Ehrenamt-Aufgaben
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Der Tab Aufgaben ist die Aufgabenliste Ihres Ehrenamts-Teams für eine Veranstaltung: Dinge, die passieren müssen, wer sie erledigt und bis wann. Eine Aufgabe kann für eine Person, für mehrere benannte Personen, für alle, die eine bestimmte Schicht übernehmen, für ein ganzes Team oder für alle offen sein. Ehrenamtliche verschieben ihre Aufgaben selbst. Sie finden den Tab unter Team & Partner → Ehrenamtliche → Aufgaben. Für die eigene Planungstafel des Veranstalters — Fristen, Prioritäten, Abhängigkeiten — siehe Das Aufgabenboard der Veranstaltung.
Was Sie hier tun können
- Halten Sie fest, was passieren muss, und geben Sie einen Beginn und eine Fälligkeit an.
- Geben Sie eine Aufgabe einer oder mehreren bestätigten Ehrenamtlichen, einer Schicht, einem Team oder allen.
- Verfolgen Sie sie über vier Status: Offen, In Bearbeitung, Blockiert und Fertig.
- Zerlegen Sie eine Aufgabe in eine Checkliste und besprechen Sie sie in Kommentaren.
Eine Aufgabe hinzufügen
- Tragen Sie in das Titelfeld ein, was erledigt werden muss, zum Beispiel „Laternen bei der Druckerei abholen“.
- Wählen Sie unter Für eine bestätigte Person oder lassen Sie Das ganze Team stehen. Personen, die nur eingeladen sind, werden nicht aufgelistet; die Seite zeigt, wie viele noch auf Antwort warten.
- Wählen Sie das Team, zu dem die Aufgabe gehört. Ein Teamleiter muss eines seiner Teams wählen.
- Setzen Sie Beginn, wenn die Aufgabe eine Uhrzeit hat.
- Klicken Sie auf Weitere Angaben, um eine Schicht zu wählen (alle auf dieser Schicht erhalten die Aufgabe), eine Fällig-Zeit und eine Beschreibung.
- Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
Wer eine Aufgabe erhält, wird in dieser Reihenfolge entschieden: die benannten Personen, falls vorhanden, sonst die Personen der Schicht, sonst das Team, sonst alle. Benannte Personen erhalten beim Hinzufügen eine E-Mail „Neue Ehrenamts-Aufgabe um …“. Eine Aufgabe mit Startzeit, die für benannte Personen, eine Schicht oder ein Team gilt, verschickt außerdem eine einmalige Erinnerung etwa zwei Stunden vor Beginn; eine Aufgabe für alle hat keine Erinnerung.
Mit der Liste arbeiten
Offene Aufgaben stehen zuerst, dann erledigte, jeweils in zeitlicher Reihenfolge. Die Zeile unter einem Titel nennt, für wen die Aufgabe ist, ihren Beginn und ihre Fälligkeit und, wenn sie erledigt ist, wer sie abgehakt hat — die ehrenamtliche Person oder „Vom Veranstalter als erledigt markiert“. Das runde Kästchen markiert eine Aufgabe als erledigt oder nicht erledigt. Das Statusmenü setzt Offen, In Bearbeitung, Blockiert oder Fertig; verwenden Sie Blockiert für eine Aufgabe, die auf etwas wartet. Eine Checkliste zeigt, wie viele Punkte erledigt sind, und lässt Sie sie abhaken. Kommentare halten die Diskussion bei der Aufgabe. Bearbeiten ändert alles Übrige.
Eine Aufgabe bearbeiten
- Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Titel der Aufgabe.
- Markieren Sie unter Personen alle, für die sie gilt. Wenn Sie niemanden markieren, gilt sie für die Schicht, das Team oder alle.
- Ändern Sie die Schicht, die Zeiten Beginn und Fällig und die Details.
- Schreiben Sie unter Checkliste einen Punkt pro Zeile. Punkte, die Sie unverändert lassen, behalten ihren Haken, sodass das Umformulieren von Punkt drei die Punkte eins und zwei nicht wieder entfernt.
- Klicken Sie auf Speichern. Aufgabe löschen entfernt sie.
Gut zu wissen
- Zeiten sind die eigenen Uhrzeiten der Veranstaltung, wie bei den Schichten.
- Ehrenamtliche sehen ihre Aufgaben unter Mein Ehrenamt. Sie können den Status ändern, Checklistenpunkte abhaken und selbst kommentieren; Veranstalter und Teamleiter sehen es hier sofort.
- Einer Person, die nicht bestätigt ist, eine Aufgabe zu geben, wird abgelehnt. Wenn jemand zurücktritt oder von der Veranstaltung entfernt wird, fallen seine Aufgaben ans Team zurück.
- Aufgaben mit Beginn- oder Fälligkeitszeit erscheinen im Ablaufplan; Blockierte und überfällige erscheinen in Live.
- Ein Teamleiter sieht und ändert nur die Aufgaben seiner eigenen Teams.
- Eine Aufgabe als erledigt zu markieren, setzt sie auf Fertig; als nicht erledigt markiert, setzt sie sie zurück auf Offen.
Fehlerbehebung
- Die gewünschte Person fehlt in der Liste — Aufgaben können nur bestätigten Ehrenamtlichen gegeben werden. Bestätigen Sie die Person unter Personen.
- „Diese ehrenamtliche Person ist für diese Veranstaltung nicht mehr bestätigt“ — die Person wurde entfernt oder ist zurückgetreten, nachdem Sie das Formular geöffnet hatten. Wählen Sie eine andere Person.
- Niemand hat die E-Mail zu meiner Aufgabe bekommen — E-Mails gehen an benannte Personen, sobald sie hinzugefügt werden. Eine Aufgabe für eine Schicht oder ein Team wird bei der Anlage nicht gemailt; sie erscheint unter Mein Ehrenamt, und die Erinnerung vor dem Beginn erreicht sie.