Ablaufplan und Live-Ansicht
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Zwei Tabs der Ehrenamtlichen einer Veranstaltung sind für die Tage rund um die Veranstaltung gedacht. Ablaufplan bringt jede Schicht und jede Aufgabe mit Zeit in eine einzige Liste, in der Reihenfolge, damit alle nach demselben Plan arbeiten, auf Papier, wenn Sie möchten. Live zeigt, was gerade passiert: wer im Dienst ist, wer nicht erschienen ist und was überfällig ist. Öffnen Sie die Veranstaltung, dann Team & Partner → Ehrenamtliche und wählen Sie den Tab. Beide stehen dem Veranstalter, Ehrenamts-Koordinatoren und — für ihre eigenen Teams — Teamleitern offen.
Was Sie hier tun können
- Sehen Sie die ganze Veranstaltung als eine Zeitleiste, pro Tag, mit wer was wo macht.
- Drucken Sie den Ablaufplan oder öffnen Sie ihn am Eingang auf einem Telefon.
- Engen Sie den Plan auf ein Team ein.
- Sehen Sie am Tag selbst, wie viele Ehrenamtliche eingecheckt sind, rufen oder schreiben Sie denen, die fehlen, und checken Sie sie selbst ein.
- Erkennen Sie blockierte oder überfällige Aufgaben, bevor sie Ihnen den Abend kosten.
Der Ablaufplan
Der Ablaufplan hat einen Block pro Tag, der jeweils mit dem Datum beginnt. Jede Zeile zeigt die Uhrzeit, eine farbige Kennzeichnung für die Art des Eintrags und den Titel, darunter, wer es macht und wo. Es gibt drei Arten von Zeilen:
- Schicht — die Ehrenamts-Schichten mit ihrer Zeitspanne, ihren Personen (oder „Noch niemand (3 benötigt)“), ihrem Team und ihrem Ort.
- Aufgabe — Ehrenamts-Aufgaben mit Beginn- oder Fälligkeitszeit, für ihre benannten Personen oder „Das ganze Team“. Erledigte Aufgaben sind ausgegraut und durchgestrichen.
- Aufgabenboard — Aufgaben des Aufgabenboards der Veranstaltung mit Startzeit, mit ihrem Verantwortlichen. Diese werden nur Personen mit der Berechtigung Aufgaben gezeigt.
Das Auswahlfeld engt die Liste auf ein Team ein. Drucken öffnet eine saubere Fassung in einem neuen Tab ohne Menüs; klicken Sie auf deren Druck-Button oder nutzen Sie den Druckbefehl Ihres Browsers. Die Zeiten sind die eigenen Uhrzeiten der Veranstaltung.
Die Live-Ansicht
Der Tab Live aktualisiert sich jede Minute selbst, und Aktualisieren tut dies auf Abruf. Die Karten oben zählen die Schichten, die jetzt laufen, die eingecheckten Personen, die Nicht eingecheckt sind, die überfälligen oder blockierten Aufgaben und die Gegenstände, die auf den Packlisten Ihrer Teams fehlen. Darunter:
- Schicht hat begonnen, nicht eingecheckt listet Personen, deren Schicht vor mehr als 15 Minuten begonnen hat und die nicht eingecheckt sind. Jede Zeile hat Anrufen (öffnet die Telefonwahl), Auf WhatsApp teilen, wenn die Nummer im internationalen Format steht (mit + oder 00 beginnend), und Einchecken, um sie als anwesend zu markieren.
- Zwei Listen von Schichten: die, die gerade laufen, und die, die in den nächsten drei Stunden beginnen, jeweils mit der Zahl der eingecheckten Personen gegenüber den eingeteilten und den benötigten. Gelb heißt, die Schicht ist nicht voll.
- Aufgaben, die Aufmerksamkeit brauchen listet Aufgaben, die Blockiert sind oder deren Fälligkeitszeit verstrichen ist, ohne dass sie erledigt wurden, mit den Personen, für die sie gelten.
Gut zu wissen
- Die Live-Ansicht zeigt den Moment. Vor der Veranstaltung zeigt sie „Im Moment nichts“, bis die erste Schicht beginnt; für die Planung nutzen Sie den Ablaufplan.
- Einchecken von hier ist dasselbe wie Einchecken im Tab Schichten. Die Stunden werden ab diesem Moment gezählt.
- Ein Teamleiter sieht die Schichten und Aufgaben seiner eigenen Teams sowie die ohne Team. Er kann nur die Personen seiner eigenen Teams einchecken.
- Die Seite fragt nur im Hintergrund frische Zahlen beim Server ab. Sie hält Sie nicht angemeldet: Ein unbeaufsichtigter Bildschirm meldet sich nach Ihrer Leerlaufzeit trotzdem ab.
- Fehlende Gegenstände stammen aus den Packlisten der Teams; siehe Team-Inventar.
Fehlerbehebung
- Eine Person fehlt im Ablaufplan — Schichten erscheinen immer; Aufgaben nur, wenn sie eine Beginn- oder Fälligkeitszeit haben.
- Auf WhatsApp teilen fehlt — der Telefonnummer fehlt die internationale Vorwahl. Bearbeiten Sie die Nummer im Verzeichnis, zum Beispiel +49 …, dann erscheint sie.
- Alle werden als nicht eingecheckt angezeigt — Ehrenamtliche checken sich bis zu einer Stunde vor ihrer Schicht unter Mein Ehrenamt ein. Checken Sie sie hier ein, wenn sie das nicht können.
- Der Ablaufplan ist leer — legen Sie zuerst Schichten und Aufgaben mit Zeiten an.