Feste Teams, Leitungen und das Kernteam

Teams sind die Abteilungen Ihres Vereins — Anmeldung, Musik, Marketing, Sponsoren, Hallenbetrieb, Küche — die von Veranstaltung zu Veranstaltung bestehen bleiben. Ein Team hat eine Leitung, Mitglieder und ein Kernteam. Damit kann eine Leitung ihren Teil einer Veranstaltung selbst steuern, ohne in die Aufgaben anderer einzugreifen. Sie richten Teams unter Wachstum → Ehrenamtliche → Teams ein. Nur Sie als Veranstalter können Teams anlegen oder ändern.

Was Sie hier tun können

• Legen Sie die Teams an, mit denen Sie Veranstaltungen durchführen, und wählen Sie, was deren Leitungen und Mitglieder bei einer Veranstaltung öffnen dürfen.
• Fügen Sie Personen aus Ihrem Helferkreis einem Team hinzu, als Mitglieder, als Leitungen und als Kernteam.
• Benennen Sie ein Team um, ändern Sie seine Zugriffsrechte, entfernen Sie Personen aus dem Team oder löschen Sie das Team.

Leitung, Kernteam und Mitglied

• Mitglied — gehört zum Team. Bei einer Veranstaltung wird die Person einem Team zugeordnet, wenn Sie sie einladen oder wenn sie über den Link eines Teams beitritt.
• Leitung — führt das Team bei jeder Veranstaltung, bei der die Person mithilft. Eine Leitung wirbt Personen für das Team an, bestätigt sie, plant die Schichten und Aufgaben des Teams und schreibt an das Team. Eine Leitung sieht die gesamte Personenliste und den Helferkreis, ändert aber nur die Angelegenheiten ihrer eigenen Teams. Siehe Helferrollen und Teamleitungen.
• Kernteam — ist automatisch bei jeder Veranstaltung dabei und sieht das gesamte Bild des Teams: unter Mein Ehrenamt im Bereich Ihre Teams jede Aufgabe des Teams bei den Veranstaltungen, für die die Person bestätigt ist, sowie eine reine Leseansicht des Bestands und der Packlisten des Teams. Eine Leitung gehört immer zum Kernteam.

Dieselbe Person kann in mehreren Teams sein. Bei einer Veranstaltung ist ihr Hauptteam ein Team, das sie leitet, andernfalls das erste Team, in dem sie Mitglied des Kernteams ist.

Ein Team anlegen

1. Öffnen Sie Teams und klicken Sie auf Team anlegen.
2. Geben Sie den Teamnamen ein. Jeder Name kann nur einmal vergeben werden.
3. Wählen Sie unter Leitungen erhalten Zugriff auf, was eine Leitung dieses Teams bei jeder Veranstaltung öffnen darf, zum Beispiel Kasse für die Leitungen der Anmeldung. Nichts zusätzlich beschränkt sie auf ihre Helfer-Werkzeuge.
4. Wählen Sie unter Mitglieder erhalten Zugriff auf dasselbe für einfache Mitglieder, zum Beispiel Einlass / Check-in. Mitglieder erhalten diesen Zugriff nur bei Veranstaltungen, bei denen dies ihr Team ist.
5. Klicken Sie auf Team anlegen.

Zur Auswahl stehen die Rollen, die Sie Ehrenamtlichen bei einer Veranstaltung geben können — Helferkoordination, Kasse, Einlass / Check-in, Veranstaltungsort, Marketing, Finanzen — sowie alle selbst angelegten Rollen. Was jede Rolle öffnet, erklärt Helferrollen und Teamleitungen. Der Zugriff gilt nur bei den Veranstaltungen, bei denen eine Person mithilft, sowie 30 Tage nach deren Ende.

Personen einem Team zuordnen

Jedes Team hat eine eigene Karte mit seinen Personen. Leitungen stehen zuerst. In der Zeile einer Person zeigen ein Badge Leitung und ein Badge Kern deren Stellung an. Setzen Sie den Haken bei Leitung oder Kern und klicken Sie auf Speichern, um dies zu ändern, oder klicken Sie auf das Kreuz, um die Person aus dem Team zu entfernen. Oben auf der Karte stehen Personen aus dem Helferkreis hinzufügen und Bearbeiten. Mit Letzterem benennen Sie das Team um und ändern seine Zugriffsrechte.

1. Klicken Sie auf Personen aus dem Helferkreis hinzufügen, um die Liste neben der Seite zu öffnen.
2. Suchen Sie mit dem Suchfeld nach Namen, E-Mail-Adresse oder Helfernummer und setzen Sie die Haken.
3. Setzen Sie den Haken bei als Leitung, wenn die Personen das Team führen, oder bei als Kernteam (bei jeder Veranstaltung), wenn sie bei jeder Veranstaltung dabei sein sollen.
4. Klicken Sie auf Zum Team hinzufügen. Es können bis zu 500 Personen auf einmal hinzugefügt werden.

Das Kernteam ist bei jeder Veranstaltung dabei

Mitglieder des Kernteams und Leitungen werden zu jeder Ihrer Veranstaltungen hinzugefügt, die noch nicht beendet ist. So müssen Sie dieselben fünfzig Personen nicht bei jeder Veranstaltung erneut einladen.

• Eine Leitung wird als bestätigt hinzugefügt, weil sie das Team führt. Sie kann sich dennoch zurückziehen.
• Jedes andere Mitglied des Kernteams wird als eingeladen hinzugefügt und antwortet per E-Mail mit Ja oder Nein.
• Solange eine Veranstaltung ein Entwurf ist, wird niemand per E-Mail benachrichtigt. Die Einladungen gehen hinaus, sobald die Veranstaltung erstmals veröffentlicht wird, damit ein gelöschter Entwurf niemanden erreicht.
• Wenn Sie jemanden zum Kernteam oder zur Leitung machen, wird diese Person sofort zu all Ihren kommenden Veranstaltungen hinzugefügt.
• Wer bei einer Veranstaltung bereits in irgendeinem Status steht — abgelehnt, entfernt — wird nicht erneut hinzugefügt. Die Antwort dieser Person gilt.

Was ein Mitglied des Kernteams tun kann

• Teamaufgaben — jede Aufgabe, die Sie oder eine Leitung dem Team gegeben haben, nicht nur die eigenen: Sie können eine Aufgabe weiterschieben (Öffnen, In Bearbeitung, Blockiert, Fertig), deren Checkliste abhaken und kommentieren. Hinzufügen, Löschen oder Neuzuweisen einer Aufgabe bleibt Ihnen und den Leitungen des Teams vorbehalten.
• Teambestand — die Artikel des Teams mit Menge, Zustand, wer jeden Artikel hat oder wo er gelagert ist, die Warnung bei niedrigem Bestand und die Packliste des Teams für die kommenden Veranstaltungen. Artikel bearbeiten, nachfüllen oder Einkäufe erfassen können sie nicht.
• Nur das eigene Team: Ein Kernmitglied des Hallenbetriebs sieht nichts von den Aufgaben oder dem Bestand der Anmeldung. Ein einfaches Mitglied sieht nur die Aufgaben, die ihm persönlich, seiner Schicht oder dem gesamten Team zugewiesen sind.

Gut zu wissen

• Wenn Sie eine Person aus einem Team entfernen oder ein Mitglied das Kernteam verlässt, werden diese Personen nicht von Veranstaltungen entfernt, bei denen sie bereits zugesagt haben.
• Wenn Sie ein Team löschen, bleiben seine Personen in Ihrem Helferkreis und bei jeder Veranstaltung. Nur das Team wird entfernt. Die Schichten und Aufgaben des Teams werden zu „kein Team“, und ihre Personen zeigen bei den Veranstaltungen kein Hauptteam mehr an.
• Nur der Veranstalter legt Teams an. Der Zugriff eines Teams gilt für jede Veranstaltung, daher kann eine Veranstaltungskoordination, die nur eine Veranstaltung betreut, ihn nicht festlegen.
• Personen, die sich von Ihren Einladungen abgemeldet haben, werden beim Hinzufügen des Kernteams übersprungen.
• Jedes Team kann seinen Bestand auch zwischen den Veranstaltungen selbst betreuen; siehe Teambestand.

Fehlerbehebung

• Ein Mitglied des Kernteams wurde zu meiner neuen Veranstaltung nicht eingeladen — die Veranstaltung ist noch ein Entwurf (die Einladungen gehen bei der Veröffentlichung hinaus), die Veranstaltung ist abgesagt oder vorbei, oder die Person hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet.
• Eine Leitung kann die Veranstaltung nicht öffnen — eine Leitung braucht einen bestätigten Platz bei der Veranstaltung sowie ein Konto mit der E-Mail-Adresse aus dem Helferkreis, deren E-Mail-Adresse bestätigt ist.
• Der Teamname wird abgelehnt — Sie haben bereits ein Team mit diesem Namen.

Verwandte Themen

• Ehrenamtliche
• Helferrollen und Teamleitungen
• Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen
• Leitfaden für Teamleitungen