Teambestand: Überblick
Leitfaden für Veranstalter
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Auf dieser Seite
Der Bestand ist die Liste aller Dinge, die Ihr Verein für seine Veranstaltungen besitzt, leiht oder kauft: Stühle, Lautsprecher, eine Dhol, Lanyards, Reis, Teller. Er liegt unter Bestand in der Gruppe Arbeit Ihrer Veranstalter-Seitenleiste. Jeder Gegenstand gehört zu einem Team, das ihn betreut, oder zum Gemeinsamen Pool, den Sie und Ihre Ehrenamts-Koordinatoren selbst führen.
Was Sie hier tun können
- Führen Sie eine Liste für jedes Team. Sie sehen alle Gegenstände. Jede Zeile zeigt das Team-Badge, ob der Gegenstand Ausrüstung oder Verbrauchsmaterial ist, seine Kategorie, wie viele verfügbar sind von insgesamt, wo er ist und in welchem Zustand.
- Sehen Sie, wer ihn hat. Zwischen Veranstaltungen ist ein Gegenstand entweder bei einer Person aus Ihrer Ehrenamts-Kartei oder an einem Ort, den Sie angeben, etwa „Lagerraum B der Kulturhalle“. Geliehene Gegenstände nennen außerdem, wer sie verliehen hat.
- Wissen Sie, was zu kaufen ist. Gegenstände, die knapp werden, erscheinen rot und auf der Einkaufsliste.
- Erfassen Sie Einkäufe mit ihren Belegen und sehen Sie, wer noch zurückgezahlt werden muss — siehe Einkäufe, Belege und die Einkaufsliste.
- Planen Sie jede Veranstaltung mit einer Packliste pro Team — siehe Packlisten für Veranstaltungen.
- Drucken Sie QR-Etiketten, die Sie auf die Gegenstände kleben — siehe QR-Etiketten.
Die Bestandsseite lesen
- Die drei Kacheln oben zeigen Gesamt Artikel (nur aktive Gegenstände), Niedriger Bestand und Gesamtwert, also Stückkosten mal Gesamtmenge. Klicken Sie auf die Kachel Niedriger Bestand, um die Einkaufsliste zu öffnen.
- Die Reiter unter dem Titel öffnen die Einkaufsliste und die Einkäufe; die Schaltflächen neben dem Titel sind QR-Etiketten und Artikel hinzufügen.
- Engen Sie die Liste mit den Filtern ein: Suche nach Name, SKU oder Barcode, Team (ein Team oder Gemeinsamer Pool), Typ (Ausrüstung oder Verbrauchsmaterial), Kategorie, Nur niedriger Bestand und Inaktive Artikel anzeigen. Löschen entfernt sie wieder.
- Jede Zeile beginnt mit dem Team-Badge. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Zeile, um den Gegenstand zu öffnen — siehe Artikel: hinzufügen, finden und betreuen.
Unter Nur niedriger Bestand sehen Sie, was auf sein Minimum gesunken ist. Die verfügbare Anzahl wird rot und zeigt „Minimum 20“. Ein Gegenstand gilt als niedrig, wenn er einen Mindestwert über null hat und die verfügbare Anzahl gleich oder darunter liegt.
Teams, der Gemeinsame Pool und wer was sieht
- Sie sehen und ändern jeden Gegenstand, einschließlich des Gemeinsamen Pools, und Sie sind die einzige Person, die Kategorien verwaltet (die Schaltfläche Kategorien verwalten).
- Eine Teamleitung sieht und ändert nur die Gegenstände des Teams, das sie leitet, von ihrer eigenen Seite aus: Bestand Ihres Teams. Sie sehen nie den Bestand eines anderen Teams und können keinen Gegenstand in den Gemeinsamen Pool legen.
- Ein Koordinator oder eine Veranstaltungsleitung arbeitet mit den Packlisten einer Veranstaltung über Verwaltung → Veranstaltungsbestand. Der Gemeinsame Pool hat keine Leitung; er wird von Ihnen und den Koordinatoren betreut.
- Das Ausleihen zwischen Teams ist keine Funktion der Plattform: Teams fragen einander außerhalb des Systems.
Gut zu wissen
- Ausrüstung kommt nach einer Veranstaltung zurück. Verbrauchsmaterial wird aufgebraucht und neu gekauft; wenn Sie die Rückgabe einer Veranstaltung erfassen, geben Sie an, wie viel aufgebraucht wurde.
- Ein Gegenstand, der für eine Veranstaltung ausgegeben ist, kann nicht gelöscht werden, bevor er zurück ist.
- Aufgebrauchte und verlorene Mengen verlassen den Bestand endgültig. Beschädigte Gegenstände bleiben in der Gesamtmenge, sind aber nicht verfügbar.
- Gegenstände, die Sie mit dem Kästchen Aktiv auf der Gegenstandsseite ausschalten, verschwinden aus der Liste und aus der Auswahl der Packliste. Haken Sie Inaktive Artikel anzeigen in den Filtern an, um sie wieder aufzulisten, markiert als Inaktiv; öffnen Sie einen und haken Sie Aktiv an, um ihn zurückzuholen.
- Kategorien (zum Beispiel Ton & Licht, Möbel, Catering) werden von allen Teams gemeinsam genutzt. Fügen Sie eine unter Kategorien verwalten hinzu.
Fehlerbehebung
- Ein Gegenstand fehlt in der Liste — prüfen Sie den Teamfilter und haken Sie Inaktive Artikel anzeigen an, falls der Gegenstand ausgeschaltet wurde. Die eigene Seite einer Teamleitung listet nur ihr Team.
- Die Kachel Niedriger Bestand zeigt null, obwohl etwas fast leer ist — der Gegenstand hat kein Minimum. Öffnen Sie ihn und tragen Sie eine Min. Bestandsschwelle ein.
- Die verfügbare Anzahl ist niedriger als das, was im Regal liegt — der Rest ist auf der Packliste einer Veranstaltung eingeplant oder noch unterwegs. Öffnen Sie den Gegenstand: Das Feld Bei Veranstaltungen gebucht zeigt, wo.