Buchungsanfragen bearbeiten
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Eine Buchungsanfrage ist die Anfrage eines Organisators, Ihren Veranstaltungsort für einen Datumsbereich zu mieten, optional für eine seiner Veranstaltungen und mit einem Paket und Dienstleistungen. Sie beantworten sie unter Meine Veranstaltungsorte → der Veranstaltungsort → Buchungsanfragen. Dieser Artikel verfolgt eine Anfrage vom Formular des Organisators bis zur abgeschlossenen Buchung und erklärt, wie eine genehmigte Anfrage die Veranstaltung des Organisators mit Ihrem Veranstaltungsort verknüpft.
Was Sie hier tun können
- Jede Anfrage für einen Veranstaltungsort sehen, nach Status filtern und die Nachricht des Organisators lesen.
- Eine Anfrage mit einem Endpreis, einer Anzahlung und einer Nachricht genehmigen — oder ablehnen.
- Die Anzahlung erfassen und die Buchung nach der Veranstaltung als abgeschlossen markieren.
Was der Organisator sendet
Organisatoren finden Ihren Veranstaltungsort unter Veranstaltungsorte → Veranstaltungsorte durchsuchen in ihrem Bereich oder auf Ihrer öffentlichen Seite und klicken auf Veranstaltungsort buchen. Das Formular Veranstaltungsort anfordern fragt Folgendes ab:
- Startdatum und Enddatum (Pflichtfelder; der Beginn darf nicht in der Vergangenheit liegen, das Ende muss nach dem Beginn liegen).
- Mit Veranstaltung verknüpfen (eine ihrer kommenden Veranstaltungen), Erwartete Gäste.
- Ein Paket oder einzelne Dienstleistungen mit Mengen sowie eine Nachricht an Veranstaltungsort mit bis zu 3.000 Zeichen.
Der Organisator klickt auf Buchungsanfrage einreichen. Die Anfrage wird als Ausstehend angelegt, und Sie werden in der Glocke benachrichtigt und, wenn die Einstellung Buchungsanfragen für Veranstaltungsorte aktiv ist, per E-Mail. Überschneiden sich die Daten mit etwas, das bereits gesperrt oder gebucht ist, sieht der Organisator eine Warnung, aber die Anfrage kommt trotzdem bei Ihnen an.
Eine Anfrage beantworten
- Öffnen Sie Buchungsanfragen für den Veranstaltungsort. Drei Karten zeigen Ausstehend, Genehmigt und Anfragen gesamt. Die Tabs (Alle, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Abgebrochen, Abgeschlossen) filtern die Liste.
- Jede Karte zeigt den Organisator, den Status, die Daten, die verknüpfte Veranstaltung, die erwarteten Gäste, die ersten 200 Zeichen der Nachricht und den Gesamtpreis.
- Klicken Sie auf Details ansehen, um alles zu lesen und Preis und Anzahlung festzulegen — das ist der bessere Weg, siehe Preise des Veranstaltungsortes.
- Für eine schnelle Antwort nutzen Sie die Schaltflächen auf einer ausstehenden Karte: Anfrage genehmigen genehmigt sie sofort; Anfrage ablehnen öffnet die Seite der Anfrage direkt beim Ablehnungsformular, sodass Sie dem Organisator den Grund mitteilen können.
- Wenn eine genehmigte Buchung stattgefunden hat, klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren.
Was jede Aktion bewirkt
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Anfrage genehmigen | Status Genehmigt. Die Daten werden zuerst geprüft: Überschneiden sie sich mit einer gesperrten Zeit, einer Veranstaltung am Ort oder einer anderen genehmigten Anfrage, wird die Genehmigung verweigert und die Meldung nennt die Kollision. Der Organisator erhält eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Glocke. Nennt die Anfrage eine Veranstaltung ohne Veranstaltungsort, wird Ihr Veranstaltungsort dieser Veranstaltung zugewiesen. Aus der Liste wird die Anfrage mit der angefragten Summe und ohne Anzahlung genehmigt; öffnen Sie die Details, um beides zu ändern. |
| Anfrage ablehnen | Status Abgelehnt. Der Organisator wird benachrichtigt. Sie lehnen auf der Seite der Anfrage ab; der Grund, den Sie dort schreiben, geht in die E-Mail an den Organisator. |
| Kaution als gezahlt kennzeichnen | Nur bei einer genehmigten Anfrage mit Anzahlungsbetrag. Erfasst das Datum; Kaution als nicht gezahlt kennzeichnen macht es rückgängig. |
| Als abgeschlossen markieren | Nur bei einer genehmigten Anfrage. Status Abgeschlossen. Der Organisator kann den Veranstaltungsort dann bewerten, und die Bewertung erscheint unter Bewertungen. |
Wenn der Organisator storniert
Ein Organisator kann eine ausstehende oder genehmigte Anfrage aus seiner Liste Meine Veranstaltungsort-Anfragen mit der Schaltfläche Abbrechen stornieren. Der Status wird Abgebrochen, Sie werden benachrichtigt, und war diese Anfrage das, was die Veranstaltung mit Ihrem Veranstaltungsort verknüpfte, wird die Verknüpfung entfernt, sodass die Daten wieder frei sind.
Wie die Veranstaltung mit Ihrem Veranstaltungsort verknüpft wird
Auf Seite des Organisators zeigt die Seite Ort & Bestuhlung der Veranstaltung den Veranstaltungsort mit einem Link zur Anfrage. Die Liste der Veranstaltungsorte auf dieser Seite enthält die eigenen Veranstaltungsorte des Organisators und jeden Veranstaltungsort, für den eine seiner Anfragen genehmigt wurde — Ihre Genehmigung macht Ihre Halle also für ihn auswählbar. Von dort kann er außerdem Layout klonen, um Ihr Sitzlayout zu kopieren (siehe Grundrisse & Layouts).
Gut zu wissen
- Organisatoren finden nur Veranstaltungsorte, die genehmigt und aktiv sind; Anfragen kommen daher normalerweise nur für solche an.
- Die Detailansicht der Anfrage zeigt Name und E-Mail des Organisators, sodass Sie außerhalb von EventMann Kontakt aufnehmen können.
- Nur ausstehende Anfragen können genehmigt oder abgelehnt werden; nur genehmigte können abgeschlossen werden. Eine abgelehnte Anfrage lässt sich nicht wieder öffnen — bitten Sie den Organisator, eine neue zu senden.
- Hat ein Organisator ein Paket gewählt, zeigt die Detailansicht es unter Angefragtes Paket; die Summe ist dieses Paket plus die einzelnen Dienstleistungen.
- Genehmigen und Ablehnen sind für die Anfrage endgültig. Änderungen nach der Genehmigung (ein neuer Preis, andere Daten) vereinbaren Sie direkt mit dem Organisator.
Fehlerbehebung
- „Genehmigung nicht möglich — der Veranstaltungsort ist für diese Daten bereits belegt“ — der Text in Klammern nennt, was im Weg steht: den Grund eines gesperrten Zeitraums, den Titel einer Veranstaltung oder einen anderen Organisator. Entfernen Sie die Sperre oder lehnen Sie eine der Anfragen ab.
- Sie haben keine E-Mail erhalten — prüfen Sie Buchungsanfragen für Veranstaltungsorte in Ihren Benachrichtigungseinstellungen. Der Eintrag in der Glocke wird immer erstellt.
- Der Organisator sagt, der Veranstaltungsort sei für seine Veranstaltung nicht auswählbar — die Anfrage muss Genehmigt und für diesen Organisator sein.
- Kaution als gezahlt kennzeichnen fehlt — die Anfrage hat keinen Anzahlungsbetrag. Legen Sie einen fest, wenn Sie genehmigen.