Buchungsmodi: Sofort bezahlen vs. Anforderung & Genehmigung
Leitfaden für Veranstalter
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Der Buchungsmodus legt fest, ob Teilnehmer sofort beim Checkout bezahlen oder zunächst eine Anfrage einreichen, die erst genehmigt werden muss. Er wird pro Veranstaltung unter Verwalten → Details & Termine → Informationen im Abschnitt Erweitert festgelegt.
Sofort bezahlen
Die Standardeinstellung für jede neue Veranstaltung. Ein Teilnehmer wählt Tickets, bezahlt sofort und erhält die Bestätigung auf der Stelle.
- Der Teilnehmer legt Tickets in den Warenkorb (dort 15 Minuten lang reserviert).
- Er geht zum Checkout und gibt die Zahlungsdaten ein.
- Die Zahlung wird sofort über Stripe verarbeitet.
- Die Buchung wird bestätigt, und Ticket-/QR-Code-E-Mails werden umgehend versendet.
- Tickets gelten erst als verkauft, sobald die Zahlung erfolgreich war — ohne Zahlung gibt es keine Reservierung. Konkurrieren zwei Teilnehmer um das letzte Ticket, entscheidet, wer zuerst bezahlt.
- Ein abgebrochener Sofort-bezahlen-Checkout (Warenkorb erstellt, aber nie bezahlt) wird automatisch nach etwa einer Stunde bereinigt.
Anforderung & Genehmigung
Der Teilnehmer reicht eine Anfrage ein; berechnet wird erst, wenn sie genehmigt ist.
- Der Teilnehmer reicht eine Buchungsanfrage ein — es wird keine Zahlung eingezogen.
- Sie erscheint in der Warteschlange Bestellungen / Genehmigungen der Veranstaltung.
- Der Veranstalter genehmigt oder lehnt sie ab:
- Genehmigen (kostenpflichtige Veranstaltung) — der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem Zahlungslink und einem Countdown, um innerhalb des konfigurierten Zahlungsfensters zu bezahlen.
- Genehmigen (kostenlose Veranstaltung) — die Buchung wird sofort bestätigt; ein Zahlungslink ist nicht nötig.
- Ablehnen — die Buchung wird sofort storniert und der Teilnehmer wird benachrichtigt; ein Grund (bis zu 500 Zeichen) kann hinzugefügt werden und wird in die E-Mail aufgenommen.
- Wird genehmigt und ist eine Zahlung erforderlich, bezahlt der Teilnehmer über den Link innerhalb des Zeitfensters; die Buchung wird dann bestätigt, und Tickets/QR-Codes werden ausgestellt.
- Niemand wird belastet, bevor die Anfrage geprüft wurde — wer teilnimmt, entscheidet sich, bevor Geld fließt.
- Verpasst der Teilnehmer das Zahlungsfenster, läuft die Buchung automatisch ab, und ein reservierter Platz wird freigegeben — das wird alle fünf Minuten geprüft, eine manuelle Bereinigung ist nicht nötig.
Die Einstellungen im Detail
- Buchungsmodus — Sofort bezahlen oder Anforderung & Genehmigung, pro Veranstaltung festgelegt.
- Zahlungsfenster nach Genehmigung — wird nur bei Anforderung & Genehmigung angezeigt. Legt fest, wie lange ein genehmigter Teilnehmer Zeit hat, zu bezahlen — von 0,5 bis 72 Stunden.
So wechseln Sie den Modus
- Öffnen Sie die Seite Verwalten der Veranstaltung, dann Details & Termine → Informationen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Erweitert, und wählen Sie Sofort bezahlen oder Anforderung & Genehmigung.
- Wenn Sie Anforderung & Genehmigung wählen, legen Sie das Zahlungsfenster fest.
- Speichern Sie. Das betrifft nur neue Buchungen ab diesem Zeitpunkt — alles bereits Bestätigte, Ausstehende oder Genehmigte läuft unverändert nach den Regeln weiter, mit denen es begonnen hat.
Gut zu wissen
- Beide Modi gelten auch für kostenlose Veranstaltungen — der Zahlungsschritt entfällt einfach: Sofort bezahlen bestätigt die Buchung sofort bei der Anfrage, und Anforderung & Genehmigung bestätigt sie in dem Moment, in dem sie genehmigt wird (bei einer Gesamtsumme von $0 wird kein Zahlungslink verschickt).
- Ein Wechsel des Modus während der laufenden Veranstaltung ändert nie rückwirkend bereits laufende Buchungen.
Fehlerbehebung
- Ein Teilnehmer sagt, seine genehmigte Buchung sei „verschwunden" — wahrscheinlich hat er das Zahlungsfenster verpasst; sie ist automatisch abgelaufen und hat die Tickets freigegeben. Er muss eine neue Anfrage einreichen.
- Beim Genehmigen einer Anfrage erscheint ein Ausverkauft-Fehler — jemand anderes hat den verbleibenden Bestand gekauft (über Sofort bezahlen auf demselben Tickettyp oder eine andere Genehmigung), zwischen Eingang der Anfrage und ihrer Genehmigung; die Kapazitätsprüfung läuft zum Zeitpunkt der Genehmigung erneut.
- Die Einstellung für den Buchungsmodus ist nicht zu finden — sie liegt unter Details & Termine → Informationen → Erweitert, nicht in einem eigenen Menüpunkt.