Spesenabrechnung

Leitfaden für Veranstalter 3 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Was Sie hier tun können
2. So fügen Sie einen Eintrag hinzu
3. Die Einstellungen im Detail
4. Gut zu wissen
5. Fehlerbehebung
6. Verwandte Themen

Verwenden Sie Finanzen → Ausgaben (auf der Seite selbst als Ausgaben & Erträge bezeichnet), um ein laufendes Journal für Geld zu führen, das rein- und rausgeht und selbst kein Ticketverkauf ist — Kautionen für Veranstaltungsorte, Personalkosten, Sponsoring-Einnahmen, Merchandise und alles andere, das Sie in Ihrer eigenen Buchhaltung neben dem Buchungsumsatz von EventMann abgebildet sehen möchten.

Was Sie hier tun können

Ertrag hinzufügen / Ausgabe hinzufügen — zwei getrennte Schaltflächen, die den Eintragstyp für Sie vorauswählen.
Kategorie — Ertragskategorien sind Ticketverkäufe, Sponsoring, Waren, Spenden, Zuschüsse, Sonstiges; Ausgabenkategorien sind Veranstaltungsort, Ausrüstung, Marketing, Personal, Catering, Reisen, Versicherung, Logistik, Genehmigungen und Lizenzen, Dekoration, Technologie, Sonstiges.
Beleg anhängen — PDF-, Bild-, Word- oder Excel-Datei bis zu 10 MB, gespeichert auf dem privaten Laufwerk und Ihnen ausschließlich über einen signierten Link zurückgegeben.
Mit einer Veranstaltung verknüpfen — optional; lassen Sie es für Einträge, die an keine bestimmte Veranstaltung gebunden sind, ungesetzt.
Filtern Sie die Liste über die darüberliegenden Tabs nach Alle, Ertrag oder Ausgabe.

So fügen Sie einen Eintrag hinzu

Klicken Sie auf Ertrag hinzufügen oder Ausgabe hinzufügen.
Wählen Sie eine Kategorie, einen Titel sowie Betrag und Währung.
Wählen Sie das Datum und verknüpfen Sie optional eine Veranstaltung, fügen Sie eine Referenz, Notizen und einen Beleg hinzu.
Speichern — der Eintrag erscheint oben in der Liste und die Summen werden sofort aktualisiert.

Die Einstellungen im Detail

Währung — standardmäßig die Zahlungswährung Ihres Kontos, kann aber pro Eintrag festgelegt werden; die KPI-Summen oben addieren den Betrag jedes Eintrags unabhängig von seiner Währung, sodass eine Mischung von Währungen nicht korrekt aufgeht.
Veranstaltung — lassen Sie dies für organisationsweite Kosten (Software-Abonnements, allgemeines Marketing) leer; setzen Sie es, wenn eine Kostenposition zu genau einer Veranstaltung gehört.
Referenz — ein Freitextfeld für Ihre eigene Rechnungs- oder Bestellnummer; EventMann validiert oder überprüft sie nirgendwo.

Gut zu wissen

Diese Einträge sind vollständig getrennt vom Buchungsumsatz. Das Hinzufügen eines Ertragseintrags Ticketverkäufe hier erzeugt oder beeinflusst keine echte Buchung, und das Löschen einer Buchung berührt nichts, was hier erfasst wurde.
Nur Sie können Ihre Ausgaben und Erträge sehen; nichts davon wird Teilnehmern oder Teammitgliedern gezeigt, es sei denn, Sie exportieren es selbst.
Das Entfernen eines Anhangs oder das Ersetzen durch eine neue Datei löscht die alte Datei sofort aus dem Speicher — es gibt keinen Versionsverlauf.

Fehlerbehebung

Nettobilanz sieht falsch aus — sie ist Gesamtertrag minus Gesamtausgaben über alle jemals von Ihnen erfassten Einträge, nicht gefiltert nach dem gerade ausgewählten Tab.
Kann einen alten Beleg nicht finden — wenn Sie den Anhang ersetzt oder den Eintrag gelöscht haben, ist die Datei weg; es gibt keine Wiederherstellung.
Upload abgelehnt — das Limit von 10 MB und die Einschränkung auf die Dateitypen pdf/jpg/png/webp/doc/docx/xls/xlsx werden serverseitig durchgesetzt; speichern Sie die Datei in einem unterstützten Format erneut und versuchen Sie es noch einmal.