Gewinnung über Beitrittslinks, Anmeldung und kopierte Einrichtungen

Dieser Artikel behandelt die Wege, auf denen Menschen zu einer Veranstaltung finden, ohne dass Sie jede Person einzeln einladen: einen Beitrittslink für jedes Team, eine offene Anmeldung auf der Veranstaltungsseite und die Option, mit der Einrichtung des Vorjahres zu beginnen. Er erklärt außerdem jede Option im Reiter Einstellungen einer Veranstaltung. Alles finden Sie unter Team & Partner → Ehrenamtliche im Manage-Menü der Veranstaltung.

Was Sie hier tun können

• Legen Sie fest, wie viele Personen jedes Team bei dieser Veranstaltung braucht, und sehen Sie zu, wie die Zahl sich füllt.
• Geben Sie jedem Team einen Beitrittslink, den seine Leitung in einer WhatsApp-Gruppe veröffentlichen kann.
• Öffnen Sie die Anmeldung auf der öffentlichen Veranstaltungsseite, mit Ihrem eigenen Text.
• Lassen Sie bestätigte Ehrenamtliche ihre Schichten selbst wählen.
• Schreiben Sie die Dankesnachricht, die Ehrenamtliche lesen.
• Kopieren Sie Teamgrößen, Schichten, Teamaufgaben und Packlisten aus einer anderen Veranstaltung.

Teamgrößen und Beitrittslinks

Im Reiter Personen enthält das Feld Teams bei dieser Veranstaltung eine Karte pro Team. Der Name des Teams öffnet die Liste, gefiltert auf dieses Team. Die Zahl stellt bestätigte Personen dem Bedarf gegenüber, zum Beispiel 10 / 18; sie ist gelb, solange das Team unterbesetzt ist, und grün, sobald es voll ist. Ohne Zielwert zeigt sie nur die bestätigten Personen. Darunter zählt 10 bestätigt · 2 warten auf eine Antwort die Personen, die angefragt wurden, aber noch nicht geantwortet haben.

1. Tragen Sie die Zahl, die das Team braucht, unter Benötigt ein und klicken Sie auf Speichern. Leer lassen oder Null eintragen bedeutet kein Ziel.
2. Klicken Sie auf Beitrittslink erstellen. Die Karte zeigt nun den Beitrittslink.
3. Klicken Sie auf Kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu legen, oder auf Auf WhatsApp teilen, um WhatsApp mit einer fertigen Nachricht zu öffnen, etwa „Hilfe bei der Anmeldung für Diwali Gala 2026? Hier anmelden:“.
4. Um den Link abzuschalten, klicken Sie auf Deaktivieren. Wer ihn noch hat, kann nicht mehr beitreten. Ein neuer Link bekommt eine neue Adresse.

Wer einen Beitrittslink öffnet, meldet sich an (oder registriert sich), prüft die eigenen Angaben und tritt bei. Die Person landet als Angemeldet in diesem Team, und die Leitungen des Teams sowie Sie erhalten eine Glockenbenachrichtigung. Niemand wird ohne Ihr oder das Annehmen der Leitung ehrenamtlich tätig. Ein Beitrittslink funktioniert auch dann, wenn die öffentliche Anmeldung unten ausgeschaltet ist, und hört auf zu funktionieren, sobald die Veranstaltung ein Entwurf, abgesagt oder vorbei ist. Teamleitungen können Zielwerte und Links nur für die Teams setzen, die sie leiten; andere Teams werden ihnen nicht angezeigt.

Offene Anmeldung auf der Veranstaltungsseite

Wenn Ehrenamt-Anmeldung auf der Veranstaltungsseite eingeschaltet ist und die Veranstaltung live ist, zeigt die öffentliche Veranstaltungsseite den Hinweis „Möchten Sie bei dieser Veranstaltung helfen? Hilf uns bei dieser Veranstaltung“. Angemeldete Besucherinnen und Besucher mit bestätigter E-Mail-Adresse können sich bewerben.

Das Banner führt zu einem kurzen Formular mit Telefonnummer, Fähigkeiten und einer Nachricht. Es beginnt mit dem Text, den Sie geschrieben haben.

Die Besucherin oder der Besucher ergänzt eine Telefonnummer, Fähigkeiten und alles, was Sie wissen sollten, und sendet das Formular ab. Die Person wird Ihrem Helferkreis hinzugefügt, falls sie noch nicht dort steht, und erscheint unter Personen als Angemeldet. Sie entscheiden mit Annehmen oder Ablehnen; niemand wird automatisch bestätigt, und die Bewerberin oder der Bewerber erhält in beiden Fällen eine E-Mail. Wer bereits eingeladen wurde und sich bewirbt, wird sofort bestätigt.

Die Einstellungen im Detail

Öffnen Sie den Reiter Einstellungen.

1. Ehrenamt-Anmeldung auf der Veranstaltungsseite — standardmäßig aus. Schaltet das Banner und das Formular für Besucherinnen und Besucher ein. Es funktioniert nur, solange die Veranstaltung live ist.
2. Ehrenamtliche wählen ihre Schichten selbst — erlaubt bestätigten Ehrenamtlichen, offene Schichten auf ihrer Seite „Mein Ehrenamt“ zu übernehmen. Sie können Schichten ihres eigenen Teams und Schichten ohne Team übernehmen, niemals eine, die sich mit einer bereits vorhandenen Schicht überschneidet, und niemals eine, die schon begonnen hat.
3. Ehrenamtliche können eine Schicht zurückgeben bis — Stunden vor Schichtbeginn, 0 bis 720, standardmäßig 24, sofern Sie es nicht ändern. Danach müssen sie mit ihrer Leitung sprechen. Eine zurückgegebene Schicht wird den Leitungen des Teams und Ihnen mitgeteilt.
4. Text auf der Anmeldeseite — bis zu 1.000 Zeichen: was die Mithilfe umfasst, wann man ankommen soll und wen man fragen kann.
5. Dankesnachricht — bis zu 300 Zeichen, angezeigt bestätigten Ehrenamtlichen auf der Veranstaltungsseite, an der Kasse neben dem Ehrenamts-Ticket und in ihrer Bestätigungs-E-Mail. {name} wird durch den Namen der ehrenamtlichen Person ersetzt. Leer bedeutet ein Standarddank in ihrer Sprache. Die grüne Zeile zeigt eine Vorschau mit einem Beispielnamen.
6. Klicken Sie auf Speichern. Ein geleertes Textfeld, das Sie speichern, entfernt den Text.

Einrichtung aus einer anderen Veranstaltung kopieren

Weiter unten im Reiter Einstellungen verwendet Einrichtung aus einer anderen Veranstaltung kopieren eine frühere Veranstaltung als Vorlage.

1. Wählen Sie die Veranstaltung unter Kopieren von. Die Liste enthält Ihre anderen Veranstaltungen, die neuesten zuerst.
2. Markieren Sie, was kopiert werden soll: Teamgrößen, Schichten, Teamaufgaben und Packlisten.
3. Klicken Sie auf Einrichtung kopieren und bestätigen Sie.

Die Zeiten wandern mit dem Veranstaltungsdatum: Eine Schicht, die vor einem Jahr zwei Stunden vor dem Einlass begann, beginnt dieses Jahr zwei Stunden vor dem Einlass. Nichts, was bereits existiert, wird ersetzt, und niemand wird per E-Mail benachrichtigt. Personen werden nicht kopiert — das Kernteam kommt von selbst, alle anderen werden neu eingeladen. Aufgaben, die einer namentlich genannten Person zugewiesen sind oder an eine Schicht gebunden sind, werden ebenfalls nicht kopiert, weil diese Person diesmal möglicherweise nicht hilft. Packlisten werden nur so weit kopiert, wie der Bestand es zulässt.

Gut zu wissen

• Jeder Weg zu einer Veranstaltung als ehrenamtliche Person endet mit einem Konto: Ein Beitrittslink und die Anmeldung brauchen eines, und eine Zusage auf eine Einladung erstellt eines oder meldet an. Nur Personen, die Sie selbst bestätigen, können ohne Konto bestätigt werden — siehe Ehrenamtliche ohne Konto.
• Besucherinnen und Besucher brauchen ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse, um sich anzumelden oder beizutreten. Eine Anmeldung erstellt einen Helferkreis-Eintrag mit der Quelle „angemeldet“ und setzt die Abmeldung von Einladungen wieder auf aus.
• Der Beitrittslink ist ein Zugangsschlüssel: Wer ihn hat, kann sich bewerben. Ihn in einer privaten Gruppe zu teilen ist in Ordnung; verbreitet er sich weiter, schalten Sie ihn ab und erstellen Sie einen neuen.
• Der Zielwert eines Teams ist ein Ziel für Sie und die Leitungen. Er hält niemanden davon ab, beizutreten.
• Der Reiter Einstellungen braucht die Berechtigung Ehrenamtliche; eine Teamleitung sieht die anderen Reiter, aber nicht Einstellungen.

Fehlerbehebung

• Das Banner erscheint nicht auf der Veranstaltungsseite — die Anmeldeeinstellung ist aus, oder die Veranstaltung ist nicht live (eine geplante Veranstaltung hat noch kein Banner; ein Beitrittslink funktioniert bereits).
• Ein Beitrittslink meldet, die Seite sei nicht zu finden — der Link wurde abgeschaltet oder ersetzt, oder die Veranstaltung ist ein Entwurf, abgesagt oder vorbei.
• Einrichtung kopieren wird nicht angeboten — Sie haben keine andere Veranstaltung, aus der Sie kopieren könnten.
• Die Kopie hat keine Personen mitgebracht — so gewollt. Laden Sie sie unter Personen ein.

Verwandte Themen

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• Anmelden oder einem Team beitreten