Gruppenbuchungs-Import

Leitfaden für Veranstalter 4 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Was Sie hier tun können
2. So importieren Sie
3. Automatische Spaltenerkennung
4. Was aus einer importierten Zeile wird
5. Gut zu wissen
6. Fehlerbehebung
7. Verwandte Themen

Mit dem Gruppenimport erstellen Sie in einem Schritt mehrere bestätigte Buchungen aus einer Tabelle — praktisch für einen Firmenkontingent, eine Gästeliste oder für Personen, die außerhalb des Checkouts bezahlen und bei denen Sie die Teilnehmendenliste bereits vorliegen haben. Sie finden ihn unter Teilnehmende → Teilnehmenden-Werkzeuge, auf dem Tab Gruppenimport. Sie benötigen die Berechtigung, die Veranstaltung zu bearbeiten.

Was Sie hier tun können

Laden Sie eine CSV-Vorlage herunter.
Laden Sie Ihre Datei hoch und prüfen Sie sie Zeile für Zeile, bevor etwas angelegt wird.
Wählen Sie den Standard-Tickettyp und ordnen Sie Ihre Spalten zu.
Importieren Sie: Jede gültige Zeile wird zu einer eigenen bestätigten Buchung.

So importieren Sie

Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um group-booking-template.csv zu erhalten, mit den Spalten name, email, phone und ticket_type. Alternativ verwenden Sie Ihre eigene Datei mit einer Kopfzeile.
Klicken Sie auf den Upload-Bereich und wählen Sie Ihre CSV-Datei (CSV oder reiner Text, bis 5 MB).
Klicken Sie auf Vorschau & prüfen. Noch wird nichts angelegt.
Prüfen Sie die Vorschau, legen Sie den Tickettyp und die Spaltenzuordnung fest und klicken Sie auf Importieren.

Die Vorschau zeigt, wie viele Zeilen gültig sind und wie viele nicht, mit einem grünen Häkchen bzw. einem roten Kreuz pro Zeile. Eine Zeile mit einer E-Mail-Adresse, die nicht stimmen kann (hier not-an-email), wird als ungültig markiert. Darunter wählen Sie den Tickettyp, der für jede Zeile ohne eigenen Tickettyp gilt, prüfen die Spaltenzuordnung (sie wird anhand Ihrer Kopfzeilen erkannt, und Sie können jedes Feld überschreiben) und klicken auf die Schaltfläche Importieren, die angibt, wie viele Teilnehmende angelegt werden.

Automatische Spaltenerkennung

Der Import erkennt gängige Varianten, daher müssen Sie Ihre Tabelle selten umbenennen: name erkennt auch full_name, fullname, attendee_name oder attendee; email erkennt auch e-mail, email_address, attendee_email oder mail; phone erkennt auch telephone, phone_number, mobile, tel oder attendee_phone; ticket_type erkennt auch ticket, type oder tier. Die Spalten für Name und E-Mail sind Pflicht.

Was aus einer importierten Zeile wird

Sie wird zu einer eigenen Buchung mit einer Referenz, die mit GRP- beginnt, bereits bestätigt zum aktuellen Preis des Tickettyps, mit der Zahlungsart Gruppenimport. Es gibt keinen Zahlungsschritt. Es handelt sich um eine Gastbestellung auf den Namen der Teilnehmenden, vergleichbar mit einer manuellen Bestellung: Sie ist weder mit Ihrem Konto noch mit einem anderen Konto verknüpft.
Hat eine Zeile einen Wert in der Spalte Tickettyp, wird sie anhand des Namens einem Tickettyp der Veranstaltung zugeordnet. Eine leere Zelle verwendet den Tickettyp, den Sie im Auswahlfeld gewählt haben. Ein Name, der zu keinem Tickettyp passt, lässt diese Zeile mit „Unbekannter Tickettyp“ scheitern, sodass ein Tippfehler nie stillschweigend beim falschen Typ landet.
Die Verfügbarkeit wird wie beim Checkout berücksichtigt. Ist ein Tickettyp ausverkauft, wird die Zeile auf die Warteliste gesetzt, sofern die Veranstaltung eine hat, andernfalls scheitert sie mit einer Meldung über Ausverkauf.
Nach Abschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung: angelegt, auf die Warteliste gesetzt und fehlgeschlagen, mit der jeweiligen Fehlermeldung für jede fehlgeschlagene Zeile. Der Rest der Datei wird trotzdem importiert.

Gut zu wissen

Es werden keine E-Mails versendet. Importierte Buchungen werden still angelegt. Öffnen Sie Bestellungen und verwenden Sie Tickets erneut senden (für eine Bestellung oder für mehrere markierte), um die Tickets per E-Mail zu versenden.
Name und E-Mail werden in jeder Zeile geprüft: Ein fehlender Name oder eine ungültige E-Mail-Adresse weist die Zeile zurück.
Jede Zeile ist ein Ticket. Für mehrere Tickets für eine Person fügen Sie mehrere Zeilen hinzu.
Die geprüfte Datei wird zwischen Vorschau und Import 30 Minuten lang für Sie aufbewahrt und nirgends als Datei gespeichert. Warten Sie länger oder haben Sie die Datei bereits importiert, werden Sie aufgefordert, sie erneut hochzuladen („CSV-Datei abgelaufen“).

Fehlerbehebung

Teilnehmende haben ihre Tickets nicht erhalten — Der Gruppenimport versendet nie E-Mails. Senden Sie die Tickets über die Bestellungen erneut.
„Unbekannter Tickettyp“ — Der Name in der Zelle ticket_type stimmt mit keinem Tickettyp genau überein (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Korrigieren Sie die Zelle oder leeren Sie sie, um den Standardtyp zu verwenden.
„Ungültiger Name oder ungültige E-Mail“ — Diese Zeile wurde übersprungen. Korrigieren Sie sie in Ihrer Tabelle und importieren Sie nur diese Zeilen.
„Pflichtspalten fehlen“ — Die Kopfzeile enthält keine Spalte für Name oder E-Mail, die der Import erkennen kann.
„CSV-Datei abgelaufen“ — Seit der Vorschau sind mehr als 30 Minuten vergangen, oder die Datei wurde bereits importiert. Laden Sie sie erneut hoch und führen Sie noch einmal eine Vorschau durch.