Virtuelle & Hybrid-Veranstaltungen

Leitfaden für Veranstalter 4 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Online, hybrid und vor Ort
2. Den Stream einrichten
3. Die Einstellungen im Detail
4. Was Teilnehmende sehen
5. Gut zu wissen
6. Fehlerbehebung
7. Verwandte Themen

Eine Veranstaltung kann online stattfinden oder in einem Saal mit einem Online-Publikum. Sie stellen die Veranstaltung unter Details & Termine auf online um und bereiten den Stream oder das Meeting auf dem daneben liegenden Reiter Virtuelles Event vor (Verwaltung → Veranstaltungs-Setup → Details & Termine → Virtuelles Event).

Online, hybrid und vor Ort

Nur online — schalten Sie unter Details & Termine Online-Veranstaltung ein. Die Felder für den Veranstaltungsort sind ausgeblendet, und eine Stream- oder Meeting-URL ist erforderlich. Die Veranstaltungsseite zeigt „Online-Veranstaltung“ und „Link wird nach der Anmeldung geteilt“ anstelle einer Adresse.
Hybrid — wählen Sie im Assistenten den Veranstaltungstyp Hybrid. Er fragt nach dem physischen Veranstaltungsort und nach einer Stream-/Meeting-URL, die Pflicht ist, und die Veranstaltung wird als online markiert.
Vor Ort — lassen Sie Online-Veranstaltung ausgeschaltet. Eine Vor-Ort-Veranstaltung hat keinen Beitrittslink; wenn Sie eine Veranstaltung von online zurück auf vor Ort stellen, wird der alte Link gelöscht.

Das Umstellen zwischen online und vor Ort oder das Ändern des Links ist eine wesentliche Änderung: Ticketinhaber werden benachrichtigt, wie bei einem neuen Termin. Siehe Details & Termine.

Den Stream einrichten

Öffnen Sie den Reiter Virtuelles Event und wählen Sie die Plattform: Zoom, Microsoft Teams, YouTube Live, Vimeo oder Benutzerdefiniert / Sonstige.
Füllen Sie aus, was zutrifft: Meeting-/Beitritts-URL, Meeting-ID, Meeting-Passwort, Stream-Schlüssel und Einbettungs-URL. Keines davon ist verpflichtend, aber Teilnehmende brauchen mindestens eine Beitritts-URL oder eine Einbettungs-URL, um hineinzukommen.
Optional können Sie Max. virtuelle Teilnehmende festlegen — eine Obergrenze für gleichzeitige Zuschauende. Leer bedeutet keine Begrenzung.
Klicken Sie auf Konfiguration speichern.
Wenn die Sitzung beginnt, klicken Sie oben auf Live gehen; wenn sie vorbei ist, auf Stream beenden. Die Karte zeigt den Status (Nicht gestartet, Live, Beendet) mit Startzeit, Endzeit und Dauer.
Danach können Sie eine Aufzeichnungs-URL hinzufügen, um eine Wiederholung anzubieten.

Die Einstellungen im Detail

Meeting-/Beitritts-URL — der direkte Link, zum Beispiel ein Zoom-Link. Bei YouTube und Vimeo wird er verwendet, wenn keine Einbettungs-URL gesetzt ist.
Einbettungs-URL — ein einbettbarer Player-Link, der direkt auf der Ansichtsseite angezeigt wird (YouTube und Vimeo).
Meeting-ID / Passwort — für Plattformen, die sie benötigen. Der Stream-Schlüssel ist für Ihre eigene Streaming-Software gedacht und wird in der Konfiguration gespeichert.
Aufzeichnungs-URL — sobald sie gesetzt ist, können bestätigte Ticketinhaber die Wiederholung ansehen.
Max. virtuelle Teilnehmende — wenn so viele Personen zuschauen, erhält die nächste Person die Meldung, dass das Limit erreicht ist, und kann es in einigen Minuten erneut versuchen. Personen, die die Veranstaltung verwalten, werden nie abgewiesen.

Was Teilnehmende sehen

Die Ansichtsseite ist nur für angemeldete Personen zugänglich, die eine bestätigte Bestellung für die Veranstaltung haben, sowie für Ihr Team. Sie zeigt den Player (YouTube und Vimeo) oder eine Schaltfläche zum Öffnen des Meetings (Zoom und Teams) sowie einen Hinweis, dass der Stream erst startet, wenn Sie auf Live gehen klicken.
Beitritt und Verlassen werden erfasst (mit Gerätetyp). Das treibt die Live-Zuschauerzahl auf der Ansichtsseite und das Teilnehmendenlimit. Es gibt noch keine Anwesenheitsübersicht.
Nach der Veranstaltung wird eine Wiederholung angeboten, sofern Sie eine Aufzeichnungs-URL gesetzt haben.

Die Adresse der Ansichtsseite ist die Adresse der Veranstaltung, gefolgt von /virtual, mit der Nummer der Veranstaltung: https://<Ihre Seite>/events/<Nummer>/virtual, wobei die Nummer dieselbe ist wie in den Adressen Ihrer eigenen Verwaltungsseiten. EventMann fügt diesen Link nicht von selbst zu Tickets oder Erinnerungs-E-Mails hinzu; senden Sie ihn Ihren Teilnehmenden also selbst zu, zum Beispiel in einer Ankündigung oder einer benutzerdefinierten Erinnerung.

Gut zu wissen

Der Status spiegelt wider, was Sie angeklickt haben, nicht, was auf Zoom oder YouTube passiert. Wenn Sie Stream beenden vergessen, bleibt die Veranstaltung als Live markiert.
Der Meeting-Link wird weder im Quelltext der Veranstaltungsseite noch in Kalenderdateien veröffentlicht; diese verweisen auf die Veranstaltungsseite.
Für die Einrichtung eines Streams braucht es keinen besonderen Veranstaltungstyp, sodass auch eine Vor-Ort-Veranstaltung ein Online-Publikum haben kann.

Fehlerbehebung

Eine teilnehmende Person erhält beim Öffnen der Seite „verboten“ — sie ist nicht angemeldet oder ihre Bestellung ist noch nicht bestätigt (wartet auf Zahlung oder Genehmigung).
„Diese virtuelle Veranstaltung hat ihr Teilnehmendenlimit erreicht“ — erhöhen oder löschen Sie Max. virtuelle Teilnehmende, oder bitten Sie die Person, es in Kürze erneut zu versuchen.
Der Aufzeichnungslink zeigt einen Fehler — es ist keine Aufzeichnungs-URL gespeichert, oder die Bestellung ist nicht bestätigt.