Event-Erinnerungen

Leitfaden für Veranstalter 4 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Was Sie hier tun können
2. So planen Sie eine Erinnerung
3. Die Einstellungen im Detail
4. Gut zu wissen
5. Fehlerbehebung
6. Verwandte Themen

Event-Erinnerungen versendet eine geplante E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung an Teilnehmer, Personal oder beide, zeitlich bezogen darauf, wann Ihre Veranstaltung beginnt oder endet — nützlich für kurzfristige Logistik oder einen kurzen Dank. Sie finden sie unter Marketing → Teilnehmerkommunikation auf dem Tab Erinnerungen. Für ein vollständiges, gestaltetes Follow-up mit Fotos und einer Umfrage verwenden Sie stattdessen Nachbereitung nach der Veranstaltung. Wer die Veranstaltung ansehen kann, sieht die Liste; das Erstellen und Ändern von Erinnerungen erfordert die Berechtigung, die Veranstaltung zu bearbeiten.

Was Sie hier tun können

Eine Erinnerung erstellen — wählen Sie, wann sie ausgelöst wird, wer sie erhält und auf welchem Weg.
Eine bestehende Erinnerung bearbeiten direkt in der Zeile oder sich selbst eine Testkopie senden.
Eine Erinnerung aktivieren oder deaktivieren, ohne sie zu löschen.
Löschen einer Erinnerung.
Sehen, wen sie erreicht hat — nach dem Lauf zeigt eine Zusammenfassung die E-Mail- und In-App-Zahlen sowie eine Auswahl der Empfängeradressen.

So planen Sie eine Erinnerung

Wählen Sie einen Auslöser: Stunden vorher, Tage vorher, Tag der Veranstaltung oder Stunden danach.
Geben Sie den Wert ein, z. B. 24 für „24 Stunden vorher“ — wird bei „Tag der Veranstaltung“ ignoriert.
Wählen Sie die Zielgruppe — Teilnehmer, Personal oder Alle.
Wählen Sie den Kanal — E-Mail, In-App oder Beides.
Schreiben Sie den E-Mail-Betreff und die Nachricht im Editor. Aktivieren Sie Tickets jedes Teilnehmers anhängen, wenn Sie die Tickets mitsenden möchten.
Klicken Sie auf Erinnerung speichern. Unter Geplante Erinnerungen sendet Schicken Sie mir einen Test zuerst eine Kopie an Ihre eigene Adresse.

Die Einstellungen im Detail

Auslösewert — akzeptiert 1 bis 720 (bis zu 30 Tage); erforderlich für jeden Auslösertyp außer „Tag der Veranstaltung“.
Zielgruppe: Teilnehmer — alle mit einer bestätigten Buchung, unter Berücksichtigung der E-Mail-Erinnerungseinstellung jedes Kontoinhabers; Gastbuchungen ohne Konto erhalten sie immer, da es keine Einstellung gibt, die man abwählen könnte.
Zielgruppe: Personal — jedes aktive Teammitglied dieser Veranstaltung sowie Sie als Veranstalter.
Kanal: Beides — sendet die E-Mail und erzeugt außerdem eine In-App-Benachrichtigung mit dem Zähler der Glocke.
Tickets jedes Teilnehmers anhängen — jede Bestellung erhält ihre eigenen Tickets mit der E-Mail, frisch erzeugt mit Ihrem aktuellen Ticketdesign und Sponsoren. Personal und andere Empfänger ohne Bestellung erhalten die E-Mail ohne Tickets.

Gut zu wissen

Teilnehmer erhalten automatisch eine Erinnerung 24 Stunden vor der Veranstaltung. Fügen Sie eine eigene Teilnehmer-Erinnerung für 12 bis 36 Stunden (oder 1 Tag) vorher hinzu, ersetzt Ihre die automatische, sodass niemand zwei erhält.
Eine Erinnerung wird genau einmal ausgelöst. Nach dem Versand führt erneutes Aktivieren nicht zu einem erneuten Versand — erstellen Sie eine neue Erinnerung, wenn Sie eine weitere Runde brauchen.
Erinnerungs-E-Mails gehen in gleichmäßigem Tempo raus statt alle auf einmal: standardmäßig 200 pro Stunde, was Sie unter Einstellungen → SMTP & E-Mail → Versandtempo für Erinnerungen ändern können. Sie sind immer vor Veranstaltungsbeginn fertig und werden bei Bedarf schneller versendet.
EventMann kann zusätzlich eine eigene automatische Erinnerung 24 Stunden vor der Veranstaltung senden. Sie ist aus, solange Sie sie nicht unter Details & Termine einschalten, und eine eigene Erinnerung für etwa denselben Zeitpunkt ersetzt sie. Sie enthält seine Tickets (abschaltbar unter Details & Termine) und Ihre Veranstaltungsregeln, die Sie einmal unter Details & Termine → Veranstaltungsregeln & Wissenswertes schreiben.
Personal und andere Empfänger ohne Buchung erhalten eine eigenständige Erinnerungs-E-Mail statt des Ticket-Tabellen-Layouts, das Teilnehmer mit Buchung sehen.

Fehlerbehebung

Die Versandübersicht zeigt 0 Empfänger — bei Teilnehmern gibt es vielleicht noch keine bestätigten Buchungen, oder alle haben sich von E-Mail-Erinnerungen abgemeldet; beim Personal prüfen Sie, ob Teammitglieder als aktiv markiert sind.
Eine Erinnerung wurde nie ausgelöst — entweder ist der Beginn oder das Ende der Veranstaltung bereits über das Auslösefenster hinaus, oder sie wurde schon einmal ausgelöst (siehe oben).
Ich habe eine Erinnerung bearbeitet, aber die alte Nachricht wurde trotzdem versendet — Änderungen betreffen nur Läufe, die noch nicht ausgelöst wurden; eine bereits gelaufene Erinnerung wird nicht mit dem neuen Text erneut gesendet.