Veranstaltungserinnerungen
Leitfaden für Veranstalter
3 Min. Lesezeit
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Veranstaltungserinnerungen versendet eine geplante E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung an Teilnehmer, Personal oder beide, zeitlich relativ zum Beginn oder Ende Ihrer Veranstaltung — nützlich für Last-Minute-Logistik oder ein Dankeschön nach der Veranstaltung.
Was Sie hier tun können
- Eine Erinnerung erstellen — wählen, wann sie ausgelöst wird, wer sie erhält und wie.
- Eine bestehende Erinnerung direkt bearbeiten.
- Eine Erinnerung aktivieren oder deaktivieren, ohne sie zu löschen.
- Eine Erinnerung löschen.
- Sehen, wen sie erreicht hat — nach dem Versand zeigt eine Zusammenfassung die E-Mail- und In-App-Anzahl sowie eine Auswahl der Empfängeradressen.
So planen Sie eine Erinnerung
- Wählen Sie einen Auslöser: Stunden vorher, Tage vorher, am Tag der Veranstaltung, oder Stunden nach ihrem Ende.
- Geben Sie den Wert ein, z. B. 24 für "24 Stunden vorher" — wird bei "am Tag" ignoriert.
- Wählen Sie die Zielgruppe — Teilnehmer, Personal oder Alle.
- Wählen Sie den Kanal — E-Mail, In-App oder Beides.
- Schreiben Sie einen Betreff und eine Nachricht und speichern Sie.
Die Einstellungen im Detail
- Auslöserwert — akzeptiert 1 bis 720 (bis zu 30 Tage); erforderlich für jeden Auslösertyp außer "am Tag".
- Zielgruppe: Teilnehmer — jeder mit einer bestätigten Buchung, unter Beachtung der E-Mail-Erinnerungspräferenz jedes Kontoinhabers; Gastbuchungen ohne Konto erhalten sie immer, da es keine Präferenz gibt, von der man sich abmelden könnte.
- Zielgruppe: Personal — jedes aktive Teammitglied dieser Veranstaltung, plus Sie als Organisator.
- Kanal: Beides — sendet die E-Mail und löst zusätzlich eine In-App-Benachrichtigung mit dem Zähler an der Benachrichtigungsglocke aus.
Gut zu wissen
- Eine Erinnerung wird genau einmal ausgelöst. Nachdem sie versendet wurde, führt eine erneute Aktivierung nicht zu einem erneuten Versand — erstellen Sie eine neue Erinnerung, wenn Sie eine weitere Runde benötigen.
- Erinnerungen werden von einer Hintergrundprüfung erfasst, die alle fünf Minuten läuft; rechnen Sie also mit einer kurzen Verzögerung, nachdem das Auslösefenster geöffnet hat, statt mit einem sofortigen Versand.
- Personal und andere Empfänger ohne Buchung erhalten eine eigenständige Erinnerungs-E-Mail statt des Ticket-Tabellen-Layouts, das Teilnehmer mit Buchung sehen.
Fehlerbehebung
- Die Versandzusammenfassung zeigt 0 Empfänger — bei Teilnehmern gibt es möglicherweise noch keine bestätigten Buchungen, oder alle haben sich von Erinnerungs-E-Mails abgemeldet; prüfen Sie bei Personal, ob Teammitglieder als aktiv markiert sind.
- Eine Erinnerung wurde nie ausgelöst — entweder ist der Start- oder Endzeitpunkt der Veranstaltung bereits über das Auslösefenster hinaus, oder sie ist bereits einmal gelaufen (siehe oben).
- Ich habe eine Erinnerung bearbeitet, aber die alte Nachricht wurde trotzdem versendet — Bearbeitungen wirken sich nur auf noch nicht ausgelöste Läufe aus; eine bereits gelaufene Erinnerung wird nicht mit dem neuen Text erneut gesendet.