Ausgaben

Leitfaden für Veranstalter 4 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Was Sie hier tun können
2. So fügen Sie einen Eintrag hinzu
3. Die Einstellungen im Detail
4. Lagerkäufe erscheinen auch hier
5. Gut zu wissen
6. Fehlerbehebung
7. Verwandte Themen

Nutzen Sie Geld → Ausgaben (die Seite trägt den Titel Ausgaben & Einnahmen) als laufendes Journal aller Geldflüsse, die keine Ticketverkäufe sind: Kautionen für Veranstaltungsorte, Druck, Ausrüstung, erhaltenes Sponsoring, Spenden. Es ist Ihre eigene Buchhaltung; Teilnehmer sehen sie nie. Für Gewinn und Verlust einer einzelnen Veranstaltung nutzen Sie die eigene Seite der Veranstaltung — siehe Veranstaltungsumsatz und Veranstaltungsausgaben.

Was Sie hier tun können

Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben, optional mit einer Veranstaltung verknüpft, mit Referenz, Notizen und einem Beleg.
Sehen Sie Summen für Einnahmen, Ausgaben und Nettobilanz, getrennt nach jeder Währung, die Sie verwenden.
Filtern Sie die Liste nach Alle Einträge, Einnahmen oder Ausgaben.

So fügen Sie einen Eintrag hinzu

Klicken Sie auf Ertrag hinzufügen oder Ausgabe hinzufügen. Der Eintragstyp ist bereits gewählt, und Sie können ihn im Formular ändern.
Geben Sie einen Titel, eine Kategorie, das Datum, den Betrag und die Währung an.
Optional wählen Sie die Veranstaltung, zu der er gehört, fügen eine Beschreibung, Ihre eigene Referenz (eine Rechnungs- oder Belegnummer) und Notizen hinzu und hängen einen Beleg an.
Speichern Sie. Der Eintrag erscheint oben in der Liste, und die Summen werden aktualisiert.
Um einen Eintrag später zu ändern oder zu entfernen, nutzen Sie Bearbeiten oder Löschen in seiner Zeile. Der Reiter Einnahmen und der Reiter Ausgaben filtern die Liste; die Kachel Nettobilanz ist immer die Summe aller Einträge.

Im Formular wechselt Eintragstyp zwischen Einnahme und Ausgabe, Titel benennt den Eintrag, Kategorie ordnet ihn ein, Betrag nimmt die Summe auf, Verknüpfte Veranstaltung bindet ihn an eine Veranstaltung und Anlage enthält den Beleg.

Die Einstellungen im Detail

Einnahmekategorien: Ticketverkäufe, Sponsoring, Merchandise, Spenden, Zuschüsse, Sonstiges.
Ausgabekategorien: Veranstaltungsort, Ausrüstung, Marketing, Personal, Catering, Reisen, Versicherung, Logistik, Genehmigungen, Dekoration, Technik, Sonstiges.
Verknüpfte Veranstaltung — lassen Sie das Feld leer für Kosten der gesamten Organisation (Hosting, allgemeines Marketing). Verknüpfen Sie es für alles, was zu einer Veranstaltung gehört, dann erscheint es in deren Gewinn und Verlust.
Anlage — PDF, JPG, PNG, WebP, Word oder Excel, bis 10 MB, privat gespeichert. Nur Sie können sie über den Link Datei anzeigen in der Zeile öffnen. Ein Beleg, der ersetzt oder entfernt wird, löscht die alte Datei sofort.
Referenz — Freitext für Ihre eigene Rechnungs- oder Bestellnummer. EventMann prüft sie nicht.

Lagerkäufe erscheinen auch hier

Wenn Sie (oder eine Teamleitung der Freiwilligen) den Kauf eines Inventarartikels erfassen, zum Beispiel vier Klapptische, erstellt EventMann dafür eine gewöhnliche Ausgabe: Kategorie Ausrüstung (oder Sonstiges für Verbrauchsmaterial), die Menge im Titel, den angehängten Beleg und, falls gewählt, die Veranstaltung. Sie zählt dann wie jede andere Kosten in den Ausgaben Ihrer Veranstaltung. Ein Kauf, den eine Freiwillige aus eigener Tasche bezahlt hat, bleibt als ausstehende Erstattung markiert, bis Sie ihn unter Inventar → Käufe als zurückgezahlt markieren. Das Inventar selbst wird unter Freiwillige beschrieben.

Gut zu wissen

Diese Liste ist vollständig von Ticketverkäufen getrennt. Die Summen der gesamten Organisation hier enthalten nur das, was Sie von Hand erfasst haben; Ticketeinnahmen werden auf der eigenen Seite „Ausgaben & Einnahmen“ jeder Veranstaltung hinzugerechnet.
Wenn Sie Ihre Ticketverkäufe ebenfalls als Einnahme eintragen, werden sie auf dieser Seite doppelt gezählt. Überlassen Sie Ticketverkäufe EventMann.
Jede Währung erhält ihre eigene Summenzeile, sodass sich eine Euro-Veranstaltung und eine Pfund-Veranstaltung nie vermischen.
Nur das Organisatorkonto kann diese Seite nutzen.

Fehlerbehebung

Die Nettobilanz wirkt falsch. Sie ist immer Einnahmen minus Ausgaben über alle Einträge, unabhängig davon, auf welchem Reiter Sie sind, und sie schließt Ticketverkäufe aus.
Upload abgelehnt. Die Grenze liegt bei 10 MB, und die Datei muss einer der aufgeführten Typen sein. Speichern Sie sie in einem unterstützten Format erneut.
Ein alter Beleg ist weg. Er wurde ersetzt oder sein Eintrag gelöscht; eine Wiederherstellung ist nicht möglich.