Veranstaltungslieferanten

Die Lieferantenverwaltung erfasst die externen Dienstleister, die Ihre Veranstaltung begleiten — Caterer, Ton- und Lichttechnik, Fotografen — von der ersten Zuweisung über Aufgaben, Verträge und Rechnungen bis zur Bewertung nach der Veranstaltung. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie dann Team & Partner → Lieferanten. Lieferanten sind eigenständige Unternehmen mit eigenem EventMann-Konto und eigenem Lieferantenportal: Sie weisen sie hier zu, und sie antworten, unterschreiben und stellen Rechnungen von ihrer Seite aus.

Was Sie hier tun können

• Einen Lieferanten zuweisen aus den Lieferanten, die ein Administrator freigegeben hat, optional mit einer Wartung und einer vereinbarten Gebühr.
• Einem Lieferanten Aufgaben geben mit einem Fälligkeitsdatum, und deren Erledigung verfolgen.
• Einen Vertrag ausstellen, den der Lieferant online unterschreibt, und die unterschriebene Fassung lesen.
• Vom Lieferanten eingereichte Rechnungen genehmigen und bezahlen.
• Den Lieferanten nach der Veranstaltung bewerten.
• Einen Lieferanten von der Veranstaltung entfernen.

Einen Lieferanten zuweisen

1. Öffnen Sie oben das Feld Lieferant zuweisen und wählen Sie den Lieferanten. Die Liste ist durchsuchbar und zeigt den Firmennamen mit dem Ansprechpartner. Es erscheinen nur Lieferanten, deren Profil vollständig und von einem Administrator freigegeben ist. Ein Lieferant, der in seinem Kalender einen Tag dieser Veranstaltung als nicht verfügbar markiert hat, trägt den Hinweis „Nicht verfügbar am …“ mit den Daten. Sie können ihn trotzdem zuweisen, zum Beispiel wenn er Ihnen zugesagt hat, eine Ausnahme zu machen.
2. Wählen Sie optional eine Wartung: Die Liste zeigt die aktiven Leistungen jedes freigegebenen Lieferanten, gruppiert unter dem Firmennamen des Lieferanten. Wählen Sie eine Leistung des links gewählten Lieferanten; eine Leistung eines anderen Lieferanten wird abgelehnt. Wählen Sie Kein bestimmter Service, wenn die Zuweisung ohne Leistung erfolgen soll.
3. Geben Sie optional die Vereinbarte Gebühr in der Währung der Veranstaltung ein. Sie dient Ihnen und dem Lieferanten als Richtwert; es wird nichts abgebucht.
4. Klicken Sie auf Lieferant zuweisen. Der Lieferant wird benachrichtigt, und die Zuweisung wartet als Einladung.

Jeder zugewiesene Lieferant ist eine Zeile mit Firmenname, Status, vereinbarter Gebühr und einem kleinen Pfeil, der die Details öffnet. Ein Lieferant, der nicht geantwortet hat, zeigt Warte auf Antwort neben dem Status Eingeladen. Er nimmt an oder lehnt in seinem eigenen Portal ab, und der Status wird Bestätigt oder Abgelehnt. Ein Lieferant kann einer Veranstaltung nur einmal zugewiesen werden.

Mit einem Lieferanten arbeiten

Klicken Sie auf die Zeile eines Lieferanten, um sie zu öffnen. Drei Spalten erscheinen: Aufgaben, Rechnungen und Verträge, darunter die Leistungsbewertung.

• Aufgaben — geben Sie einen Titel ein, optional ein Datum, und klicken Sie auf + Aufgabe hinzufügen. Verschieben Sie eine Aufgabe über ihr Menü zwischen Ausstehend, In Bearbeitung und Abgeschlossen. Eine abgeschlossene Aufgabe kann nicht wieder geöffnet werden und zeigt nur ihr Abzeichen. Der Papierkorb löscht eine Aufgabe.
• Rechnungen — der Lieferant reicht sie über sein Portal ein; Sie sehen Nummer, Gesamtbetrag und Status. Sobald eine Rechnung vorliegt, zeigt ein Block Zahlung an darunter die Bankdaten, die der Lieferant hinterlegt hat (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank) — dieselben, die auf seinem Rechnungs-PDF stehen. Genehmigen setzt eine eingereichte Rechnung auf Genehmigt; Als bezahlt markieren hält danach fest, dass Sie sie bezahlt haben. Eine Rechnung muss eingereicht sein, bevor Sie sie genehmigen können, und genehmigt sein, bevor Sie sie als bezahlt markieren können.
• Verträge — jeder Vertrag ist eine Zeile mit seinem Status; Anzeigen öffnet ihn. Um einen neuen auszustellen, geben Sie ihm einen Titel, formulieren die vollständigen Bedingungen und wählen optional ein Ablaufdatum nach heute. Klicken Sie dann auf Vertrag ausstellen. Er wird dem Lieferanten sofort zugestellt.
• Leistungsbewertung — wählen Sie eine Bewertung von 1 bis 5 Sternen, fügen Sie optional einen Kommentar hinzu und klicken Sie auf Bewertung einreichen. Es gibt eine Bewertung pro Lieferant und Veranstaltung; Bewertung bearbeiten ändert sie später.
• Lieferant entfernen unten entfernt den Lieferanten nach einer Bestätigung von der Veranstaltung.

Einen Vertrag lesen

Anzeigen öffnet die Vertragsseite: die Bedingungen, so wie Sie sie formuliert haben, wann er gesendet wurde, wann er abläuft und — sobald der Lieferant unterschrieben hat — das Datum, die Adresse, von der die Unterschrift stammt, und die Unterschrift selbst. Ein Vertrag, den der Lieferant noch nicht unterschrieben hat, zeigt „Warten auf Unterschrift des Lieferanten“ und bietet Vertrag stornieren an. Danach kann der Lieferant ihn nicht mehr unterschreiben; dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein unsigniert abgelaufener Vertrag wird als solcher gekennzeichnet.

Die Einstellungen im Detail

• Vereinbarte Gebühr — nur zur Information. Sie wird nicht berechnet und nicht von EventMann gezahlt.
• Wartung — eine der aktiven Leistungen des gewählten Lieferanten, optional.
• Vertragsablauf — optional, muss nach heute liegen; leer bedeutet, dass der Vertrag nicht abläuft.
• Lieferantenstatus — Eingeladen, Bestätigt, Abgelehnt oder Abgebrochen. Der Lieferant ändert ihn über sein Portal.
• Nicht verfügbar am … — wird in der Lieferantenliste und in der Zeile eines zugewiesenen Lieferanten angezeigt, wenn der Lieferant einen Tag dieser Veranstaltung in seinem eigenen Kalender gesperrt hat. Es ist ein Hinweis des Lieferanten, keine Sperre. Das öffentliche Profil eines Lieferanten listet seine markierten Zeiträume ebenfalls auf und zeigt Ihnen, welche Ihrer bevorstehenden Veranstaltungen sich überschneiden.

Gut zu wissen

• EventMann bewegt kein Geld zwischen Ihnen und einem Lieferanten. Als bezahlt markieren ist Ihr Nachweis, dass Sie die Rechnung bezahlt haben.
• Ein unterschriebener Vertrag kann nie storniert werden. Ein Vertrag im Status Gesendet oder ein abgelaufener Vertrag kann storniert werden.
• Wer was darf: Lieferanten zuweisen, Aufgaben, Bewertungen und Entfernen erfordern die Berechtigung „Lieferanten“. Rechnungen genehmigen und bezahlen sowie Verträge ausstellen oder stornieren haben eigene Berechtigungen. Ein Teammitglied kann also eine Rechnung sehen und trotzdem nicht berechtigt sein, sie zu genehmigen.

Fehlerbehebung

• Ein Lieferant fehlt in der Liste — sein Profil ist noch ausstehend, wurde gesperrt oder ist unvollständig. Ein Administrator gibt Lieferanten frei; Sie können sie nicht selbst freigeben.
• Die Leistung wird abgelehnt — sie gehört zu einem anderen Lieferanten als dem gewählten. Wählen Sie eine Leistung unter dem Namen dieses Lieferanten oder keine.
• Der Lieferant bleibt auf Warte auf Antwort — der Lieferant hat in seinem Portal noch nicht geantwortet. Bitten Sie ihn, seine Benachrichtigungen zu prüfen, oder entfernen Sie ihn und weisen Sie ihn erneut zu.
• Genehmigen oder Als bezahlt markieren tut nichts — die Rechnung hat den falschen Status. Sie muss Eingereicht sein, um genehmigt zu werden, und Genehmigt, um als bezahlt markiert zu werden.
• Vertrag stornieren fehlt — der Vertrag ist bereits unterschrieben oder storniert.

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