Das Aufgabenboard der Veranstaltung
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Das Aufgabenboard ist die Planungsliste des Veranstalters für eine Veranstaltung: alles, was vorher, am Tag selbst und danach erledigt werden muss, mit Priorität, Frist, Startzeit, Verantwortlichem und, wo es darauf ankommt, einer anderen Aufgabe, auf die sie warten muss. Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie unten im Manage-Menü Aufgabenverwaltung. Es ist von den Ehrenamt-Aufgaben getrennt, den Aufgaben des Ehrenamts-Teams; das Board ist der Ort, an dem Sie planen, und Sie können eine Board-Aufgabe einem Teammitglied oder einer bestätigten ehrenamtlichen Person übergeben.
Was Sie hier tun können
- Legen Sie Aufgaben mit Titel, Kategorie, Priorität, Fälligkeitsdatum und Startzeit an.
- Übernehmen Sie fertige Aufgaben aus der Vorlagenbibliothek und lassen Sie die Fristen sich einpassen.
- Weisen Sie eine Aufgabe sich selbst, einem Teammitglied oder einer bestätigten ehrenamtlichen Person zu.
- Lassen Sie eine Aufgabe auf eine andere warten und führen Sie dazu eine Checkliste und Kommentare.
- Behalten Sie die sechs Zähler im Blick — gesamt, ausstehend, in Bearbeitung, erledigt, blockiert und überfällig — sowie den Gesamtfortschritt.
Eine Aufgabe hinzufügen
Die Zeile oben ist eine Schnellerfassung: Ein Titel genügt.
- Tragen Sie den Titel ein, zum Beispiel „Catering-Bestellung bestätigen“.
- Setzen Sie optional Beginn — Datum und Uhrzeit, an denen die Arbeit beginnt. Eine Aufgabe mit Startzeit erscheint im Ablaufplan für Ehrenamtliche, und eine ihr zugewiesene ehrenamtliche Person erhält etwa zwei Stunden vorher eine Erinnerung.
- Wählen Sie die Kategorie: Venue & Logistik, Marketing & Promotion, Produktion & Technik, Dienstleister-Management, Kommunikation, Finanzen & Budget, Risikomanagement oder Nach der Veranstaltung.
- Klicken Sie auf Weitere Angaben, um eine Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig), eine Fälligkeit und eine Beschreibung festzulegen.
- Klicken Sie auf Aufgabe erstellen. Die Aufgabe beginnt als Ausstehend mit Priorität Mittel, sofern Sie nichts anderes gewählt haben.
Die Karten oben zählen die Aufgaben nach Status; klicken Sie auf eine, etwa Blockiert, um nur diese Aufgaben zu sehen, und die Chips darunter filtern die Liste nach Kategorie. Der Reiter Vorlagenbibliothek öffnet die fertigen Aufgaben, und Aufgabe hinzufügen springt zur Schnellerfassung.
Mit einer Aufgabenkarte arbeiten
Jede Karte zeigt ihre Priorität, Kategorie, Startzeit, Fälligkeit und ihren Status. Das runde Kästchen markiert sie als erledigt. Ein graues Badge Wartet auf erscheint, solange die Aufgabe, von der sie abhängt, nicht erledigt ist. Ein grünes Badge mit dem Namen einer ehrenamtlichen Person zeigt, wem sie übergeben ist. Das erste Auswahlfeld weist sie zu, das zweite ändert den Status zwischen Ausstehend, In Bearbeitung und Blockiert, und der Stift öffnet das Bearbeitungsformular. Eine Fälligkeit in der Vergangenheit färbt die Karte rot und markiert sie als Überfällig.
Eine Aufgabe bearbeiten
- Klicken Sie auf den Stift an der Karte.
- Ändern Sie den Aufgabentitel, die Kategorie, die Priorität, das Fälligkeitsdatum und Beginn.
- Wählen Sie unter Wartet auf eine andere Aufgabe dieser Veranstaltung, die zuerst erledigt sein muss. Die Karte zeigt dann Wartet auf diese Aufgabe, bis sie erledigt ist. Eine Aufgabe kann nicht auf sich selbst warten, und zwei Aufgaben können nicht aufeinander warten.
- Schreiben Sie unter Checkliste einen Punkt pro Zeile; unveränderte Punkte behalten ihren Haken.
- Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Speichern.
Eine Aufgabe zuweisen
Das erste Auswahlfeld auf jeder Karte hat zwei Gruppen. Team listet Sie (Ich (Inhaber)) und die Mitglieder Ihres Veranstalter-Teams. Ehrenamtliche listet die Ehrenamtlichen, die bei dieser Veranstaltung bestätigt sind.
- Ein Teammitglied kann eine Aufgabe nur übernehmen, wenn seine Rolle sie abdeckt: ein Venue-Manager übernimmt Venue- und Risiko-Aufgaben, ein Finanzmanager Finanzen, Marketing Marketing und Kommunikation, und die allgemeine Personalrolle alles. Eine Aufgabe aus der Vorlagenbibliothek kann eine eigene Rolle vorgeben. Andernfalls wird Ihnen gesagt, welche Rolle Sie stattdessen zuweisen sollen. Als Inhaber dürfen Sie alles übernehmen.
- Ein Teammitglied, dem eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält eine Benachrichtigung.
- Eine ehrenamtliche Person erhält dieselbe E-Mail „Neue Ehrenamts-Aufgabe“ wie bei einer Ehrenamts-Aufgabe und sieht die Aufgabe unter Mein Ehrenamt, wo sie den Status ändern, die Checkliste abhaken und kommentieren kann. Eine Aufgabe hat jeweils eine Person; wer eine andere wählt, ersetzt die erste.
- Wählen Sie Nicht zugewiesen, um die Zuweisung zu entfernen.
Die Vorlagenbibliothek verwenden
- Klicken Sie auf Vorlagenbibliothek.
- Markieren Sie die gewünschten Aufgaben einzeln oder eine ganze Kategorie mit Alle auswählen.
- Klicken Sie auf Ausgewählte Vorlagen anwenden. Die Aufgaben werden für diese Veranstaltung angelegt.
Die Bibliothek enthält fertige Aufgaben in den acht Kategorien, jede mit einer Priorität und einer üblichen Vorlaufzeit wie „30 Tage vorher“. Die Fälligkeiten werden aus dem Veranstaltungsdatum berechnet. Liegt Ihre Veranstaltung näher als die Vorlaufzeit der Vorlage, werden die Fristen so verdichtet, dass keine in der Vergangenheit liegt, und sie behalten ihre Reihenfolge. Aufgaben nach der Veranstaltung bleiben nach der Veranstaltung. Bereits angewendete Vorlagen zeigen einen Haken und können nicht noch einmal angewendet werden.
Gut zu wissen
- Wer das Board nutzen darf, entscheidet die Berechtigung Aufgaben: Veranstalter, Venue-Manager und Ehrenamts-Koordinatoren haben sie, und Sie können sie in einer benutzerdefinierten Rolle ankreuzen. Sie ist eine eigene Berechtigung, getrennt von der Bearbeitung der Veranstaltung.
- Eine erledigte Aufgabe zeigt, wann sie erledigt wurde. Das Entmarkieren setzt sie zurück auf Ausstehend.
- Das Löschen einer Aufgabe fragt vorher nach einer Bestätigung.
- Board-Aufgaben mit Startzeit erscheinen im Ablaufplan, für Personen mit der Berechtigung Aufgaben.
- Sind Ehrenamtliche eingeladen, aber niemand bestätigt, sagt die Seite das und verlinkt auf Personen; in der Liste erscheinen nur bestätigte Ehrenamtliche.
Fehlerbehebung
- „… kann keine …-Aufgabe übernehmen“ — die Rolle des Teammitglieds deckt die Kategorie nicht ab. Wählen Sie ein Mitglied mit der passenden Rolle, eine Personal-Person oder eine ehrenamtliche Person.
- Die ehrenamtliche Person fehlt in der Liste — sie ist für diese Veranstaltung noch nicht bestätigt.
- „Auf diese Aufgabe kann nicht gewartet werden“ — die Aufgabe gehört zu einer anderen Veranstaltung, oder die Auswahl würde dazu führen, dass zwei Aufgaben aufeinander warten.
- Die Fristen angewendeter Vorlagen wirken zu dicht beieinander — die Veranstaltung liegt nah, daher wurden die Vorlaufzeiten verdichtet, damit sie passen.