Rechnungen
Leitfaden für Veranstalter
4 Min. Lesezeit
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Geld → Rechnungen listet jede Rechnung auf, die in Ihrem Namen ausgestellt wurde: die Belege, die EventMann für bezahlte Bestellungen und Mitgliedschaftskäufe erstellt, und die Rechnungen, die Sie selbst für Sponsoren, Partner oder alle anderen schreiben, die Ihnen Geld schulden. Rechnungen sind Ihre Dokumente — Sie sind der Verkäufer — und enthalten daher Ihre Angaben, Ihre Steuernummer und Ihre eigene Nummerierung. Wie sie aussehen, legen Sie unter Rechnungsdesign fest.
Die drei Arten von Rechnungen
- Buchung — wird automatisch erstellt, wenn eine bezahlte Bestellung bestätigt wird, sofern Rechnungen automatisch erstellen im Rechnungsdesign eingeschaltet ist. Sie listet die Tickets, einen etwaigen Rabatt, Gebühren und Steuern auf, ist mit Bezahlt markiert und hängt an der Bestätigungs-E-Mail des Käufers. Der Käufer kann sie auch über seine Buchungen herunterladen, Sie über die Seite der Bestellung. Kostenlose Bestellungen erhalten keine Rechnung.
- Mitgliedschaft — wird für jede bezahlte Mitgliedschaft erstellt, unabhängig davon, ob die Rechnungsstellung für Tickets eingeschaltet ist. Der Preis enthält die Mehrwertsteuer, und die Rechnung weist sie gesondert aus.
- Benutzerdefiniert — Rechnungen, die Sie hier von Hand erstellen. Sie haben keine Steuerzeile: Geben Sie eine etwaige Steuer in den Positionen oder im Steuerhinweis an.
Die Liste zeigt bei jeder Rechnung die Nummer, den Empfänger, den Typ, den Status und die Summe. Klicken Sie auf + Rechnung erstellen, um eine zu schreiben, auf Rechnungsdesign, um das Aussehen der Rechnungen zu ändern, oder auf Anzeigen, um eine zu öffnen.
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rechnung
- Klicken Sie auf + Rechnung erstellen.
- Geben Sie den Namen und die E-Mail des Empfängers ein; eine Adresse ist optional.
- Legen Sie das Ausstellungsdatum fest und, falls gewünscht, ein Fälligkeitsdatum, das nicht vor dem Ausstellungsdatum liegt.
- Füllen Sie die erste Position aus — Beschreibung, Menge und Einzelpreis — und verwenden Sie + Position hinzufügen für weitere. Die Summe wird für Sie berechnet, in der Zahlungswährung Ihres Kontos.
- Ergänzen Sie optional Notizen und klicken Sie dann auf Speichern. Sie landen auf der Rechnung, die als Entwurf beginnt.
Versenden, herunterladen, bearbeiten
- Öffnen Sie eine Rechnung mit Anzeigen in der Liste.
- PDF herunterladen gibt Ihnen das Dokument.
- Rechnung versenden sendet das PDF an den Empfänger und markiert es als Versendet. Haben Sie unter SMTP & E-Mail einen eigenen Mailserver eingerichtet, wird sie von dort aus gesendet.
- Bearbeiten ändert Empfänger, Daten und Notizen — nicht die Beträge. Um einen Betrag zu ändern, löschen Sie die Rechnung und erstellen Sie eine neue. Löschen entfernt eine Rechnung endgültig; ihre Nummer wird nicht erneut vergeben.
Die Einstellungen im Detail
- Rechnungsnummer — wird automatisch vergeben, in einer fortlaufenden Reihe für Ihr Konto (INV-00001, INV-00002, …), die alle drei Arten gemeinsam nutzen. Sie können keine Nummer eingeben oder ändern.
- Status — Entwurf, Versendet, Überfällig oder Bezahlt. Das Versenden verschiebt einen Entwurf nach Versendet. Über Nacht wird eine versendete Rechnung, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist, Überfällig. Bestell- und Mitgliedschaftsbelege sind von Anfang an Bezahlt. Für benutzerdefinierte Rechnungen gibt es keine Schaltfläche „als bezahlt markieren“. Behalten Sie diese Zahlungen daher selbst im Blick.
- Währung — eine benutzerdefinierte Rechnung lautet auf die Zahlungswährung Ihres Kontos.
- Die Bezeichnungen für den Empfänger („Rechnung“, „Summe“, …) richten sich bei Bestellrechnungen nach der Sprache des Käufers. Text, den Sie selbst schreiben, bleibt wie geschrieben.
Gut zu wissen
- Die Beträge auf einer Bestellrechnung werden bei der Ausstellung festgelegt. Eine spätere Änderung des Designs gestaltet das PDF neu, verändert aber nie eine bereits versendete Rechnung.
- Rechnungen werden privat gespeichert und sind nur über Ihren eigenen signierten Link erreichbar.
- Wenn Sie Rechnungen automatisch erstellen ausschalten, betrifft das nur neue Bestellrechnungen. Bestehende behalten ihre Nummer und bleiben verfügbar.
Fehlerbehebung
- Für eine Bestellung gibt es keine Rechnung. Es war eine kostenlose Anmeldung, oder die automatische Rechnungsstellung war bei der Zahlung ausgeschaltet.
- Der Empfänger hat sie nicht erhalten. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf der Rechnung. Ein erneutes Senden wiederholt denselben Versand und kann die Zustellung nicht bestätigen.
- Ich kann die Beträge nicht bearbeiten. Bearbeiten ändert nur Empfänger, Daten und Notizen. Erstellen Sie stattdessen eine neue Rechnung.
- Ich sehe keine Rechnungen im Menü. Nur das Veranstalterkonto hat Zugriff auf diese Seite; Teammitglieder nicht.