Warteliste

Wenn eine Ticketart ausverkauft ist, können sich Interessierte auf deren Warteliste setzen, statt abzuspringen. Auf diesem Bildschirm entscheiden Sie, wer einen Platz bekommt, wenn wieder einer frei wird — Sie lassen jede Person einzeln zu, statt dass die Plattform denjenigen bucht, der am längsten gewartet hat. Sie finden ihn unter Teilnehmer → Teilnehmer-Werkzeuge, auf dem ersten Reiter (Warteliste, Übertragungen, Gruppenimport). Die Seitenleiste zeigt ein Abzeichen mit der Anzahl der wartenden Personen.

Was Sie hier tun können

• Alle Wartenden einsehen: Name, E-Mail-Adresse, die Tickets, die sie möchten — ein Eintrag ist ein Warenkorb wie eine Bestellung, zum Beispiel 2× Erwachsene · 2× Kind — die Summe und wie lange sie schon warten.
• Jeder Eintrag zeigt einen Status — Wartet, Abgelehnt oder Abgelaufen — und, sobald Sie ihn zugelassen haben, was aus der daraus entstandenen Bestellung geworden ist: Bestätigt (kostenlose Tickets), Zahlungslink gesendet mit der Zahlungsfrist, Bezahlt, Wartet auf deine Freigabe, Zahlungsfrist abgelaufen, Bestellung storniert oder Rückerstattung erfolgt. Die Bestellnummer darunter öffnet die Bestellung.
• Zulassen Sie einen Eintrag, erhält die Person alle Tickets darin. Dabei entsteht sofort eine echte Bestellung für den ganzen Warenkorb — alles oder nichts, nie eine halbe Familie.
• Ablehnen Sie einen Eintrag. Die Person erhält eine E-Mail und kann danach nicht mehr in diese Warteschlange zurückkehren.
• Die Warteliste aktivieren, begrenzen und festlegen, wie lange eine zugelassene Person zum Bezahlen hat — alles unter Event-Einrichtung → Details & Termine, in den Einstellungen der Warteliste.

Der Reiter Übertragungen liegt daneben. Das Chip zeigt pro Ticketart, wie viele Tickets und wie viele Personen warten — gezählt aus jedem Warenkorb, sodass eine Familie, die auf einen Familienpass und ein Kinderticket wartet, unter jeder Art einmal zählt. Die Spalte Tickets zeigt den Warenkorb jedes Eintrags. Einträge, die noch warten, haben Zulassen und Ablehnen.

So funktioniert das Zulassen

1. Suchen Sie einen Eintrag mit dem Status Wartet und klicken Sie auf Zulassen.
2. Haben alle Ticketarten im Eintrag genug freie Plätze, wird die Bestellung sofort angelegt. Fehlen Plätze bei einer davon, fragt EventMann zuerst nach (siehe unten).
3. Für den ganzen Warenkorb wird eine Bestellung angelegt, und die Plätze werden sofort aus dem öffentlichen Verkauf genommen. Solange die Bestellung besteht, kann sie niemand sonst kaufen.
4. Ist das Ticket kostenlos, wird die Bestellung sofort bestätigt und die Tickets werden per E-Mail versendet.
5. Ist das Ticket kostenpflichtig, erhält die Person eine E-Mail mit einem Zahlungslink. Sie hält den Platz, bis das von Ihnen eingestellte Zahlungsfenster abläuft.
6. Nutzt die Veranstaltung Anfrage und Freigabe, landet die Bestellung stattdessen in Ihrer Freigabe-Warteschlange, und Sie treffen dort die übliche Entscheidung. Bei kostenpflichtigen Tickets erhält die Person den Zahlungslink, sobald Sie dort freigeben, wie bei jeder Anfrage ohne Kartenvorautorisierung.
7. Zahlt die Person nicht rechtzeitig, wird die Bestellung automatisch storniert, jeder Platz darin geht zurück in den Verkauf, und der Eintrag wird als Abgelaufen markiert. Sie müssen nichts aufräumen.

Mehr Personen zulassen, als Tickets vorhanden sind

Manchmal möchten Sie eine Familie hereinlassen, obwohl die Ticketart noch ausverkauft ist — etwa weil Sie wissen, dass der Raum Platz hat, oder weil zwei Plätze nicht genutzt werden. Mit Zulassen ist das möglich, wie bei einer manuellen Bestellung, es geschieht aber nie ohne Rückfrage.

1. Klicken Sie bei dem Eintrag auf Zulassen. Hat eine Ticketart im Eintrag weniger freie Plätze, als der Eintrag benötigt, öffnet sich eine Bestätigung, statt dass die Bestellung angelegt wird.
2. Sie nennt den Fehlbestand für jede Art — zum Beispiel Familienpass: 0 frei, dieser Eintrag braucht 1 — und wie weit die Veranstaltung über ihre Menge hinausgeht.
3. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Person trotzdem zuzulassen, oder auf Abbrechen, um sie wartend zu lassen.

Die Bestellung funktioniert danach genau wie jede andere Zulassung: Kostenlose Tickets werden bestätigt und versendet, kostenpflichtige erhalten einen Zahlungslink für Ihre Zahlungsfrist, und bei einer Veranstaltung mit Freigabe landet die Anfrage in Ihrer Freigabe-Warteschlange. Die Zahl der verkauften Tickets zeigt die Überbuchung ehrlich an (zum Beispiel 252 von 250), die Ticketart bleibt auf der Veranstaltungsseite ausverkauft, und ein Storno oder ein abgelaufenes Zahlungsfenster setzt die Zahl wieder zurück.

Die Einstellungen im Detail

• Warteliste aktivieren — ob Interessierte sich überhaupt für eine ausverkaufte Ticketart anstellen dürfen.
• Wartelisten-Plätze automatisch buchen — lassen Sie diese Option aus (Standard), um Personen selbst mit Zulassen zuzulassen. Schalten Sie sie ein, bucht die Plattform die am längsten wartende Person, sobald ein Platz frei wird, ohne Rückfrage bei Ihnen. Veranstaltungen, die vor dieser Einstellung angelegt wurden, buchen automatisch, bis Sie sie ändern.
• Zahlungsfrist — wie lange eine zugelassene Person für ein kostenpflichtiges Ticket Zeit hat, zwischen einer halben Stunde und drei Tagen (Standard: 24 Stunden). Ihr Platz ist bis dahin reserviert, sodass eine lange Frist den Rest der Warteschlange länger warten lässt. Ein kostenloses Ticket wird sofort bestätigt und ignoriert diese Frist.
• Wartelistenlimit — die Obergrenze gilt pro Ticketart, sodass eine volle Warteschlange für eine beliebte Stufe niemanden von den anderen ausschließt. Gezählt werden Tickets, nicht Personen, über alle Warenkörbe hinweg: Eine Familie, die auf 2 Erwachsenen- und 2 Kinder-Tickets wartet, belegt zwei Plätze des Erwachsenenlimits und zwei des Kinderlimits, und ein Limit von 50 bedeutet Nachfrage für fünfzig Plätze.

Gut zu wissen

• Das Zulassen reserviert die Plätze tatsächlich. Sie sind für diese Person für die Dauer des Zahlungsfensters gehalten, sodass zwei Personen nicht in denselben letzten Platz zugelassen werden können.
• Das Zulassen wird mit einem Grund abgelehnt, wenn die Veranstaltung nicht mehr verkauft — etwa wenn sie nicht live ist, eine Ticketart im Eintrag deaktiviert oder außerhalb ihres Verkaufszeitraums ist, die Person eine der Arten nicht kaufen kann oder der Warenkorb eine Begrenzung pro Bestellung verletzt. Dies wird für jede Art im Eintrag im Moment Ihres Klicks geprüft, nicht beim Beitritt. Zu wenige freie Plätze ist der einzige Grund, den Sie mit der oben genannten Bestätigung übergehen können.
• Der Hinweis über der Liste sagt, wie die Veranstaltung arbeitet: Der Erste in der Schlange wird automatisch gebucht, oder alle warten auf Ihr Zulassen. In beiden Fällen gilt für ein kostenpflichtiges Ticket Ihre Zahlungsfrist.
• Mitglieder werden in der Warteschlange vor Nicht-Mitgliedern eingeordnet, sofern Sie Mitgliedschaften verkaufen und ihnen Vorrang auf der Warteliste eingeräumt haben.
• Ein Ticket, das sich nicht allein buchen lässt — ein Kinder- oder Betreuerticket — kann nur neben einem anderen Ticket im selben Eintrag gewartet werden, genau wie an der Kasse. Eine Familie tritt mit 2× Erwachsene und 2× Kind in einem Eintrag bei; ein Kinderticket allein wird beim Beitritt abgelehnt.
• Die automatische Buchung (wenn Sie sie einschalten) überschreitet nie die Anzahl der Tickets. Sie lässt einen Eintrag nur zu, wenn jede Art darin Platz hat, und hält ihn andernfalls wartend — kleinere Einträge weiter unten können zuerst drankommen.
• Sie werden benachrichtigt, wenn Plätze für eine Ticketart frei werden, auf der Personen warten, sodass Sie diesen Bildschirm nicht ständig beobachten müssen.
• Eine Ablehnung ist für die Teilnehmenden endgültig: Sie sehen das Ergebnis auf ihrer eigenen Buchungsseite und können sich für diese Ticketart nicht erneut anstellen.

Fehlerbehebung

• „Wo ist die Schaltfläche Benachrichtigen?“ — Sie gibt es nicht mehr. Benachrichtigen verschickte eine Einladung und reservierte nichts, sodass zwei Personen in denselben Platz eingeladen werden konnten und die Unterlegene erfuhr, dass er weg war. Zulassen gibt den Platz der Person Ihrer Wahl und hält ihn für diese.
• Zulassen wird abgelehnt — die Meldung nennt den Grund. Heißt es, eine Art sei ausverkauft, wurden Plätze vergeben, während die Seite geladen war. Klicken Sie erneut auf Zulassen: Die Bestätigung zeigt den Fehlbestand, damit Sie die Person trotzdem zulassen oder die Menge unter Ticketarten erhöhen können. Die weiteren genannten Gründe: Die Veranstaltung ist nicht live, eine Ticketart ist deaktiviert oder außerhalb ihrer Verkaufszeiten, oder die Person kann eines der Tickets nicht kaufen (ein Ticket nur für Mitglieder oder nur für Freiwillige).
• Ein Eintrag sagt „Braucht ein weiteres Ticket“ — er enthält nur Kinder- oder Betreuertickets, aus der Zeit vor Einträgen mit mehreren Arten. Er kann nicht allein zugelassen werden; lehnen Sie ihn ab und bitten Sie die Person, sich mit einem Erwachsenenticket im selben Eintrag erneut anzumelden.
• Ein Eintrag sagt Zahlungslink gesendet, aber es ist kein Geld eingegangen — das ist eine kostenpflichtige Zulassung innerhalb ihres Zahlungsfensters; die Zeile zeigt die Zahlungsfrist. Es klärt sich in jedem Fall von selbst: Die Person zahlt, und die Zeile zeigt Bezahlt, oder das Fenster schließt, die Plätze werden freigegeben und die Zeile zeigt Zahlungsfrist abgelaufen.
• Ich finde die zugelassene Bestellung nicht unter Bestellungen — Bestellungen öffnet auf dem Reiter Bestätigt. Eine zugelassene kostenpflichtige Bestellung, die auf Zahlung wartet, liegt auf dem Reiter Genehmigt, und eine, die auf Ihre Freigabe wartet, auf Ausstehend; alle erscheinen unter Alle und tragen das Abzeichen Von der Warteliste. Die Bestellnummer in der Warteliste führt Sie direkt dorthin.
• Eine abgelehnte Person bittet, erneut hinzugefügt zu werden — löschen Sie ihren Eintrag und bitten Sie sie, sich erneut anzumelden; die Sperre ist an den abgelehnten Eintrag gebunden.

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