Teamverwaltung
Leitfaden für Veranstalter
4 Min. Lesezeit
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Auf dieser Seite
Laden Sie Personen ein, die bei Ihren Events mithelfen, ohne Ihnen Ihren Login zu geben. Öffnen Sie Einstellungen → Teams; die Seite hat drei Reiter — Teammitglieder, Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen — und dieser Artikel behandelt den ersten. Der Zugriff einer Person ergibt sich aus einer von fünf eingebauten Rollen oder aus einer benutzerdefinierten Rolle, die Sie selbst erstellen.
Was Sie hier tun können
- Füllen Sie das Einladungsformular aus: Vollständiger Name, E-Mail-Adresse und eine Rolle. Sobald Sie eine benutzerdefinierte Rolle angelegt haben, erscheint daneben eine Liste Benutzerdefinierte Rolle (optional).
- Klicken Sie auf Einladung senden. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink, der 7 Tage gültig ist, und erscheint in der Liste als Ausstehend.
- Um den Zugriff eines aktiven Mitglieds zu ändern, wählen Sie in dessen Zeile eine andere Rolle oder benutzerdefinierte Rolle und klicken auf Speichern.
- Ist eine Einladung nie angekommen, klicken Sie auf Erneut senden — es wird ein neuer Link mit neuer 7-Tage-Frist ausgestellt. Die Schaltfläche gibt es nur, solange ein Mitglied ausstehend ist.
- Mit dem Papierkorb-Symbol entfernen Sie ein Mitglied, ob ausstehend oder aktiv. Sein Zugriff endet sofort.
- Öffnen Sie den Reiter Berechtigungen, um in einer Tabelle zu sehen, was alle dürfen — siehe Berechtigungsübersicht.
Die fünf eingebauten Rollen
| Rolle | Gedacht für |
|---|---|
| Veranstaltungsleitung | Bearbeiten von Eventdetails, Veranstaltungsort und Ablauf; sieht außerdem Tickets, Buchungen und Berichte und kann Erstattungen bearbeiten. |
| Kassenagent | Teilnehmende einchecken, Buchungen einsehen, an der Tür verkaufen und Nachrichten von Teilnehmenden beantworten. |
| Marketingleitung | Rabatte und Kampagnen sowie Berichte. |
| Finanzleitung | Berichte und Exporte, Buchungen, die Erstattungswarteschlange und die Aufschlüsselung der Auszahlungen. |
| Mitarbeitende / Freiwillige | Nur Ticketkontrolle beim Einlass. |
Welche Berechtigungen hinter jeder Rolle stecken, zeigt der Reiter Berechtigungen. Eine benutzerdefinierte Rolle können Sie von jeder dieser Rollen aus beginnen.
So funktionieren Einladungen
- Der Einladungslink ist 7 Tage gültig. Jede Person darf ihn öffnen, er kann jedoch nur einmal angenommen werden.
- Hat die Person noch kein EventMann-Konto, legt das Annehmen eines an (ein gewöhnliches Teilnehmerkonto) und meldet sie nach der Wahl eines Passworts an.
- Besitzt die Person bereits ein Konto unter dieser E-Mail-Adresse, muss sie angemeldet sein, um selbst anzunehmen. Ein weitergeleiteter Link kann nicht genutzt werden, um das Konto einer anderen Person zu übernehmen.
- Mitglieder der Kasse und der Mitarbeitenden / Freiwilligen werden nach dem Annehmen zur Scanner-App geleitet, da Einlass und Türverkauf dort stattfinden. Alle anderen landen auf ihrer Profilseite.
- Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald jemand annimmt.
Gut zu wissen
- Eine Rolle wird pro Veranstalter vergeben, nicht pro Event: Eine Einladung gibt der Person dieselbe Rolle bei jedem Ihrer Events, jetzt und in Zukunft.
- Das Annehmen einer Einladung ändert die Plattformrolle der Person nicht. Ein Kassenagent bleibt ein Teilnehmerkonto, das zusätzlich Teamzugriff hat; sein Arbeitsbereich ist über das Rollenmenü in der oberen Leiste erreichbar.
- Eine Einladung an eine Person, die bereits aktives Mitglied ist, wird abgelehnt — ändern Sie stattdessen die Rolle in der Liste. Das Eintippen der Adresse eines bestehenden Mitglieds im Formular stuft es nie herab.
- Ihr Tarif kann begrenzen, wie viele Teammitglieder Sie haben dürfen. Ausstehende Einladungen zählen dazu, weil der Platz bereits zugesagt ist; der Standardtarif hat kein Limit.
- Freiwillige sind etwas anderes: unbezahlte Helfende, die Sie für ein einzelnes Event gewinnen, finden Sie unter Verwalten → Freiwillige und sie werden hier nicht eingeladen. Siehe Freiwillige.
Fehlerbehebung
- Die Einladungs-E-Mail ist nie angekommen — prüfen Sie die Adresse auf Tippfehler und nutzen Sie dann Erneut senden, statt erneut einzuladen.
- Es gibt keine Schaltfläche Erneut senden — die Person hat die Einladung bereits angenommen; es gibt nichts mehr zu senden.
- „Diese Einladung ist ungültig oder abgelaufen“ — nach 7 Tagen funktioniert der Link nicht mehr. Senden Sie ihn erneut.
- Ein Mitglied kann etwas nicht tun, das seine Rolle erlauben sollte — prüfen Sie, ob eine benutzerdefinierte Rolle zugewiesen ist; sie ersetzt die eingebaute Rolle vollständig.
- Die Meldung zum Teamlimit erscheint — entfernen Sie ein Mitglied oder eine ausstehende Einladung oder kontaktieren Sie uns wegen Ihres Tarifs.