Check-in & Einlassverwaltung
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Auf dieser Seite
Der Check-in ist der Ort, an dem Sie Tickets an der Tür scannen. Er öffnet sich als Vollbild-Einlassbildschirm mit drei Tabs — Scannen, Bestellungen und Statistik — funktioniert in jedem Telefon- oder Tablet-Browser und arbeitet weiter, wenn das WLAN des Veranstaltungsorts ausfällt. Öffnen Sie ihn über Tagesbetrieb → Einlass (Tickets scannen) im Verwalten-Menü der Veranstaltung. Die Seite Einlass (/door) listet jede Veranstaltung, für die Sie Personen einchecken können, mit verkauften Tickets gegenüber der Kapazität — das einfachste Lesezeichen für ein Team am Abend.
Tippen Sie auf eine Veranstaltung, um ihren Einlassbildschirm zu öffnen.
Zuerst auf dem Startbildschirm installieren
Der Scanner ist eine installierbare App (eine PWA), getrennt von Ihrem allgemeinen EventMann-Lesezeichen, und öffnet sich direkt auf dem Einlassbildschirm dieser Veranstaltung; die Installationsschritte finden Sie unten auf dem Tab Statistik. Tun Sie dies, bevor die Tür öffnet, nicht während des Einlasses:
- iOS Safari (16.4+) — auf dem iPhone gibt es keine Installationsaufforderung; die Seite führt Sie stattdessen durch Teilen → Zum Home-Bildschirm. Kamerascannen in einer installierten App erfordert iOS 16.4 oder neuer; die Seite warnt Sie, wenn Ihre Version älter ist.
- Android / Desktop-Chrome — eine Schaltfläche Installieren erscheint automatisch mit einem Tipp.
- Nach der Installation ist die App auf den Scan-Bildschirm beschränkt — läuft Ihre Sitzung während einer Schicht ab, öffnet sich die Anmeldung im normalen Browser, nicht in der installierten App. Das ist ein bewusster Kompromiss, damit das installierte Symbol nie zu einem zweiten Admin-Bereich werden kann.
- Die Installation für eine zweite Veranstaltung erzeugt ein eigenes Symbol auf dem Home-Bildschirm; sie überschreibt das erste nicht.
Der Einlassbildschirm
Die violette Leiste oben zeigt immer, wie viele Gäste drinnen sind (hier 31 von 49 Tickets), mit einem Fortschrittsbalken. Der farbige Punkt daneben ist grün, solange Sie online sind, und gelb, wenn Sie offline sind, mit einer Anzahl von Scans, die auf die Synchronisierung warten. Code eingeben tippt einen Code statt zu scannen, Kamera starten öffnet die Kamera, und die Tabs unten wechseln zwischen Scannen, Bestellungen und Statistik.
Tickets scannen
- Tippen Sie auf Kamera starten und richten Sie sie auf den QR-Code der Teilnehmenden (Bildschirm oder Ausdruck).
- Ein großes Banner zeigt das Ergebnis. Eingelassen ist grün, wenn die Bestellung nun vollständig ist, und violett, wenn andere Tickets derselben Bestellung noch draußen sind (dann steht zum Beispiel da „1 von 2 in dieser Bestellung“). Ungültig ist rot: Das Ticket wurde nicht gefunden oder kann nicht eingelassen werden.
- Wurde ein Ticket bereits gescannt, erhalten Sie ein gelbes Banner Bereits drin — kein Fehler, nur ein Hinweis. Tippen Sie darauf auf Auschecken, wenn ein Gast geht, damit die Zahl der Anwesenden korrekt bleibt; ein Check-out zeigt ein blaues Banner Entnommen.
Keine Kamera oder ein zerkratzter Bildschirm? Tippen Sie stattdessen auf Code eingeben — es akzeptiert den eigenen Token des Tickets, die Buchungsreferenz oder einen Teil von Name oder E-Mail, in dieser Reihenfolge, sodass Sie jemanden auch ohne sein Ticket in der Hand finden. Der Tab Bestellungen listet die neuesten Bestellungen und findet jede Bestellung, während Sie tippen, mit einer Schaltfläche Einchecken oder Auschecken bei jedem Ticket.
Das Urteil steht zuerst, in großer Schrift, danach wer es ist und warum. Das Banner verschwindet nach wenigen Sekunden von selbst; ein Duplikat (Bereits drin) bleibt am längsten stehen.
Der Tab Statistik
Statistik zeigt, wie viele eingelassen sind, die Check-in-Quote, wie viele jetzt drinnen sind und wie viele noch kommen, wie viele Tickets für den Offline-Betrieb zwischengespeichert sind, sowie eine Live-Liste der letzten Check-ins (sie aktualisiert sich alle paar Sekunden) mit Check-in rückgängig und Auschecken. Unten stehen die Installationsschritte, und unter Android ein Link zur nativen Scanner-App, die dieselbe Offline-Warteschlange und eine schnellere Kamera hat.
Der Tab Bestellungen
Der Tab Bestellungen listet die neuesten Bestellungen und findet jede Bestellung, während Sie im Suchfeld tippen (Referenz, Name oder E-Mail). Die drei Chips filtern nach Status — Vollständig eingecheckt, Teilweise eingecheckt, Noch nicht angekommen — mit einer Anzahl bei jedem. Die Farbleiste und die Zahl bei jeder Zeile (2/2, 1/2, 0/2) zeigen, wie viele der Tickets einer Bestellung angekommen sind. Tippen Sie auf eine Zeile, um ihre Tickets aufzuklappen, und verwenden Sie bei jedem Ticket Einchecken oder Auschecken.
Rückgängig, Ton und die Teilnehmendenliste
- Check-in rückgängig ist 5 Minuten nach dem Scan verfügbar; danach bietet das Check-in-Protokoll keine Schaltfläche Rückgängig mehr.
- Tonschalter — installierte Apps auf iOS haben keine Vibrations-Schnittstelle, daher ist ein hörbarer Signalton die einzige nicht-visuelle Bestätigung, dass ein Scan angekommen ist; die Ein-/Aus-Auswahl wird pro Veranstaltung gemerkt.
- Das Klemmbrett-Symbol oben auf dem Einlassbildschirm (für Personen, die den Check-in verwalten dürfen) öffnet Erweiterter Check-in: Suche nach Name, E-Mail oder Referenz, Massen-Check-in, Nichterscheinen und Live-Quoten.
Offline-Modus
- Laden Sie die Scan-Seite einmal online — sie lädt ein Verzeichnis jedes gültigen Tickets herunter, damit Scans auch ohne Signal geprüft werden können.
- Alles, was der Kamerascan benötigt, einschließlich des QR-Decoders, wird von EventMann selbst bereitgestellt und zusammen mit der Seite auf dem Gerät gehalten, sodass die Kamera ohne Verbindung weiter Codes liest.
- Offline gemachte Scans werden auf dem Gerät in eine Warteschlange gestellt und zeigen eine Anzahl ausstehender Synchronisierungen; sie werden automatisch hochgeladen und abgeglichen, sobald die Verbindung zurückkehrt.
- Der Server ist immer die Quelle der Wahrheit für Duplikate — wurde dasselbe Ticket während Ihrer Offline-Zeit anderswo eingecheckt, markiert die Synchronisierung es als „bereits drin“, statt es doppelt zu zählen.
Gut zu wissen
- Nur bestätigte Buchungen werden überhaupt aufgelöst — das Ticket einer stornierten oder erstatteten Bestellung wird nicht gescannt, selbst wenn die teilnehmende Person den QR-Code noch hat.
- Ist für den Veranstaltungsort eine Kapazität festgelegt, stoppt das Scannen mit der Meldung „Veranstaltungsort voll“, sobald so viele Personen eingecheckt sind — unabhängig davon, wie viele Tickets insgesamt verkauft wurden.
- Teammitglieder benötigen die Unterrolle box_office oder staff (oder eine gleichwertige eigene Berechtigung), um diese Seite überhaupt zu öffnen. Für Helfende, die nicht in Ihrem Team sind, erstellen Sie stattdessen einen Einlasspass: kein Konto nötig, und nur der Einlass dieser Veranstaltung.
Fehlerbehebung
- „Nicht gefunden“ bei einem Ticket, von dem Sie wissen, dass es gültig ist — die Bestellung wurde seit der Buchung möglicherweise storniert oder erstattet; prüfen Sie ihren Status unter Bestellungen.
- Scannen funktioniert für alle nicht mehr — prüfen Sie, ob die Kapazität des Veranstaltungsorts erreicht ist; jeder weitere Scan wird blockiert, bis Sie sie erhöhen oder Personen auschecken.
- Ein falscher Check-in lässt sich nicht rückgängig machen — das 5-Minuten-Fenster ist abgelaufen; danach gibt es keine Ausnahme.
- Die Kamera öffnet sich nicht in einer installierten iPhone-App — bestätigen Sie, dass das Gerät iOS 16.4 oder neuer hat; ältere Versionen blockieren den Kamerazugriff für installierte Web-Apps.