Leitfaden für Teamleitungen

Eine Teamleitung führt bei jeder Veranstaltung ein dauerhaftes Team eines Vereins, etwa Anmeldung oder Hallenbetrieb. Als Teamleitung werben Sie Personen für Ihr Team, bestätigen sie, planen Schichten und Aufgaben des Teams, schreiben an Ihre Helferinnen und Helfer und kümmern sich um den Bestand des Teams. Das tun Sie über Ihr Konto, nicht über ein eigenes Veranstalter-Panel. Dieser Leitfaden ist die Übersicht; jeder Teil verlinkt auf seine Details.

Was Sie hier tun können

• Werben Sie aus der Kartei des Veranstalters, mit einem Beitrittslink oder indem Sie jemand Neues hinzufügen.
• Bestätigen Sie Bewerberinnen und Bewerber und entscheiden Sie, ob eine eingeladene Person sofort bestätigt ist.
• Planen Sie Schichten und Aufgaben für Ihr Team und setzen Sie Ihre Leute ein.
• Verfolgen Sie den Tag im Ablaufplan und auf der Live-Seite und schreiben Sie an Ihr Team.
• Kümmern Sie sich um den Bestand Ihres Teams: Gegenstände, Einkaufsliste, Einkäufe und Belege. Siehe Der Bestand Ihres Teams.

Ihre Veranstaltungen öffnen

1. Öffnen Sie das Menü Ihres Profilbilds. Wählen Sie unter Event-Arbeit Ihre Rolle oder öffnen Sie Meine Arbeit.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche der Veranstaltung: Ehrenamtliche oder eine andere Schaltfläche, falls Ihr Team außerdem eine Rolle wie Box office trägt.
3. Wählen Sie in der Seitenleiste Ehrenamtliche. Eine Teamleitung sieht die Reiter Personen, Schichten, Aufgaben, Ablaufplan, Live, Nachrichten und Helferkreis. Es gibt keinen Reiter Einstellungen: Veranstaltungsweite Einstellungen bleiben beim Veranstalter.

Personen werben

Unter Personen zeigt der Block Teams bei dieser Veranstaltung jedes Team, das Sie leiten: wie viele bestätigt sind im Verhältnis zu dem, was das Team braucht, und wie viele noch nicht geantwortet haben.

1. Legen Sie unter Benötigt fest, wie viele Personen Ihr Team braucht, und tippen Sie auf Speichern.
2. Erstellen Sie unter Beitrittslink einen Link und nutzen Sie Kopieren oder Auf WhatsApp teilen. Personen, die ihn öffnen, melden sich an und bewerben sich für Ihr Team; Sie nehmen sie an. Deaktivieren beendet den Link; ein neuer Link ersetzt den alten. Siehe Sich anmelden oder einem Team beitreten.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Aus Ihrer Kartei einladen, um Personen einzuladen, die der Veranstalter bereits kennt.

Aus der Kartei einladen: einladen oder sofort bestätigen

1. Wählen Sie Personen in der Liste (Suche, Alle angezeigten auswählen) oder — im ersten Teil — alle, die bei einer früheren Veranstaltung des Veranstalters geholfen haben.
2. Unter Team stehen nur Ihre Teams. Sie müssen eines wählen.
3. Lassen Sie Bereits bestätigt (ich habe selbst gefragt) frei, um die übliche Einladung „Können Sie helfen?“ zu senden; die Person antwortet mit Ja oder Nein, und ein Ja bittet sie, ein kostenloses Konto anzulegen oder sich anzumelden, bevor es zählt. Setzen Sie den Haken, wenn Sie eine Person bereits selbst gefragt haben und sie zugesagt hat: Sie wird sofort bestätigt und erhält statt einer Einladung „Sie sind im Team“. Hat sie noch kein Konto, enthält diese E-Mail die Schaltfläche Mein Konto einrichten, und unter Personen steht sie mit Noch kein Konto und der Schaltfläche Registrierungslink senden, bis sie eines hat.
4. Klicken Sie auf Einladung senden oder Ausgewählte einladen. Eine Ergebniszeile zeigt, wie viele eingeladen und wie viele übersprungen wurden (bereits bei der Veranstaltung oder nicht eingeladen werden wollend).

Dieselbe Wahl gibt es unter Jemand Neues hinzufügen, das eine Person in einem Schritt in die Kartei aufnimmt und einlädt. Einladungen gehen im stündlichen Versandtempo des Veranstalters hinaus, sodass eine große Gruppe über einen längeren Zeitraum angeschrieben wird.

Schichten und Aufgaben

Unter Schichten sehen Sie jede Schicht, aber Sie legen nur die Schichten Ihrer Teams an, ändern oder besetzen sie. Eine neue Schicht oder Aufgabe muss einem Ihrer Teams zugeordnet werden.

1. Öffnen Sie Schicht hinzufügen und tragen Sie ein, was, wann, wo und wie viele Personen Sie brauchen.
2. Fügen Sie der Schicht bestätigte Mitglieder Ihres Teams hinzu. Eine Person, die zu dieser Zeit schon auf einer anderen Schicht steht, wird übersprungen.
3. Bei einer Schicht Ihres Teams können Sie Personen ein- oder auschecken oder jemanden Entfernen.

Unter Aufgaben fügen Sie mit Aufgabe hinzufügen eine Aufgabe hinzu, für eine Person, eine Schicht oder das ganze Team, mit Startzeit, Fälligkeit und Checkliste. Aufgaben zeigen ihren Status, ihre Checkliste und Kommentare, die Ihre Helferinnen und Helfer unter Meine Arbeit schreiben.

Nur lesend und bearbeitbar

• Sie sehen alles, Sie ändern Ihr Team. Sie sehen die gesamte Liste Personen und den Helferkreis — daraus werben Sie — aber Sie bestätigen, lehnen ab, senden erneut, entfernen, legen ein Team fest und schreiben nur Personen aus Ihren eigenen Teams. Personen ohne Team können Sie mit der Sammelaktion Team festlegen in Ihr Team übernehmen.
• Nachrichten können nur an Ihre eigenen Teams und deren Schichten gehen.
• Rollen, die Sie vergeben können, beschränken sich auf jene, die Sie selbst innehaben.
• Das Kopieren des Aufbaus einer früheren Veranstaltung sowie die Veranstaltungseinstellungen (Anmeldung, Dankestext, selbst gewählte Schichten) bleiben beim Veranstalter oder einer Koordination.
• Auf den eigenen Seiten des Veranstalters können Sie Kategorien nicht ändern, einen Gegenstand nicht einem anderen Team zuordnen und Einkäufe nicht als erstattet markieren.

Gut zu wissen

• Teamleitungen gehören zum Kernteam ihrer Gruppe: Bei jeder Veranstaltung wird eine Teamleitung automatisch als bestätigt hinzugefügt; die Einladungen der übrigen Kernmitglieder gehen raus, sobald die Veranstaltung veröffentlicht ist.
• Wenn eine Ihrer Helferinnen oder Helfer eine Schicht abgibt, erhalten Sie und der Veranstalter eine Benachrichtigung.
• Hat der Veranstalter Ihrem Team eine Rolle zugeordnet (die Rolle der Teamleitung), haben Sie sie bei jeder Veranstaltung, bei der Sie mitarbeiten, zum Beispiel Box office.

Fehlerbehebung

• Ich sehe keinen Beitrittslink — Erstellen Sie einen unter Teams bei dieser Veranstaltung; bis dahin gibt es keinen.
• Eine Person ist ausgegraut oder wird übersprungen — Sie ist bei dieser Veranstaltung bereits in einem Status, oder sie hat den Veranstalter gebeten, sie nicht einzuladen.
• Eine Aktion wird abgelehnt — Die Person oder Schicht gehört zu einem anderen Team.

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