Ehrenamtliche
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Ehrenamtliche sind Menschen, die bei Ihren Veranstaltungen unentgeltlich helfen. EventMann stellt ihnen eigene Werkzeuge zur Verfügung: einen Helferkreis, den Sie über alle Ihre Veranstaltungen hinweg pflegen, dauerhafte Teams mit Leitungen, eine Einladung pro Veranstaltung, einen Dienstplan, Aufgaben, Nachrichten und eine Live-Ansicht für den Veranstaltungstag selbst. Es ist für Vereine gedacht, deren gesamtes Veranstaltungsteam aus Ehrenamtlichen besteht, und funktioniert genauso gut für eine einzelne helfende Person bei einer einzigen Veranstaltung. Sie finden es an zwei Stellen: Ehrenamtliche in der Gruppe Wachstum Ihrer Seitenleiste für alles, was sich über mehrere Veranstaltungen erstreckt (Helferkreis, Teams, Import), und Ehrenamtliche unter Team & Partner im Manage-Menü einer Veranstaltung für alles, was zu einer einzelnen Veranstaltung gehört.
Der Seitenleisteneintrag Ehrenamtliche öffnet den Helferkreis. Seine Registerleiste führt zu Teams und Ehrenamtliche importieren.
Ehrenamtliche, Mitarbeitende und Mitglieder sind drei verschiedene Dinge
| Ehrenamtliche | Mitarbeitende | Mitglieder | |
|---|---|---|---|
| Wer | Menschen, die unentgeltlich helfen, oft immer wieder | Bezahlte Helfende für eine Veranstaltung | Menschen, die bei Ihnen eine Mitgliedschaft gekauft haben |
| Wo | Helferkreis, Teams und Manage → Ehrenamtliche | Manage → Veranstaltungspersonal, das Personalportal | Einstellungen → Mitgliedschaft |
| Dienstplan | Schichten für Ehrenamtliche | Schichten für Mitarbeitende, mit Tauschen und Lohnabrechnung | Keiner |
| Geld | Keines. Stunden werden nur erfasst | Stundensätze und Lohnabrechnung | Tarifpreis, vom Mitglied gezahlt |
Die drei vermischen sich nicht. Eine ehrenamtliche Person wird nie in den Dienstplan des Personals eingetragen, und ein Dienstplan für Ehrenamtliche fließt nie in die Lohnabrechnung ein. Wenn Sie jemanden bezahlen, gehört diese Person unter Veranstaltungspersonal.
Was Sie hier tun können
- Führen Sie einen Helferkreis mit allen, die geholfen haben oder die Sie fragen möchten. Fügen Sie Personen von Hand hinzu oder importieren Sie sie aus einer Tabelle — siehe Der Helferkreis und der CSV-Import.
- Betreiben Sie dauerhafte Teams wie Anmeldung, Musik oder Küche, jeweils mit Leitungen und einem Kernteam, das bei jeder Veranstaltung dabei ist — siehe Dauerhafte Teams, Leitungen und das Kernteam.
- Laden Sie Personen zu einer Veranstaltung ein, nehmen Sie Anmeldungen an und bestätigen Sie viele auf einmal — siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen und Gewinnung über Beitrittslinks, Anmeldung und kopierte Einrichtungen.
- Vergeben Sie Veranstaltungsrollen, damit eine ehrenamtliche Person die Kasse, die Finanzen oder die anderen Ehrenamtlichen leiten kann — siehe Rollen für Ehrenamtliche und Teamleitungen.
- Planen Sie die Arbeit mit Schichten, Aufgaben für Ehrenamtliche und dem Aufgabenbrett der Veranstaltung.
- Leiten Sie den Tag mit dem Ablaufplan und der Live-Ansicht und Nachrichten an Ihre Ehrenamtlichen.
- Kümmern Sie sich um Stunden und Datenschutz — wer was sieht, die Stundenübersicht und das Löschen einer ehrenamtlichen Person, siehe Stunden von Ehrenamtlichen und Datenschutz.
- Sagen Sie Danke mit einem kostenlosen oder ermäßigten Ticket, das nur Ihre Ehrenamtlichen kaufen können — siehe Das Dankeschön-Ticket für Ehrenamtliche.
Die Seiten einer Veranstaltung
Öffnen Sie eine Veranstaltung und dann Team & Partner → Ehrenamtliche. Oben verläuft eine Registerleiste. Personen zeigt, wer angefragt wurde und was geantwortet hat. Schichten und Aufgaben sind Dienstplan und Aufgabenliste, Ablaufplan bringt beides in zeitliche Reihenfolge, Live zeigt, was gerade geschieht, Nachrichten schreibt an das Team, Einstellungen enthält die Optionen für Ehrenamtliche dieser Veranstaltung, und Helferkreis ist derselbe Helferkreis wie in Ihrem Organisatorenbereich, für Personen, die nur diese eine Veranstaltung betreuen.
Ein typischer Ablauf
- Legen Sie Ihren Helferkreis einmal an und richten Sie Ihre Teams ein. Machen Sie die Menschen, die immer da sind, zu Kernmitgliedern: Sie werden bei jeder neuen Veranstaltung automatisch hinzugefügt.
- Öffnen Sie bei der Veranstaltung Personen und laden Sie die übrigen ein, oder veröffentlichen Sie einen Beitrittslink in Ihrer WhatsApp-Gruppe.
- Legen Sie Schichten und Aufgaben an oder kopieren Sie sie vom Vorjahr, und setzen Sie dann bestätigte Personen auf die Schichten.
- Senden Sie vor dem Tag eine Nachricht, drucken Sie den Ablaufplan aus und prüfen Sie unter Personen die Teamgrößen.
- Halten Sie am Tag die Live-Ansicht geöffnet. Danach stehen die Stunden im Helferkreis, und Sie können für jede ehrenamtliche Person eine Stundenübersicht herunterladen.
Gut zu wissen
- Im Helferkreis zu stehen ist keine Einladung. Beim Import einer Liste wird keine E-Mail versendet; Sie entscheiden pro Veranstaltung, wen Sie fragen.
- Nur bestätigte Ehrenamtliche können auf Schichten gesetzt werden, Aufgaben erhalten, eine Rolle übernehmen und das Dankeschön-Ticket kaufen.
- Eine Absage auf eine Einladung braucht kein Konto. Eine Zusage dagegen schon: Die ehrenamtliche Person erstellt auf der Einladungsseite ein kostenloses Konto oder meldet sich an, und erst dann wird sie bestätigt und Sie werden benachrichtigt. Über das Konto sieht sie ihre Schichten und Aufgaben, checkt ein und kauft das Dankeschön-Ticket. Ihre Seite beschreibt Ehrenamt bei einer Veranstaltung.
- Einladungs-, Bestätigungs- und Nachrichten-E-Mails werden mit Ihrem eigenen stündlichen Versandlimit (Einstellungen → E-Mail) verschickt, sodass hundert Einladungen über die Zeit verteilt werden statt in einem einzigen Schwung.
- Jede Einladung enthält einen Link, um sich von Ihren Ehrenamtseinladungen abzumelden. Personen, die sich abgemeldet haben, werden bei Einladungen übersprungen und im Helferkreis mit Keine Einladungen gewünscht angezeigt.
- Ein Teammitglied kann mit Ehrenamtlichen arbeiten, wenn seine Rolle die Berechtigung Ehrenamtliche hat; Teamleitung (nur eigene Teams) begrenzt sie auf die Teams, die die Person leitet. Die Berechtigung Aufgaben öffnet das Aufgabenbrett. Beide setzen Sie unter Benutzerdefinierte Rollen.
Fehlerbehebung
- Die Einträge zu Ehrenamtlichen fehlen im Menü — Ihre Rolle hat für diese Veranstaltung nicht die Berechtigung Ehrenamtliche. Fragen Sie die Organisatorin oder den Organisator, dem die Veranstaltung gehört.
- Eine ehrenamtliche Person sagt, sie kann ihre Schichten nicht sehen — sie braucht ein Konto unter der Adresse, an die Sie eingeladen haben, und die Adresse muss bestätigt sein. Zeigt Personen neben ihr Noch kein Konto, verwenden Sie Registrierungslink senden.
- Jemand wurde beim Einladen übersprungen — die Person ist in irgendeinem Status bereits bei dieser Veranstaltung, oder sie hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet.