Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen
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Der Reiter Personen bei den Ehrenamtlichen einer Veranstaltung ist der Ort, an dem Sie festlegen, wer bei dieser Veranstaltung hilft: Sie laden Personen aus Ihrem Helferkreis ein, nehmen diejenigen an, die sich angemeldet haben, und sehen, wer zugesagt hat. Öffnen Sie die Veranstaltung und dann Team & Partner → Ehrenamtliche; Personen ist der erste Reiter. Eine Person kann im Helferkreis stehen, ohne bei einer Veranstaltung eingetragen zu sein; erst die Teilnahme an der Veranstaltung ermöglicht Schichten, Aufgaben, Rollen und das Dankeschön-Ticket.
Was Sie hier tun können
- Laden Sie Personen aus Ihrem Helferkreis ein, einzeln oder alle, die bei einer früheren Veranstaltung geholfen haben.
- Fügen Sie jemanden hinzu, der noch nicht im Helferkreis steht, und laden Sie diese Person in einem Schritt ein.
- Nehmen Sie Bewerbungen von Personen an oder lehnen Sie sie ab, die sich über die Veranstaltungsseite oder einen Teamlink angemeldet haben.
- Bestätigen, erinnern, einem Team zuordnen, eine Rolle vergeben oder viele Personen auf einmal entfernen.
- Auf einen Blick sehen, wie viele Personen jedes Team hat und wie viel es braucht.
Die fünf Status
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Angemeldet | Die Person hat sich über die Veranstaltungsseite oder den Link eines Teams angemeldet. Sie entscheiden. |
| Eingeladen | Sie haben angefragt, und die Person hat noch nicht geantwortet. |
| Bestätigt | Hilft bei dieser Veranstaltung. Nur bestätigte Personen können auf Schichten gesetzt werden, Aufgaben oder Rollen erhalten und das Dankeschön-Ticket kaufen. |
| Abgelehnt | Die Person hat abgesagt, oder Sie haben ihre Bewerbung abgelehnt. Wer eine Einladung abgelehnt hat, kann später noch über denselben Link zusagen. |
| Entfernt | Sie haben eine bestätigte Person von der Veranstaltung genommen. Ihre Schichtplätze werden frei, und ihre Aufgaben gehen zurück ans Team. |
Personen aus Ihrem Helferkreis einladen
- Klicken Sie auf Aus Ihrer Kartei einladen oben auf der Seite.
- Um alle einzuladen, die bei einer früheren Veranstaltung geholfen haben, wählen Sie diese Veranstaltung unter Jeder, der mitgeholfen hat bei, wählen Sie gegebenenfalls ein Team, damit alle in einem Team landen, und klicken Sie auf Einladung senden. Es werden nur Personen angefragt, die dort bestätigt waren.
- Um bestimmte Personen einzuladen, durchsuchen Sie die Liste und setzen Sie Häkchen. Alle angezeigten auswählen setzt Häkchen bei allen, die die Suche gerade zeigt.
- Wählen Sie das Team. Eine Teamleitung muss eines ihrer eigenen Teams wählen; Sie dürfen das Feld leer lassen.
- Klicken Sie auf Ausgewählte einladen. Jede Person erhält eine E-Mail mit der Frage „Können Sie helfen?“ und den Antworten Ja und Nein. Ein Nein ist ein Klick. Ein Ja bittet sie, auf dieser Adresse ein kostenloses EventMann-Konto zu erstellen oder sich mit dem vorhandenen anzumelden; erst dann wird sie Bestätigt, und Sie erhalten die Glockenbenachrichtigung.
Wenn Sie jemanden bereits selbst gefragt haben — am Telefon, in der Gruppe — setzen Sie vor dem Einladen das Häkchen bei Bereits bestätigt (ich habe selbst gefragt). Diese Personen werden dann als bestätigt hinzugefügt und erhalten statt einer Frage die E-Mail „Sie sind im Team“. Wer auf dieser Adresse kein Konto hat, wird in dieser E-Mail gebeten, eines einzurichten, mit der Schaltfläche Mein Konto einrichten.
Eine neue Person hinzufügen
Jemand Neues hinzufügen, oben auf der Seite, fügt eine Person Ihrem Helferkreis hinzu und lädt sie in einem Zug zu dieser Veranstaltung ein. Geben Sie Name und E-Mail ein, optional eine Telefonnummer und ein Team, und klicken Sie auf Hinzufügen und einladen. Ist die Person bereits bei dieser Veranstaltung oder hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet, wird nichts versendet, und Sie erfahren es.
Liste lesen und bearbeiten
Die Chips oben filtern die Liste nach Status; Bestätigt zeigt nur diejenigen, die zugesagt haben. Nutzen Sie das Suchfeld für Name, E-Mail, Telefonnummer oder Ehrenamtsnummer und das Teamauswahlfeld, um ein einzelnes Team zu sehen. Die Leiste über der Tabelle enthält die Massenaktionen. Jede Zeile zeigt den Status der Person, ihr Team (dort direkt änderbar), ihre Rollen, wie viele Schichten und Stunden sie hat, und die Schaltflächen, die zu ihrem Status passen: Annehmen und Ablehnen bei einer Bewerbung. Eine bestätigte Person, deren E-Mail-Adresse kein EventMann-Konto hat, trägt das gelbe Abzeichen Noch kein Konto und die Schaltfläche Registrierungslink senden. Bewerbungen zeigen, was die Person geschrieben hat, und alles, was sie unter „Wann können Sie helfen?“ auf ihrer eigenen Seite angegeben hat.
Ehrenamtliche ohne Konto
Eine ehrenamtliche Person, die auf eine Einladung mit Ja antwortet, hat immer ein Konto — die Zusage wird erst erfasst, wenn sie eines erstellt oder sich angemeldet hat. Personen, die Sie oder eine Teamleitung selbst bestätigen (Als bestätigt markieren, Annehmen, das Häkchen Bereits bestätigt, die Massenaktion Bestätigen), haben unter Umständen noch keines. Sie gehören zum Team, können aber ihre Schichten, Aufgaben oder ihr Team nicht sehen, nicht einchecken und das Dankeschön-Ticket nicht kaufen, bis sie eines haben.
- Achten Sie auf das Abzeichen Noch kein Konto neben dem Namen. Es erscheint bei bestätigten Personen, deren Helferkreis-Eintrag mit keinem Konto verknüpft ist.
- Klicken Sie in der Zeile auf Registrierungslink senden, oder setzen Sie bei mehreren Personen Häkchen und wählen Sie in der Massenleiste Registrierungslink senden.
- Jede dieser Personen erhält eine E-Mail „Richten Sie Ihr Konto für … ein“. Ihre Schaltfläche öffnet die Einladungsseite mit dem Kontoformular; das Konto ist sofort bestätigt, weil der Link an ihre Adresse ging. Hat die Person bereits ein Konto unter dieser Adresse, schickt die Seite sie stattdessen zur Anmeldung.
- Das Abzeichen verschwindet, sobald die Person das Konto eingerichtet oder sich angemeldet hat.
Der Link geht nur an bestätigte Personen ohne Konto; alle anderen in einer Massenauswahl werden übersprungen und als übersprungen gezählt. Jeder Klick versendet eine E-Mail pro Person.
Personen, die eingeladen wurden und noch nicht geantwortet haben, finden Sie unter dem Chip Eingeladen. Als bestätigt markieren bestätigt sie, ohne auf ihre Antwort zu warten, Erneut senden verschickt die Einladung noch einmal, und das Kreuz entfernt sie.
Vielen Personen auf einmal etwas tun
- Setzen Sie Häkchen bei den Personen oder wählen Sie Alle auf dieser Seite auswählen. Der Zähler zeigt, wie viele ausgewählt sind.
- Wählen Sie die Aktion: Bestätigen, Einladung erneut senden, Registrierungslink senden, Team festlegen, Rolle vergeben, Rolle entziehen, Ablehnen oder Von der Veranstaltung entfernen.
- Für Team festlegen wählen Sie das Team; für die Rollenaktionen wählen Sie die Rolle daneben.
- Klicken Sie auf Auf Auswahl anwenden und bestätigen Sie. Bestätigen und erneutes Senden verschicken jeder Person eine E-Mail.
Das Ergebnis zeigt, wie viele erledigt und wie viele übersprungen wurden, weil die Aktion für sie nicht galt, etwa eine Bestätigung bei jemandem, der bereits bestätigt ist. Bis zu 500 Personen können gleichzeitig ausgewählt werden.
Gut zu wissen
- Bewerbungen über die Veranstaltungsseite und über einen Teamlink bleiben Angemeldet, bis Sie oder die Leitung des Teams sie annehmen. Annehmen schickt der ehrenamtlichen Person eine Bestätigungs-E-Mail; Ablehnen schickt eine kurze E-Mail, dass sie diesmal nicht berücksichtigt wurde. Eine Einladung, auf die noch niemand geantwortet hat, abzulehnen (zum Beispiel über die Massenaktion), verschickt keine E-Mail.
- Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails werden mit Ihrem stündlichen Versandlimit (Einstellungen → E-Mail) verschickt, sodass eine große Einladung über die Stunden verteilt wird statt auf einmal.
- Sie erhalten eine Glockenbenachrichtigung, wenn jemand auf eine Einladung antwortet oder sich bewirbt. Bei einer Zusage kommt die Benachrichtigung erst, wenn die ehrenamtliche Person ihr Konto erstellt oder sich angemeldet hat; eine Person, die noch am Kontoformular arbeitet, bleibt in Ihrer Liste Eingeladen. Die Leitungen eines Teams werden benachrichtigt, wenn sich jemand für ihr Team bewirbt.
- Eine Person, die bei dieser Veranstaltung bereits in irgendeinem Status steht, wird beim Einladen übersprungen. Wenn Sie eine Person entfernen, die nicht bestätigt ist, wird ihre Zeile gelöscht, sodass Sie sie erneut einladen können; eine bestätigte Person, die entfernt wurde, kann für diese Veranstaltung nicht erneut eingeladen werden.
- Auch der Rücktritt ist ein Recht der ehrenamtlichen Person: Über ihren Einladungslink kann sie eine Zusage in eine Absage ändern. Dadurch werden ihre Schichten frei und ihre Aufgaben gehen zurück ans Team.
- Teamleitungen sehen die ganze Liste, handeln aber nur bei den Zeilen ihrer eigenen Teams. Sie dürfen außerdem eine Person ohne Team in eines ihrer Teams übernehmen.
Fehlerbehebung
- „N übersprungen“ nach dem Einladen — diese Personen sind bereits bei dieser Veranstaltung oder möchten nicht eingeladen werden.
- Erneut senden fehlt — die Schaltfläche gibt es nur für Personen, die noch nicht geantwortet haben. Abgelehnte und bestätigte Personen haben kein erneutes Senden; eine bestätigte Person ohne Konto hat stattdessen Registrierungslink senden.
- Jemand hat Ihnen zugesagt, steht aber noch als Eingeladen — die Person hat das Konto noch nicht erstellt oder sich noch nicht angemeldet. Bitten Sie sie, die Einladung erneut zu öffnen, oder bestätigen Sie sie selbst und senden Sie den Registrierungslink.
- Eine bestätigte ehrenamtliche Person lässt sich keiner Schicht oder Aufgabe zuordnen — prüfen Sie, ob sie Bestätigt ist, nicht Eingeladen oder Angemeldet.
- Die Einladung ist nie angekommen — bitten Sie die Person, den Spam-Ordner zu prüfen, und verwenden Sie Erneut senden. Die Post geht mit Ihrem stündlichen Versandlimit hinaus, sodass ein großer Stapel Stunden dauern kann.