Buchungsanfragen bearbeiten
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Wenn ein Veranstalter Ihren Veranstaltungsort mieten möchte, reicht er eine Buchungsanfrage mit seinen Terminen, der erwarteten Gästezahl und optional einem Paket oder einzelnen Dienstleistungen ein. Sie prüfen sie auf der Seite Buchungsanfragen des Veranstaltungsortes und genehmigen, lehnen ab oder markieren sie später als abgeschlossen. Dafür gibt es kein separates, veranstaltungsortübergreifendes Sammelpostfach — öffnen Sie zuerst den Veranstaltungsort über Meine Veranstaltungsorte und dann dessen Schaltfläche Buchungsanfragen.
Der Lebenszyklus
| Status | Bedeutung | Wer kann sie ändern |
|---|---|---|
| Ausstehend | Eingereicht, wartet auf Ihre Antwort | Sie: genehmigen oder ablehnen |
| Genehmigt | Sie haben die Anfrage akzeptiert und einen Preis festgelegt | Sie: als abgeschlossen markieren. Veranstalter: abbrechen |
| Abgelehnt | Sie haben sie abgelehnt | Endgültig — keine weitere Aktion |
| Abgebrochen | Der Veranstalter hat eine ausstehende oder genehmigte Anfrage zurückgezogen | Nur der Veranstalter |
| Abgeschlossen | Sie haben eine genehmigte Buchung als abgeschlossen markiert | Endgültig — ermöglicht eine Bewertung durch den Veranstalter |
Beachten Sie die Lücke: Sobald Sie eine Anfrage genehmigt haben, können Sie sie danach nicht mehr selbst ablehnen oder zurückweisen — die einzigen verbleibenden Optionen sind, sie als abgeschlossen zu markieren, oder dass der Veranstalter sie abbricht. Genehmigen Sie sorgfältig.
Eine Anfrage erhalten
Ein Veranstalter trägt die gewünschten Termine ein (das Startdatum muss heute oder später liegen), optional einen Link zu einer seiner eigenen bevorstehenden Veranstaltungen, optional ein Paket oder eine Auswahlliste Ihrer einzelnen Dienstleistungen mit Mengen sowie eine Freitextnachricht. Das Einreichen prüft weiterhin nicht Ihren Kalender und blockiert die Anfrage nicht — eine Anfrage kann für ein Datum eingehen, das Sie bereits gesperrt oder bereits jemand anderem bestätigt haben — aber wenn diese Termine bereits mit einer Sperre, einer schon geplanten Veranstaltung oder einer anderen genehmigten Buchung kollidieren, wird dem Veranstalter direkt nach dem Einreichen eine Warnung angezeigt, die die Kollision benennt, sodass er es meist vor Ihnen erfährt.
Es wird Ihnen beim Eingang einer Anfrage außerdem keine E-Mail oder Benachrichtigung gesendet. Die einzigen Signale sind die Anzahl ausstehender Anfragen auf Ihrem Veranstaltungsort-Besitzer-Dashboard und die Anfrage selbst in der Liste Buchungsanfragen dieses Veranstaltungsortes — prüfen Sie beides regelmäßig, statt darauf zu warten, informiert zu werden.
Prüfen und antworten
- Öffnen Sie die Liste Buchungsanfragen des Veranstaltungsortes; filtern Sie bei Bedarf nach Status.
- Öffnen Sie eine Anfrage, um Name und E-Mail-Adresse des Veranstalters, angefragte Termine, verknüpfte Veranstaltung (falls vorhanden), erwartete Gästezahl, dessen Nachricht sowie die angefragten Dienstleistungen mit einer laufenden Summe zu sehen.
- Prüfen Sie routinemäßig beide Verfügbarkeitskalender für dieselben Termine — die Genehmigung selbst ist abgesichert (siehe unten), aber das vollständige Bild zu sehen hilft Ihnen, zwischen zwei Anfragen zu entscheiden, die Sie sonst beide einzeln genehmigen könnten.
- Anfrage genehmigen — bearbeiten Sie den Gesamtpreis (vorausgefüllt aus den angefragten Dienstleistungen, aber frei änderbar), legen Sie optional einen Anzahlungsbetrag fest, fügen Sie eine Antwortnachricht hinzu und senden Sie ab.
- Anfrage ablehnen — erläutern Sie optional den Grund; das ist nur verfügbar, solange die Anfrage noch Ausstehend ist.
- Sobald sie Genehmigt ist, erscheint eine Schaltfläche Als abgeschlossen markieren — dahinter steht keine Datumsprüfung, Sie können sie also jederzeit nach der Genehmigung nutzen, auch bevor die gebuchten Termine tatsächlich vergangen sind.
Doppelbuchungen: Was EventMann verhindert und was nicht
- Verhindert nicht das Einreichen für ein Datum, das Sie gesperrt oder anderweitig bereits zugesagt haben — der Veranstalter kann die Anfrage trotzdem senden, wird dabei aber vor der Kollision gewarnt.
- Prüft in dem Moment, in dem Sie auf Genehmigen klicken, auf eine Kollision — gegen Ihre manuellen Sperren, gegen jede bereits am Veranstaltungsort geplante Veranstaltung und gegen jede andere von Ihnen bereits genehmigte Buchungsanfrage. Überschneiden sich die Termine, wird die Genehmigung verweigert, und Ihnen wird mitgeteilt, womit sie kollidiert, sodass Sie diese Anfrage ablehnen oder zunächst die andere Seite klären können.
- Lehnt nicht automatisch andere ausstehende Anfragen für dieselben Termine ab und markiert sie auch nicht, sobald Sie eine davon genehmigt haben — Sie erfahren es erst, wenn Sie versuchen, eine der anderen zu genehmigen, da dort die Prüfung erfolgt.
- Gibt Ihnen auch die Grundlage, um vorab selbst von Hand zu prüfen: den veranstaltungsortbezogenen Kalender (Ihre eigenen ausgerichteten Veranstaltungen und manuellen Sperren) sowie den Seitenleisten-Kalender (jede ausstehende, genehmigte und abgeschlossene Anfrage über alle Ihre Veranstaltungsorte hinweg, plus Sperren).
Wozu eine Genehmigung Sie tatsächlich verpflichtet
Das Genehmigen einer Anfrage löst keine Belastung, keine Rechnung und keine Stripe-Transaktion aus — EventMann wickelt keine Zahlungen für Veranstaltungsort-Buchungen ab. Gesamtpreis und Anzahlungsbetrag, die Sie eintragen, sind Zahlen, die beide Seiten sehen können, keine Zahlungsanweisung; Sie und der Veranstalter vereinbaren und bestätigen die tatsächliche Zahlung untereinander. Eine Anzahlung kann als Bezahlt angezeigt werden, sobald sie erfasst wurde, aber nichts auf diesen Bildschirmen erlaubt es Ihnen derzeit, das selbst festzulegen — behandeln Sie es also als Information und nicht als aktuelle Zahlungsverfolgung.
Gut zu wissen
- Nur der Veranstalter kann eine Anfrage abbrechen, und nur solange sie Ausstehend oder Genehmigt ist; Sie haben keine entsprechende Aktion, um Ihre Genehmigung zurückzuziehen.
- Sobald eine Buchung Abgeschlossen erreicht, kann der Veranstalter eine Bewertung hinterlassen; falls eine vorliegt, können Sie auf demselben Anfragedetail-Bildschirm eine einzelne Antwort darauf verfassen.
- Das Löschen des Veranstaltungsortes löscht dauerhaft jede damit verbundene Buchungsanfrage — ausstehend, genehmigt oder abgeschlossen — zusammen mit ihren Bewertungen, ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung. Tun Sie dies nur, wenn Sie sich sicher sind, und niemals, um eine unerwünschte Anfrage „zu bereinigen" — lehnen Sie sie stattdessen ab.
Fehlerbehebung
- Ich habe eine Anfrage genehmigt, aber der Veranstalter hat noch nichts bezahlt — erwartet; die Genehmigung erfasst einen Preis, sie zieht keinen ein. Vereinbaren Sie die Zahlung direkt mit dem Veranstalter.
- Zwei sich überschneidende Anfragen für dasselbe Wochenende stehen beide auf Ausstehend — erwartet; nichts hindert zwei Personen daran, dieselben Termine anzufragen. Genehmigen Sie die gewünschte und lehnen Sie die andere ab — wenn Sie auch diese genehmigen wollen, wird das jetzt als Kollision abgelehnt.
- „Anfrage genehmigen" wird mit einer Kollisionsmeldung verweigert — der Veranstaltungsort ist für diese Termine bereits vergeben, gegen eine manuelle Sperre, eine geplante Veranstaltung oder eine andere genehmigte Buchung; die Meldung nennt, gegen welche. Lehnen Sie diese Anfrage ab, oder machen Sie zuerst die andere Seite frei (abbrechen/abschließen), und versuchen Sie es erneut.
- Die Schaltflächen „Genehmigen" / „Ablehnen" sind bei einer Anfrage verschwunden — sie ist nicht mehr Ausstehend; sobald sie Genehmigt ist, steht Ihnen nur noch Als abgeschlossen markieren zur Verfügung.
- Ich wurde nie über eine neue Anfrage benachrichtigt — dafür gibt es keine E-Mail oder Warnmeldung; prüfen Sie die Anzahl ausstehender Anfragen auf Ihrem Dashboard oder direkt in der Liste Buchungsanfragen des Veranstaltungsortes.