Veranstaltungsanbieter
Leitfaden für Veranstalter
3 Min. Lesezeit
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Auf dieser Seite
Event-Vendors erfasst jeden externen Anbieter, der an Ihrer Veranstaltung mitwirkt — Caterer, AV-Technik, Sicherheitsdienst — von der ersten Zuweisung über Aufgaben, Verträge und Rechnungen bis hin zu einer Bewertung nach der Veranstaltung.
Was Sie hier tun können
- Einen Anbieter zuweisen — aus Anbietern mit genehmigtem Marktplatz-Profil auswählen, optional an eine ihrer gelisteten Leistungen gebunden, mit einer vereinbarten Gebühr.
- Einen eingeladenen Anbieter bestätigen oder ablehnen — Anbieter wechseln von Eingeladen zu Bestätigt oder Abgelehnt.
- Aufgaben erstellen — Titel, Beschreibung und Fälligkeitsdatum, verfolgt als Ausstehend, In Bearbeitung oder Abgeschlossen.
- Einen Vertrag ausstellen — ein von Ihnen verfasster Titel und Inhalt, sofort zur Unterzeichnung an den Anbieter gesendet.
- Rechnungen genehmigen und bezahlen — vom Anbieter eingereichte Rechnungen wechseln von Eingereicht zu Genehmigt zu Bezahlt.
- Eine Bewertung hinterlassen — eine Bewertung von 1 bis 5 mit optionalem Kommentar, sobald die Arbeit erledigt ist.
So weisen Sie einen Anbieter zu
- Wählen Sie einen Anbieter aus der genehmigten Liste — Anbieter, deren Admin-Prüfung noch aussteht, sind nicht auswählbar.
- Wählen Sie optional eine der eigenen Leistungen dieses Anbieters aus und geben Sie eine vereinbarte Gebühr ein.
- Speichern — der Anbieter wird mit dem Status Eingeladen hinzugefügt, bis er über sein eigenes Portal bestätigt.
Die Einstellungen im Detail
- Vereinbarte Gebühr — rein informativ; sie wird nicht automatisch abgebucht, sondern dient Ihnen und dem Anbieter als Referenzwert.
- Leistung — muss eine sein, die der zugewiesene Anbieter tatsächlich anbietet; Sie können dieser Zuweisung nicht die Leistung eines anderen Anbieters zuordnen.
- Vertragsablauf — optional, muss ein zukünftiges Datum sein; leer lassen für kein Ablaufdatum.
Gut zu wissen
- Ein Anbieter kann einer Veranstaltung nur einmal zugewiesen werden — eine erneute Zuweisung wird blockiert.
- Ein unterzeichneter Vertrag kann von hier aus nie storniert werden; nur ein Vertrag im Status Gesendet, Abgelaufen oder bereits Storniert kann storniert werden.
- Eine Rechnung muss Eingereicht sein, bevor Sie sie genehmigen können, und Genehmigt, bevor Sie sie als Bezahlt markieren können — ein Schritt kann nicht übersprungen werden.
- Sobald eine Aufgabe Abgeschlossen ist, kann sie nicht mehr auf Ausstehend oder In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
Fehlerbehebung
- Ein Anbieter erscheint nicht in der Zuweisungsliste — sein Marktplatz-Profil ist noch ausstehend oder wurde von einem Administrator gesperrt.
- Das Leistungs-Dropdown ist leer oder es fehlt eine Option — es werden nur Leistungen angeboten, die dieser Anbieter selbst veröffentlicht hat.
- Genehmigen oder Bezahlen bewirkt bei einer Rechnung nichts — die Rechnung hat den falschen Status; prüfen Sie, ob sie zuerst eingereicht oder genehmigt werden muss.
- Das Stornieren eines Vertrags schlägt fehl — der Anbieter hat ihn bereits unterzeichnet, oder er ist bereits storniert.