erscheinen unter Ausstehende Bewerbungen.

Personal einladen

1. Klicken Sie auf + Personal einladen, um das Formular zu öffnen.
2. Geben Sie den Namen und die E-Mail der Person ein. Beide sind erforderlich.
3. Optional eine Rolle wie „Sicherheit“ oder „Catering“ hinzufügen. Sie ist nur eine Bezeichnung; sie gewährt keinen Zugriff.
4. Klicken Sie auf Einladung senden. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist.

Noch offene Einladungen stehen unter Ausstehende Einladungen mit ihrem Ablaufdatum. Erneut senden schickt einen neuen Link und startet weitere 7 Tage; Abbrechen beendet die Einladung. Sie können nicht zweimal eine offene Einladung an dieselbe Adresse für dasselbe Event senden. Nimmt die Person an, ist sie sofort für dieses Event genehmigt, mit Ihrer Rollenbezeichnung, und erscheint unter Genehmigtes Personal. Sie hat noch keinen Satz, bis Sie einen festlegen.

Bewerbungen prüfen

Personen, die sich über die Personalseiten beworben haben, warten unter Ausstehende Bewerbungen. Sie sehen Name und E-Mail, ihre Nachricht, eine kurze Vorstellung, ihre Fähigkeiten und Zertifikate, die Tage, an denen sie verfügbar sind, und wann sie sich beworben haben. Tragen Sie in Tarif/Std einen Stundensatz ein, wenn Sie bezahlen, und klicken Sie dann auf Genehmigen oder auf Ablehnen. Ihre Fähigkeiten helfen bei der Entscheidung. In beiden Fällen wird die Bewerberin oder der Bewerber informiert.

Schichten planen

1. Füllen Sie unter Schichten verwalten den Schichttitel, das Datum, die Kapazität sowie die Startzeit und Endzeit aus. Das Datum muss heute oder später sein, das Ende nach dem Beginn, und die Kapazität liegt zwischen 1 und 255.
2. Optional einen Standort wie „Haupteingang“ hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Schicht erstellen.

Jede Schicht wird zu einer Karte mit Titel, Datum, Uhrzeiten, Ort und Verbleibende Plätze. Bearbeiten ändert sie. Das Statusmenü setzt Öffnen, Geschlossen oder Abgebrochen: eine geschlossene oder abgebrochene Schicht nimmt keine weiteren Personen auf, behält aber ihre Einteilungen und den Check-in-Verlauf, was das Löschen (das Kreuz) nicht täte. Um die Schicht zu besetzen, wählen Sie eine Person in der Liste — sie bietet nur genehmigtes Personal an — und klicken auf Zuweisen. Unter der Schicht hat jede eingeteilte Person Zurückgeben und ein Kreuz, das sie von der Schicht entfernt.

Personal einchecken

Klicken Sie neben der Person auf Zurückgeben, wenn sie ankommt; ihre Ankunftszeit erscheint dann als Haken. Sie können jemanden von zwei Stunden vor Schichtbeginn bis vier Stunden nach Schichtende einchecken, und nur, solange die Person für das Event genehmigt ist. Ausgecheckt wird vom Teammitglied selbst über die eigenen Personalseiten, wodurch die Stunden erfasst werden. Die Gehaltsabrechnung kann eine Schicht erst bezahlen, wenn beide Zeiten vorliegen.

Genehmigtes Personal, Tarife, Aufgaben und Nachrichten

Unter Genehmigtes Personal ist jede Person eine Zeile mit Satz und Status; klicken Sie darauf, um die Details zu öffnen. Dort setzen Sie den Stundensatz (leer lassen für eine unbezahlte Hilfskraft, angezeigt als Freiwilliger), vergeben Aufgaben und schreiben der Person. Fügen Sie eine Aufgabe mit Titel und optionalem Fälligkeitsdatum hinzu; die Person wird benachrichtigt, und Sie verschieben sie über das Menü zwischen Ausstehend und In Bearbeitung. Sobald eine Aufgabe Abgeschlossen ist, zeigt sie nur noch ihr Badge. Verwenden Sie Aufgabe hinzufügen für die nächste. Mitteilung senden schreibt dieser Person; Aus Event entfernen nimmt sie aus dem Team. Ganz unten sendet Rundfunk eine Nachricht an jedes genehmigte Personal des Events.

Mitteilungen

Der Reiter Mitarbeitermitteilungen ist Ihr Posteingang für dieses Event. Gespräche, die Sie begonnen haben, und Antworten darauf erscheinen oben, die neuesten zuerst, mit einer Markierung, wenn etwas ungelesen ist. Unter Gesendete Nachrichten sehen Sie jede Nachricht, die Sie gesendet haben, und wie viele Empfänger sie gelesen haben. Öffnen Sie ein Gespräch, um es zu lesen und zu antworten.

Schichttausch

Bittet ein Teammitglied darum, eine Schicht an eine Kollegin oder einen Kollegen abzugeben, erscheint die Anfrage im Reiter Schichtentausch mit der Schicht, wer fragt, wer übernehmen würde, und dem Grund. Genehmigen verschiebt die Einteilung zur Kollegin oder zum Kollegen, sofern diese Person nicht schon eine überlappende Schicht hat; Ablehnen lässt alles, wie es ist. Beide werden informiert. Das Statusbadge zeigt, was noch aussteht.

Die Einstellungen im Detail

• Kapazität — wie viele Personen in eine Schicht passen. Das Zuweisen endet, sobald sie voll ist, und die Schicht zeigt sich als voll.
• Stundensatz — leer bedeutet unbezahlt. Die Gehaltsabrechnung umfasst nur Personen mit einem Satz.
• Rolle (bei der Einladung) — eine freie Bezeichnung, die auf der Einladung und dem Teameintrag erscheint. Sie gewährt keine Berechtigungen.
• Standort — freier Text auf der Schichtkarte, nützlich bei mehreren Check-in-Punkten.
• Schichtstatus — Öffnen, Geschlossen oder Abgebrochen. Voll wird automatisch gesetzt, sobald der letzte Platz vergeben ist.

Gut zu wissen

• Personal hier ist nicht dasselbe wie Freiwillige. Personen ohne Satz werden auf dieser Seite als Freiwilliger bezeichnet, sind aber trotzdem Personal-Konten; das Freiwilligen-Modul hat sein eigenes Verzeichnis, eigene Einladungen und einen eigenen Dienstplan.
• Es gibt hier keine Sperren-Schaltfläche. Aus Event entfernen nimmt die Person nur von diesem Event, gibt die Schichten frei, die sie noch nicht begonnen hat, und benachrichtigt sie. Bereits geleistete Stunden bleiben erfasst und können weiterhin bezahlt werden.
• Eine Person kann nicht zwei überlappenden Schichten zugewiesen werden, und ein Teammitglied, das von einer Administratorin oder einem Administrator gesperrt wurde, kann überhaupt nicht zugewiesen werden.
• Eine Einladung, die niemand annimmt, läuft einfach nach 7 Tagen ab. Brechen Sie sie ab und senden Sie eine neue, oder nutzen Sie Erneut senden.
• Diese Seite zu sehen und damit zu arbeiten braucht die Berechtigung Personal; Schichtaktionen brauchen die Berechtigung Schichten; die Gehaltsabrechnung braucht die Berechtigung, das Event zu bearbeiten. Ein Teammitglied ohne eine davon erhält für diese Aktion einen 403-Fehler.

Fehlerbehebung

• Eine Person fehlt in der Zuweisungsliste — nur genehmigtes Personal wird angeboten. Prüfen Sie Ausstehende Bewerbungen.
• „Diese Schicht ist nicht offen“ — setzen Sie die Schicht über ihr Statusmenü zurück auf Öffnen.
• Zurückgeben zeigt eine Meldung zur Uhrzeit — das Einchecken öffnet zwei Stunden vor der Schicht und schließt vier Stunden nach ihrem Ende.
• Die Stunden einer Person tauchen nie in der Gehaltsabrechnung auf — sie wurden nie ausgecheckt oder haben keinen Satz. Bitten Sie sie, über ihre eigene Seite auszuchecken.
• Der Einladungslink sagt, er sei ungültig — er ist abgelaufen oder wurde abgebrochen. Nutzen Sie Erneut senden.

Verwandte Themen

• Personalabrechnung
• Freiwillige
• Teamverwaltung
• Ein- & Auschecken