Virtuelle & Hybrid-Events

Konfigurieren Sie einen Livestream oder eine Online-Teilnahmeoption für eine Veranstaltung unter Verwalten → Details & Termine → Virtuelles Event. Das funktioniert zusätzlich zu einem Veranstaltungsort vor Ort — der Veranstaltungstyp muss zum Aktivieren nicht geändert werden.

Was Sie hier tun können

• Die Plattform konfigurieren — Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo oder Benutzerdefiniert/Sonstiges.
• Go Live und End Stream — markiert die tatsächliche Start-/Endzeit und den Status der Sitzung.
• Teilnehmerzahl begrenzen — eine optionale Obergrenze für virtuelle Teilnehmer.
• Im Nachhinein eine Aufzeichnung veröffentlichen, indem Sie eine Recording-URL hinzufügen.
• Teilnahmestatistiken einsehen, sobald Personen beigetreten sind.

So richten Sie eine virtuelle Sitzung ein

1. Wählen Sie eine Plattform.
2. Füllen Sie je nach Plattform Meeting/Join URL, Meeting ID, Meeting Password, Stream Key oder Embed URL aus — keines der Felder ist Pflicht, aber Teilnehmer benötigen mindestens die Join-URL oder eine Embed-URL, um tatsächlich hineinzukommen.
3. Speichern Sie die Konfiguration.
4. Klicken Sie kurz vor Beginn der Sitzung auf Go Live; klicken Sie auf End Stream, wenn sie vorbei ist.
5. Fügen Sie danach eine Recording URL hinzu, um eine Aufzeichnung verfügbar zu machen.

Die Einstellungen im Detail

• Meeting/Join URL — der direkte Link, über den Teilnehmer beitreten (zum Beispiel ein Zoom-Link). Bleibt das Feld leer, wird stattdessen die Embed URL verwendet.
• Meeting ID / Meeting Password — wird Teilnehmern zusammen mit dem Beitrittslink angezeigt, für Plattformen, die sie benötigen.
• Stream Key — für Streaming-Setups nach Art von YouTube/Vimeo.
• Embed URL — ein einbettbarer Player-Link (zum Beispiel ein YouTube-Embed), der direkt auf der Seite der virtuellen Veranstaltung des Teilnehmers angezeigt wird.
• Recording URL — ist sie gesetzt, können Teilnehmer mit einer bestätigten Buchung die Aufzeichnung nach Ende der Veranstaltung ansehen.
• Max Virtual Attendees — leer lassen für unbegrenzt.

Aus Teilnehmersicht

• Nur Personen mit einer bestätigten Buchung für die Veranstaltung können den virtuellen Raum oder die Aufzeichnung öffnen — alle anderen werden blockiert, auch wenn sie angemeldet sind. Der Veranstalter und Administratoren können jederzeit eine Vorschau ansehen.
• Beitreten und Verlassen werden automatisch erfasst (einschließlich Gerätetyp — Desktop, Mobilgerät oder Tablet); daraus ergeben sich die Teilnahmestatistiken: Gesamtzahl Beigetretener, aktuell Zuschauende, gleichzeitiges Maximum und durchschnittliche Zuschauzeit.

Gut zu wissen

• Das Stream-Status-Badge zeigt, was angeklickt wurde, nicht was tatsächlich auf Zoom/YouTube/etc. passiert — wird das Klicken auf End Stream vergessen, bleibt die Veranstaltung als Live markiert.
• Das Einrichten einer virtuellen Sitzung erfordert keine Änderung des Veranstaltungstyps — es funktioniert gleichermaßen, ob die Veranstaltung vollständig virtuell ist oder eine Präsenzveranstaltung mit einer zusätzlichen Online-Option.

Fehlerbehebung

• Teilnehmer erhält beim Beitreten einen 404-Fehler / Zugriff verweigert — ihre Buchung ist noch nicht bestätigt (Zahlung ausstehend oder Genehmigung wird erwartet), oder die virtuelle Sitzung wurde noch gar nicht konfiguriert.
• Der Aufzeichnungslink funktioniert für Teilnehmer nicht — es wurde noch keine Recording URL festgelegt, oder ihre Buchung ist weiterhin nicht bestätigt.
• Die Teilnahmestatistiken zeigen nichts an — noch ist niemand über den Link zum virtuellen Raum beigetreten; die Statistiken füllen sich erst, sobald Teilnehmer tatsächlich beitreten.

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