Einkäufe, Belege und die Einkaufsliste
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Auf dieser Seite
Wenn ein Team etwas für das Inventar kauft, erfassen Sie es als Einkauf: Die Menge kommt auf den Bestand, der Beleg wird aufbewahrt, und das Geld erscheint unter den Ausgaben der Veranstaltung. Hat ein Freiwilliger aus eigener Tasche bezahlt, bleibt der Einkauf offen, bis Sie als erstattet markieren. Die Liste finden Sie unter Bestand → Einkäufe, und was zu kaufen ist, unter Bestand → Einkaufsliste.
Einen Einkauf erfassen
- Öffnen Sie den Artikel, den Sie gekauft haben, auf der Inventarseite (Bearbeiten).
- Geben Sie unter Einkauf erfassen die gekaufte Menge, den Bezahlten Betrag und das Datum ein.
- Wählen Sie unter Bezahlt von entweder Der Verein oder den Freiwilligen, der bezahlt hat. Der Einkauf eines Freiwilligen ist als Noch zu erstatten markiert, bis Sie ihn begleichen.
- Wählen Sie optional eine Für Veranstaltung und fügen Sie den Beleg an (PDF, JPG, PNG oder WebP, bis 10 MB).
- Klicken Sie auf Einkauf erfassen. Die Menge wird sofort dem Bestand des Artikels hinzugefügt.
Die Seite Einkäufe
Jeder Einkauf aus allen Teams ist aufgelistet, der neueste zuerst, mit Datum, Artikel, Team, wer bezahlt hat und dem Betrag. Ein Teamleiter sieht nur die Einkäufe seines eigenen Teams.
- Der gelbe Hinweis nennt die Summe, die noch an Freiwillige zu erstatten ist. Klicken Sie auf Anzeigen, um nur die offenen aufzulisten.
- Die Spalte Bezahlt von zeigt den Freiwilligen und Noch zu erstatten oder Erstattet. Vom Verein bezahlte Einkäufe tragen keine Kennzeichnung.
- Klicken Sie auf Beleg, um die angehängte Datei zu öffnen. Belege sind privat: Nur Sie und der Teamleiter können sie öffnen.
- Wenn Sie den Freiwilligen bezahlt haben, klicken Sie auf Als erstattet markieren. Als nicht erstattet markieren macht es rückgängig. Nur Sie als Veranstalter können das; ein Leiter sieht den Status, hat aber keine Schaltfläche.
Die Einkaufsliste
Die Einkaufsliste zeigt jeden aktiven Artikel, der auf oder unter seinem Mindestbestand liegt, nach Team gruppiert. Teams ohne Artikel erscheinen nicht, und der Gemeinsame Pool ist eine Gruppe wie jede andere.
- Jede Teamgruppe listet ihre Artikel auf; die Zeile rechts zeigt, wie viele übrig sind und wie hoch das Minimum ist.
- Das Feld Liste teilen enthält dieselbe Liste als Klartext, mit dem Teamnamen fett für WhatsApp.
- Klicken Sie auf Kopieren und fügen Sie sie in die Gruppe Ihres Teams ein.
Gut zu wissen
- Ein Einkauf ist eine gewöhnliche Ausgabe. Er erscheint bei den Ausgaben der Veranstaltung und in ihrer Gewinn- und Verlustrechnung; der Titel lautet „40 × Basmatireis“. Ausrüstung wird unter der Kategorie Ausrüstung abgelegt, Verbrauchsmaterial unter Sonstiges. Die Währung ist die des Artikels, oder Euro, falls keine hinterlegt ist.
- Wenn Sie keine Veranstaltung wählen, gehört der Einkauf zu Ihrem Verein statt zu einer einzelnen Veranstaltung.
- Das Geld wird nur erfasst. Die Plattform zahlt niemandem etwas zurück; das tun Sie selbst und markieren es danach.
- Nutzen Sie auf der Artikelseite Nachbestand statt eines Einkaufs, wenn nichts gekauft wurde.
Fehlerbehebung
- Der Artikel steht nicht auf der Einkaufsliste — es ist kein Minimum gesetzt, oder die verfügbare Menge liegt noch darüber. Für eine Veranstaltung eingeplante Mengen zählen als nicht verfügbar.
- Ein Belegslink sagt nicht gefunden — der Einkauf wurde ohne Datei erfasst.
- Der Freiwillige fehlt unter Bezahlt von — es werden nur Personen aus Ihrem Freiwilligenverzeichnis angeboten.