Rollen der Ehrenamtlichen und Teamleitungen
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Eine ehrenamtliche Person kann für eine Veranstaltung eine Rolle erhalten: das Recht, einen Teil der Veranstaltung zu leiten — die Tür, die Finanzen, die anderen Ehrenamtlichen — ohne jemals Mitglied Ihres Veranstalterteams zu werden. Eine Rolle gehört zu einer Veranstaltung, beginnt in dem Moment, in dem Sie sie vergeben, und endet 30 Tage nach der Veranstaltung. Rollen machen es für einen Verein, dessen gesamtes Veranstaltungsteam aus Ehrenamtlichen besteht, möglich, die Arbeit zu teilen. Sie setzen sie auf dem Reiter Personen unter Team & Partner → Ehrenamtliche, oder für ein ganzes Team auf der Seite Teams.
Was Sie hier tun können
- Einer bestätigten ehrenamtlichen Person eine oder mehrere Rollen für diese Veranstaltung geben und sie ihr wieder entziehen.
- Vielen Personen auf einmal mit der Sammelleiste eine Rolle geben.
- Jede Leitung oder jedes Mitglied eines Teams automatisch eine Rolle halten lassen (auf der Seite Teams festgelegt).
Die Rollen und was sie öffnen
| Rolle | Was die Person bei dieser Veranstaltung tun kann |
|---|---|
| Helferkoordination | Die Veranstaltungsübersicht öffnen, mit allen Ehrenamtlichen arbeiten (Personen, Schichten, Aufgaben, Ablaufplan, Live, Nachrichten, Helferkreis) und das Aufgabenboard der Veranstaltung führen. Kann die Veranstaltung selbst nicht bearbeiten, sieht keine Finanzen und ändert keine anderen Einstellungen als die für Ehrenamtliche. |
| Kasse | Tickets scannen und einchecken, Bestellungen sehen und anlegen, Nachrichten der Teilnehmenden beantworten. |
| Einlass / Check-in | Tickets scannen und die Bestellliste sehen. |
| Veranstaltungsort | Die Angaben und Termine der Veranstaltung bearbeiten, mit dem Veranstaltungsort arbeiten, das Aufgabenboard führen, Berichte und Live-Check-in-Zahlen sehen und Rückerstattungen bearbeiten. |
| Marketing | Rabatte, E-Mail-Kampagnen und Berichte. |
| Finanzen | Bestellungen und deren Export, Berichte, die Auszahlungsübersicht und Rückerstattungen. |
| Teamleitung | Wird nicht von Hand vergeben: Sie ergibt sich aus der Leitung eines dauerhaften Teams. Die Seiten für Ehrenamtliche, begrenzt auf die Teams, die sie leiten. Siehe unten. |
| Ihre eigenen benutzerdefinierten Rollen | Was Sie unter Benutzerdefinierte Rollen angekreuzt haben. |
Dies sind dieselben Berechtigungssätze wie die Rollen Ihres Veranstalterteams, sodass die Person dieselben Seiten sieht, die ein Kassenmitarbeiter oder eine Finanzverantwortliche sehen würde, und zwar nur für diese Veranstaltung.
Einer ehrenamtlichen Person eine Rolle geben
- Öffnen Sie den Reiter Personen und suchen Sie die bestätigte ehrenamtliche Person. Die Spalte Rollen zeigt, was sie hält — zum Beispiel Helferkoordination — oder Helfer, wenn nichts vergeben ist.
- Klicken Sie darunter auf Rollen ändern.
- Haken Sie die gewünschten Rollen an. Eine Rolle, die Sie nicht vergeben dürfen, ist ausgegraut; siehe „Wer darf was vergeben“ unten.
- Klicken Sie auf Speichern. Die ehrenamtliche Person erhält eine E-Mail „Sie können nun bei ... helfen“, die die Rolle nennt und sagt, was als Nächstes zu tun ist.
Für viele Personen auf einmal haken Sie sie auf der Liste Personen an, wählen in der Sammelleiste Rolle vergeben oder Rolle entziehen, wählen die Rolle daneben und klicken auf Auf Auswahl anwenden. Siehe Ehrenamtliche zu einer Veranstaltung einladen.
Rollen aus einem Team
Auf der Seite Teams geben Leitungen erhalten Zugriff auf und Mitglieder erhalten Zugriff auf einer ganzen Gruppe eine Rolle, ohne dass Sie jede Person einzeln bearbeiten. Eine Leitung hält die Leitungsrolle des Teams bei jeder Veranstaltung, bei der sie mithilft; ein Mitglied hält die Mitgliedsrolle bei Veranstaltungen, bei denen dies sein Team ist. Sie behalten außerdem alles, was Sie ihnen für diese Veranstaltung von Hand gegeben haben.
Teamleitungen
Wer ein dauerhaftes Team leitet, erhält automatisch die Rolle Teamleitung. Eine Leitung:
- sieht die gesamte Liste Personen und den Helferkreis, nur lesend, um Personen anzuwerben;
- bestätigt, lehnt ab, verschiebt und entfernt nur die Personen ihrer eigenen Teams und darf eine Person ohne Team in eines ihrer Teams aufnehmen;
- wählt beim Anwerben, ob eine Person per E-Mail eingeladen oder bereits bestätigt wird;
- plant die Schichten und Aufgaben ihrer Teams und schreibt Nachrichten nur an ihre eigenen Teams und deren Schichten;
- sieht den Ablaufplan und die Live-Ansicht nur für ihre eigenen Teams;
- setzt das Ziel und den Beitrittslink ihrer eigenen Teams;
- darf den Personen ihrer eigenen Teams jede Rolle geben, die sie selbst halten — siehe „Wer darf was vergeben“.
Für eine Leitung ist die Seite Personen auf ihre eigenen Teams eingegrenzt. Die Leitung der Anmeldung sieht hier nur die Karte Anmeldung unter Teams bei dieser Veranstaltung, kann die Liste auf Meine Teams umschalten, das Team der Zeilen ändern, die ihr gehören, und Personen aus ihrem eigenen Team entfernen.
Eine Leitung sieht keine Einstellungen, kann nicht alle anschreiben und kann keine Teams definieren. Die Seite aus der Sicht der Teamleitung wird im Leitfaden für Teamleitungen beschrieben.
Wer darf was vergeben
Niemand kann eine Rolle vergeben, die er selbst nicht vollständig hält. Als Veranstalter können Sie jede Rolle vergeben. Eine Helferkoordination kann eine weitere Koordination ernennen, aber nicht Finanzen vergeben, weil sie diese nicht hält. Eine Leitung der Anmeldung, deren Team Kasse trägt, kann Kasse und Einlass / Check-in an ihr Team vergeben, aber nichts darüber hinaus. Rollen, die eine Person nicht ändern darf, erscheinen ausgegraut mit einem Hinweis, und wenn Sie die Rollen einer Person speichern, bleibt jede Rolle, die Sie nicht ändern konnten, so wie sie war.
Was die ehrenamtliche Person braucht
- Sie muss bei dieser Veranstaltung Bestätigt sein. Wird jemand von der Veranstaltung genommen oder tritt zurück, verliert die Person ihre Rollen.
- Sie braucht ein Konto unter derselben E-Mail-Adresse wie in Ihrer Kartei, mit bestätigter Adresse. Solange sie keines hat, zeigt die Zeile „Benötigt ein Konto unter dieser E-Mail-Adresse, um diese Rollen zu nutzen“ und die E-Mail bietet eine Schaltfläche, um es einzurichten.
- Sobald sie es hat, findet sie die Veranstaltung unter Meine Arbeit in ihrem Konto, mit der Rolle, die sie trägt, und der einen Aktion, für die diese da ist. Siehe Rollen der Ehrenamtlichen und Meine Arbeit.
Gut zu wissen
- Eine Rolle endet 30 Tage nach der Veranstaltung, damit Finanzarbeiten wie die letzten Rückerstattungen abgeschlossen werden können. Danach bleibt nichts aktiv.
- Rollen werden pro Veranstaltungszeile gespeichert. Eine ehrenamtliche Person, die das Galadinner koordiniert, ist nicht automatisch Koordination Ihres Konzerts, es sei denn, Sie vergeben es dort auch (oder ihr Team tut es).
- Nutzen Sie eine benutzerdefinierte Rolle, um eine genaue Mischung zu vergeben, zum Beispiel Ehrenamtliche, die Bestellungen sehen und sonst nichts.
Fehlerbehebung
- Der Link Rollen ändern fehlt — die Person ist nicht bestätigt, oder Sie halten keine Rolle, die Sie vergeben könnten.
- Eine ehrenamtliche Person hält eine Rolle, kann die Veranstaltung aber nicht öffnen — sie hat kein Konto unter der E-Mail-Adresse im Helferkreis, die Adresse ist nicht bestätigt, oder die Veranstaltung endete vor mehr als 30 Tagen.
- Eine Rolle ist verschwunden, nachdem die Person zurückgetreten ist — Rollen werden entzogen, wenn eine ehrenamtliche Person zurücktritt oder von der Veranstaltung genommen wird. Vergeben Sie sie erneut, sobald die Person bestätigt ist.